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業務効率化の具体的な方法5選!具体的なツールと注意点も合わせて解説

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2023.8.28
 DX

業務効率化の具体的な方法5選!具体的なツールと注意点も合わせて解説

はじめに

業務効率化を進めることで、人手不足の解消や従業員のモチベーション向上、生産性の向上など多くのメリットにつながります。しかし、具体的にどのように進めれ良いのかわからない方も多くいるのではないでしょうか。
そこでこの記事では、業務効率化の進め方や、具体的な業務効率化の手法を詳しく解説します。併せて、業務効率化をする際の注意点や、3つの役立つツールについても紹介します。

業務効率化とは業務プロセスのムリ・ムダ・ムラを省くこと

業務効率化とは、業務のなかのムダ・ムリ・ムラを省き、業務のプロセスを改善することですが、まずはムダ・ムリ・ムラとは具体的にどのようなものか確認しましょう。

ムダ

業務のなかの「ムダ」としては、例えば形式的に行っている定例会議が当てはまります。また、業務の目的達成に不要と考えられる工程もムダといえるでしょう。

ムリ

業務のなかの「ムリ」には、現実的ではないスケジュールや、達成が困難な目標などが挙げられます。ムリをそのままにしておけば、従業員の負担が大きくなり、能力が十分に発揮できない状態にもなりかねません。

ムラ

業務のなかの「ムラ」は例えば、人員配置のミスなどが原因で、部署や時期によって業務に偏りがある状態を指します。
以上のようなムダ・ムリ・ムラを見つけ改善することで、企業全体の生産性の向上にもつながるでしょう。

業務効率化の進め方

業務効率化を効率良く進めるためには、正しい手順を踏むことが重要です。そこでまずは、業務効率化を実践する際の大まかな流れをつかんでおきましょう。

業務と課題を可視化する

まずは改善すべき業務をわかりやすくするために、業務の全体像を把握する必要があります。全体像を把握する際は、以下のポイントを押さえましょう。
・担当の従業員は誰か
・所要時間はどのくらいか
・業務が発生する時期はいつなのか
・業務内容はどのようなものか
担当従業員については、人数や担当者の所属部署なども明らかにします。所要時間に関しては、各工程でかかる時間まで細かく洗い出すとよいでしょう。
業務の全体像が把握できたら、ムダ・ムリ・ムラがないか確認し、課題を可視化します。可視化された業務と課題は、表や図などを用いて作成者以外にもわかるようにしておきましょう。

2. 効率化の優先順位を決定する

業務効率化を進める際には、優先順位を決めることも必要です。課題が見つかると、すぐにすべて解決したくなるものですが、焦りは禁物です。複数の課題の解決を同時進行にしてしまうと混乱を招きやすく、かえって成果が出ないおそれもあります。そうならないために、簡単で効果が出やすい業務から、優先的に効率化するように順位を決めましょう。
優先順位を決める際は、工数と影響範囲に注目することがポイントです。例えば作業工程が少ない業務や、担当従業員が少ない業務などは、優先的に効率化するとよいでしょう。マニュアル化することで関連業務の効率化にもつながる業務も、影響範囲が大きいため優先的に効率化します。そのほか発生頻度の高い業務も、優先的に効率化しましょう。

3. 効率化の方法を決めて適したツールを選ぶ

優先順位を決めたあとは、それぞれの業務に適した効率化の方法を決めます。効率化の方法には仕事のやり方を変える、外部に委託する、ツールを活用するなど、さまざまな選択肢があります。
ただし、効率化の方法を探る前に、まずはその業務自体を廃止できないか検討してください。廃止は不可能でも、頻度を減らせないかなどを考えてみましょう。また、複数の業務をまとめて一本化できないか、工程を減らすなどして業務を簡略化できないかなども検討します。
上記を検討しても、適切な効率化方法が見つからない場合は、ツールを導入しましょう。ツールを選ぶ際は、効率化に必要な機能が搭載されているか、使い方は簡単か、セキュリティ面は万全かなどに注目してください。

4. 効率化の効果を検証する

最適な効率化の方法やツールを選んだとしても、思ったように業務が改善するとは限りません。効率化を実践したあとは、定期的にどのくらい効果が出たのか検証する必要があります。
一度改善したら終了ではなく、必要ならばマイナーチェンジを繰り返すことが、業務効率化を成功させる鍵です。

具体的な業務効率化の方法5選

業務効率の方法には、さまざまなものがあります。そのなかでもおすすめの具体的な方法を、5つ紹介します。

不要な業務を省く

最も簡単な効率化の方法として、そもそも不要な業務をなくすことが挙げられます。時間や費用をかけずに簡単にできるうえ、大きな効果も出やすいため、検討する価値は十分あるでしょう。
例えば、生産性がないと思われる会議はなくせます。活用されていない資料や報告書などの作成も、思い切ってやめてもよいでしょう。すぐにやめてしまうのは不安だという場合は、段階的に減らしていくのもおすすめです。

