はじめに
パソコンやスマートフォンの普及により、企業の業務効率化に役立つ数多くの「業務アプリケーション」がリリースされています。
業務アプリケーションにはさまざまな種類があるため、どのような基準でアプリケーションを選べば良いのか悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
この記事では、業務アプリケーションの基礎知識や導入によるメリット、選定時のポイントなどについて詳しく解説します。業務アプリケーションの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。
業務アプリケーションとは、企業の業務を効率的に処理するアプリケーションのこと
業務アプリケーションとは、企業や組織におけるさまざまな業務を、効率的に処理するためのアプリケーションです。省略して「業務アプリ」とも呼ばれることもあります。
業務アプリケーションは大きく分けて2種類あり、システム開発会社が一般向けに開発・提供するものと、顧客の要望に合わせてオリジナルで開発されるものとがあります。
最近では、多様化する顧客ニーズに対応するため、さまざまな種類や機能の業務アプリケーションが登場しています。
業務アプリケーションを導入する3つのメリット
業務アプリケーションを導入することで、おもに以下の3つのメリットが得られます。
● 業務効率化を実現できる
● データ分析がしやすくなる
● 属人化の解消につながる
業務効率化を実現できる
業務アプリケーションは、手作業で行なっていた業務を自動化することが可能です。したがって、業務アプリケーションの導入により従業員の作業工数を削減できれば、業務効率化につながります。
また、業務効率化が実現すれば、労働時間や人的コストの最適化、ヒューマンエラーの低減といった効果も期待できるでしょう。
データ分析がしやすくなる
業務アプリケーションの導入により、社内に散在しているデータが集約され、データの分析や活用がしやすくなるというメリットがあります。
またベテランの知見など、これまでデータ化できていなかった部分もデータ化されることで、マーケティングに役立てられるようになるでしょう。
属人化の解消につながる
業務アプリケーションの導入は、業務の属人化の解消にも有効です。
業務の属人化とは、一部の従業員しか対応できない特定の業務が存在することです。業務が属人化してしまうと、対応できる従業員が異動や離職でいなくなった場合に、業務遂行に支障が出るというリスクがあります。
業務アプリケーションの導入により、業務の流れや仕組み、進捗状況などが可視化されるため、誰でもその業務を遂行できます。また、作業工程が簡素化されることで、従業員同士の業務引継ぎもスムーズになることもメリットです。
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業務アプリケーションを選ぶ際のポイント4点
多種多様な業務アプリケーションのなかから自社に合った業務アプリケーションを選ぶ際には、以下の4つのポイントを押さえることが大切です。
● 必要な機能が備わっているか
● 自社に使用できる環境があるか
● 操作性に優れているか
● セキュリティ対策は万全か
必要な機能が備わっているか
業務アプリケーションを選ぶ際、自社の業務に必要な機能が備わっているかは重要なポイントです。
まず、自社の業務効率化における課題を洗い出し、どのような機能が必要なのかをしっかり把握しましょう。必要な機能が曖昧な状態では、業務アプリケーションを導入しても期待した効果が得られない可能性があります。
また、必要な機能がすべて備わっているアプリケーションを見つけられないこともあります。そのような場合は、業務に欠かせない機能が備わっているアプリケーションを優先的に選ぶとよいでしょう。
自社に使用できる環境があるか
自社の使用環境に合ったアプリケーションを選ぶことも大切です。
業務アプリケーションのなかには、バージョンが古いデバイスでは使えないものも存在します。
業務アプリケーションを本格的に導入する前に、社内で利用しているパソコンやタブレット、スマートフォンなどで正常に動作するか、OSやバージョンに対応しているかをよく確認しましょう。
操作性に優れているか
操作性の良さも、業務アプリケーションを選ぶ際の重要なポイントです。
業務アプリケーションは毎日のように使用します。そのため、誰にとっても使いやすいこと、操作性に優れていることが大事です。
具体的には、操作画面がわかりやすく、動作がスムーズなアプリケーションを選ぶとよいでしょう。
セキュリティ対策は万全か
業務アプリケーションは、セキュリティ対策が万全であることも重要です。
業務アプリケーションでは、さまざまな業務情報や顧客情報を扱います。どのようなセキュリティ対策が講じられているのか、トラブルが発生した際のサポート体制が整っているのかなど、あらかじめ入念に確認しましょう。
