はじめに
ビジネスプロセスの見直しや効率化を図る上で、BPRという言葉を耳にしたことがある方も多いのではないでしょうか。しかし、実際にはBPRとは何を指すのか、どのように活用すればよいのか、具体的なイメージを持つことは難しいかもしれません。そこで、この記事では、BPRの基本的な概念から導入するメリット、そして実際に進める際の正しい方法について詳しく解説します。この記事を最後まで読むことで、BPRの利用がもたらす組織の改善効果を理解し、より効率的なビジネスプロセスを実現する道筋を見つけることができるでしょう。
BPR（業務改革）とは？業務改善とはどう違う？
BPRは『Business Process Re-engineering（ビジネスプロセス・リエンジニアリング）』の略で、『業務改革』と訳されます。1993年に刊行されたマイケル・ハマーとジェームス・チャンピーによる書籍『リエンジニアリング革命』により、有名となった用語です。
通常の業務改善が現行のプロセスを部分的に最適化するのに対し、BPRはゼロベースで既存の業務を見直し、新たな業務モデルを構築します。現在の事業内容やルールにとらわれることなく、目標を達成するために必要な項目を見直し、最終的にビジネスの成功に向けた体制を再構築することが目的です。
BPR（業務改革）と業務改善の違い
業務改革と関連する用語に、『業務改善』があります。この2つの用語は混同されがちですが、意味は大きく異なります。それぞれの違いを確認し、理解しておきましょう。
BPR（業務改革）
BPRは根本的に業務プロセスを再構築し、劇的な改善を目指すことを目的としています。これは、新しい価値を創造するために、既存の枠組みを超えてゼロベースで企業全体のプロセスを見直し、効率性や生産性を大幅に向上させることを狙います。大規模な変革を伴うため、企業文化や組織の仕組みにまで影響が及ぶことが想定されます。
業務改善
一方、業務改善は、現状の業務プロセスを少しずつ改善し、効率を段階的に高めていくプロセスです。具体的には、無駄の排除や作業工程の見直しを通じて、既存のフレームワーク内で業務をより効率的に行うことを目指します。業務改善はリスクを抑えつつ、比較的短期間で成果を上げられることが特徴で、組織全体ではなく、特定の工程や部門に焦点を当てることが一般的です。
業務改善に関する情報についてはこちらのコラムでも掲載しております。あわせてご覧ください。
「業務改善が失敗する原因とは？失敗しないためのポイントについて」
このように、BPRは根本的で革新的な改革を目指すのに対し、業務改善は既存のプロセスをより効率的にするための小規模な調整を行う点で異なります。どちらの手法を選ぶかは、企業の現状や目的、得たい成果によって異なります。
BPRを導入する3つのメリット
今注目されているBPRを導入することには、3つのメリットがあります。それぞれどのようなメリットが得られるか、詳しく解説していきましょう。
業務を可視化でき、効率化や生産性の向上が飛躍的に進む
BPRでは業務そのものを『見える化』し、必要性の有無を含めて徹底的に見直すステップが含まれます。業務をゼロベースで見直すことで既存のルールに縛られず、抜本的な見直しが行われます。ときには「その業務は本当に必要か」という議論もあるかもしれません。
これまで見過ごされていた非効率な部分を検証し、最適化することで、全体のパフォーマンスが飛躍的に向上するでしょう。特に情報の流れが明確にされ、意思決定が迅速化すれば、結果として生産性の向上が期待できます。業務の効率化や生産性の向上が飛躍的に進むことは、メリットの一つに挙げられます。
進むべき方向にあわせた組織づくりが行え、業績目標も達成できる
BPRで検討される項目には、今後業績を上げるために必要な組織がどうあるべきかという点も含まれます。この点は「今の組織でどう改善し、業績をアップするか」という業務改善の視点と、大きく異なるポイントです。
BPRは、単なる業務の効率化にとどまらず、組織の構造やプロセスを根本から見直し、目的に合致した柔軟な体制を構築します。このプロセスによって、変化の激しい市場環境においても、組織は迅速に対応しやすくなります。BPRは組織を変えることが目的ではないものの、結果として今の組織を壊し、新しい組織を構築し直すケースも少なくありません。結果として、業績向上だけでなく、組織の持続的な成長が実現されるのです。
顧客満足度や社員のスキルが向上し、働きやすさにもつながる
BPRで検討される項目には、今後業績を上げるために必要な組織がどうあるべきかという点も含まれます。この点は「今の組織でどう改善し、業績をアップするか」という業務改善の視点と、大きく異なるポイントです。