自動化・時短化する

日々の業務のなかには、同じことを繰り返している単純作業もあります。このような反復作業は、自動化するとよいでしょう。自動化はおもに、マクロを活用して行われます。マクロとは、アプリケーションソフトの機能の一つで、複数の操作をまとめて呼び出せるようにするものです。
ExcelやWord、メールソフトなどでマクロを活用すれば、今まで時間がかかっていた作業でも、ボタン一つで完了する場合もあります。そのほか、よく使う文章や人名などを辞書登録しておけば、作業時間の短縮になるでしょう。

マニュアルとフローチャートを作成する

マニュアルとフローチャートを作成すると、特に定型的な業務において効率化の効果が出やすくなります。例えば、年に数回作成している統計資料の集計手順などには、マニュアルとフローチャートの作成がおすすめです。
マニュアルには業務内容や進め方を記載しますが、誰が読んでもわかりやすい内容にしなければなりません。初心者でもわかることを意識しながら、表や図なども適宜取り入れて作成するとよいでしょう。
一方でフローチャートには、一日の業務の流れを記載します。フローチャートがあれば、自分の作業位置や作業の優先順位が把握しやすくなり、業務が進めやすくなるでしょう。

業務を分ける・まとめる

一人の担当者でやっていた業務を、複数人で分担すると効率化になる場合があります。例えば工程ごとに独立性がある業務であれば、各工程にそれぞれ担当者をつけたほうが一人ひとりの負担が減り、効率化につながるでしょう。
一方、複数の担当者で行っていた業務のなかには、一人で担当したほうが効率化になるものもあります。例えば、業務全体の関連性が強く、どこかの工程に変更があると他の工程に影響がある場合などは、一人でまとめて担当したほうがよいでしょう。
そのほか、資料チェックなどを一気に行うのではなく、複数回に分けて行う「さみだれ対応」にすると、効率化になる場合があります。

ITツールを活用する

業務効率化には、ITツールの活用もおすすめです。特に社内での情報共有やコミュニケーションにおいては、ITツールが高い効果を発揮します。オンライン会議やチャットなどは、よくある一例です。ITツールにはさまざまなものがあり、それぞれ機能や特徴などが異なるため、自社に必要な機能を備えたものを選ぶことが重要といえます。

業務効率化を行う際の注意点

業務効率化は、単に手順に沿って進めていけば良いわけではありません。始める際に、注意しておくべきことがいくつかあります。

目的を明確にして共有する

まずは目的を明確にしておきましょう。目的は企業によって異なりますが、例としてコストの削除や人材流出の食い止め、残業の撤廃などが考えられます。
明確にした目的は社内に共有することで、従業員が同じ目的のために動きやすくなり、業務効率化の効果も出やすくなるでしょう。目的を共有する際は、どのようなメリットがあるのかも併せて伝えれば、従業員の理解が得やすくなります。

アイデアを取り入れすぎない

業務効率化には多くのアイデアがあるため、すべて試してみたくなる方もいるでしょう。しかし、アイデアを取り入れすぎると、かえって中途半端になるおそれがあります。
また、複数のアイデアを同時進行させるのも、従業員の負担が大きくなるため避けてください。負担が大きくなれば、従業員に協力してもらえなくなり、会社からの信頼も失う可能性があります。取り入れるアイデアには優先順位を付け、一つずつ確実に実践していきましょう。

業務効率化に役立つツール3選

業務効率化に役立つツールは数多くあります。ここではそのなかでも、業務の自動化・社内コミュニケーション・タスク管理におすすめのツールを、それぞれ一つずつ紹介します。

batton

AIを搭載している「batton」は、業務の自動化に適したRPA※です。RPAを導入することで、ミスなくスピーディーにパソコン上の業務を遂行できます。EC関連だけでなく、営業や経理、飲食店などさまざまな職種・業務に適しています。
battonは、スマートフォンのようなUIになっているのが特徴で、初心者でも扱いやすいのが魅力です。
※Robotic Process Automationの略称

Chatwork

社内コミュニケーション向けのチャットツールとして、特におすすめなのが「Chatwork」です。30万社以上の企業が導入している実績があり、大企業や官公庁でも導入されているため、初めてチャットツールを導入する場合でも安心できます。チャットツールといっても、ビデオ通話や音声通話、さらにはファイル管理機能やタスク管理機能まで搭載されており、活用の幅は広いでしょう。

Backlog

「Backlog」はタスク管理ツールで、導入することでプロジェクトの全体像がガントチャートで確認できるようになります。わざわざ進捗確認会議をする必要がなくなり、タスク漏れやスケジュールの遅れなどの心配も軽減されるでしょう。
また、コメント送信やメール通知の機能もあり、チーム内のスムーズなコミュニケーションにも役立ちます。人数が増えても料金は変わらないため、プロジェクトのメンバーが急に増えたとしても安心です。

ツールも活用して自社の業務効率化を!

業務効率化には、人手不足の解消や従業員のモチベーション向上、生産性の向上など多くのメリットがあります。本稿で紹介したように、それぞれの業務に適した効率化の方法やツールを取り入れ、手順に沿って実践していけば、現状の改善につながるでしょう。
しかし、既存業務が複雑すぎて適切な業務効率化の方法がわからない、自社だけでは問題が解決しないという場合も多くあります。その時はぜひ一度パソナにご相談ください。

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