また、セキュリティ対策がしっかりしていても、自社のセキュリティポリシーと合わない可能性もあります。事前に業務アプリケーションのセキュリティが自社のセキュリティポリシーと合うかどうかも確認しておきましょう。
7種類の業務アプリケーション
業務アプリケーションは、備わっている機能によっておもに7種類に分類されます。それぞれのアプリケーションの特徴について見ていきましょう。
生産管理システム
生産管理システムは、製造業における原材料や資材の購入、生産計画を管理できるアプリケーションです。
生産管理システムを導入すると、製品の需要や販売見込量を予測しやすくなり、過剰在庫や在庫切れを防止するのに役立ちます。また、無駄な在庫を発生させないことで、生産コストの低減も期待できるでしょう。
販売管理システム
販売管理システムは、商品やサービスの販売を管理するアプリケーションです。
自社で取り扱うすべての商品に対し、商品名・コード・販売価格・在庫状況・仕入状況・販売履歴などを登録し、商品に関する情報を仕入れから販売まで一元化できるメリットがあります。
社員が行なうデータ入力の負担を軽減し、ヒューマンエラーの防止にもつながります。また、取引ごとに見積書や請求書を管理できるため、請求漏れや送付ミスも防止可能です。
在庫管理システム
在庫管理システムは、商品の在庫数管理に特化したアプリケーションです。適正な在庫数を保てるため、余剰在庫や品切れを防ぐことができます。
正確な在庫数を把握しやすくなるため、棚卸作業の負荷を軽減するのにも役立ちます。
受注管理システム
受注管理システムは、受注における一連の業務を管理するアプリケーションです。商品の受注から出荷、サービス提供までを一元管理できます。
注文が確定したあと、確認メールの送信をアプリケーションで管理することも可能です。また、在庫管理システムと連携すれば、受注管理と在庫調整の業務がスムーズになります。
財務・会計システム
財務・会計システムは、各部門の経費や売上を入力すれば、貸借対照表や損益計算書を自動で作成できるアプリケーションです。
細かな設定は不要なため、会計処理の高速化やヒューマンエラーの防止が期待できます。
また、財務状況の分析や予測もできるため、経営方針のスピーディーな判断にも役立ちます。
人事給与システム
人事給与システムは、人事業務に関する機能を備えたアプリケーションです。
勤務シフトや勤怠を管理し、給与計算を自動化・高速化することが可能なほか、ヒューマンエラーの防止にもつながります。
情報系システム
情報系システムは、部門間での情報共有や業務連絡のために使うアプリケーションです。例えばメールソフト、社内SNS、スケジュール管理やグループウェアなどが、情報系システムのアプリケーションとして挙げられます。
情報系システムは、ほかのアプリケーションのように特定の部門・業務に特化せず、あらゆる業務の円滑化・効率化を目的として導入されます。
自社に適した業務アプリケーションが見つからない場合の対処法
希望条件を満たすアプリケーションが見つからない場合は「開発会社に外注して新しいアプリケーションを開発する」「自社で新しいアプリケーションを作成する」という2つの選択肢があります。
開発会社へ外注するメリットは、より要望に沿ったアプリケーションを導入しやすくなることです。しっかりと要件定義から入ってもらうことで、見えなかった要件や要望などもうまくシステムに落としてくれるため、迷っている場合はまず相談してみることをおすすめします。
一方での自社でアプリケーションを開発する場合は、ノーコード・ローコードツールを用いて比較的少ない工数で開発する方法と、しっかりと工数をかけて自社でスクラッチ開発する方法が考えられます。
ノーコード・ローコードツールのメリットは、専門的なプログラミングの知識がなくてもアプリケーションを開発できる点にあります。ただし、用意されたユニットを組み合わせる開発手法がベースのため、ツールによっては、必要な機能が実装出来ないということもあります。
また、スクラッチで開発する場合、自社で要件定義から設計、開発を行ない、エンジニアのマネジメントなども行なっていく必要があります。一番自由度が高くなる半面、工数がかかる上に自社でエンジニアを用意していく必要があります。
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業務アプリケーションは必要機能を明確にしたうえで選ぶ
業務アプリケーションを導入する際、目的や基準が曖昧では十分な効果が得られない可能性が高まります。そのため、以下の4つのポイントをしっかりと押さえ、自社に最適なアプリケーションを選定することが重要です。
● 必要な機能が備わっているか
● 自社の使用環境に適しているか
● 操作性に優れているか
● セキュリティ対策は自社の要件を満たしているか
既存のアプリケーションでは、要望を満たすものが見つからないケースもあります。そのような場合は、社内でアプリケーションを開発することも検討してください。
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