BPRは、単なる業務の効率化にとどまらず、組織の構造やプロセスを根本から見直し、目的に合致した柔軟な体制を構築します。このプロセスによって、変化の激しい市場環境においても、組織は迅速に対応しやすくなります。BPRは組織を変えることが目的ではないものの、結果として今の組織を壊し、新しい組織を構築し直すケースも少なくありません。結果として、業績向上だけでなく、組織の持続的な成長が実現されるのです。
組織の構造やプロセスを根本から見直すためにまず内製化を始めたいとお悩みの方向けに、パソナではビジネス変革内製化支援をご案内しています。
本サービスのご案内資料はこちら。
BPRを進める、基本的な5つのステップを紹介
それでは、どのような手順でBPRを進めれば良いのでしょうか。BPRは、以下に挙げる5つのステップで進めることが基本です。
1. 検討
2. 分析
3. 設計
4. 実施
5. モニタリング・評価
各ステップについて、順に解説していきましょう。
（1）検討
このフェーズでは、目的や目標の設定と、BPRの対象とする業務の範囲を特定することが行われます。目的や目標の設定では「今回のBPRによって、わが社をどのような方向に導くか」という点が決まります。できるだけ明確に設定すると戦略を決めやすく、評価もしやすいメリットがあります。
注意すべきポイントとして、事前に業務上・経営上の課題をヒアリングすることが挙げられます。現場で起きている課題を認識しないままBPRの方針を決めると、改革が効果を上げないかもしれません。事業運営における課題を踏まえたうえで、方針を決めることが重要です。
加えてBPRを実施する際には、対象となる業務の範囲を明確にすることも重要です。これにより、BPRの成功率がアップしやすくなる点はメリットに挙げられます。
（2）分析
BPRを進める方針と業務の範囲を明確にしたあとは、対象業務を分析してBPRを行う課題を把握します。この際は、ゼロベースでの見直しがお勧めです。以下に挙げる観点を考慮して実行しましょう。
● 現行業務の強みと弱みを把握する
● 不要な業務は廃止する。また重複する業務は整理する
● 必要以上に複雑化している業務は、改善すべき点としてピックアップする
課題の洗い出しには、分析ツールの活用が有効です。代表的な分析ツールに、ABC分析（重点分析）や、BSC（バランススコアカード）が挙げられます。
（3）設計
現状の分析結果、および課題をもとに、新しいビジネスプロセスの設計と進め方を決めるフェーズです。改革は頻繁にできるものではありません。十分な効果を上げるためにも、設計の段階で認識あわせを行い、できるだけ多くの協力を得ることが重要です。
加えて、可能な限り幅広い選択肢から選ぶことも成功のコツです。この段階で取れる選択肢の一例として、以下の手法が挙げられます。
● 業務の標準化を行い、誰でもできるようにする
● 自動化し、人が関わる時間を減らす
● 外部への委託（アウトソーシングなど）
策定後は優先度をつけ、高い効果が見込まれる分野から取り組むと良いでしょう。小規模な改革から始める『スモールスタート』もお勧めです。
（4）実施
いよいよ策定したBPRを実行するフェーズです。BPRが業務改善と異なる点は、変革の規模や影響が大きくなりがちなことが挙げられます。すべて完了するには、長い時間と多大な労力を要する場合も多いです。
このため途中にチェックポイントを設け、それまでの目標が達成されているか確認することが重要です。BPRはいざ実行してみると、以下の事情により想定外の方向に進む場合も少なくありません。
● 分析の時点で把握できなかった実態があった
● 現場の抵抗により、思いどおりに実行できない
早めに誤りに気付けば、軌道修正もしやすいもの。『BPRを行う目的』も踏まえて、こまめにチェックすることが良い結果につながります。
（5）モニタリング・評価
BPRに限らず、やりっ放しにしないことは重要です。BPRの実施中は、きちんと実行されているかモニタリングを行いましょう。主なポイントとして、以下の3点が挙げられます。
● 進捗を確認し、計画との相違をチェックする
● 問題・課題がないか確認する
● 想定されている効果が現れているか確認する
もし異常があれば速やかに原因を追究し、円滑に遂行できるよう努めましょう。
またBPRがひととおり終了したら評価し、以下の点をチェックしましょう。
● 目標は達成されているか
● 従来のビジネスプロセスと比較して、どの程度の効果があったか
● 新しいビジネスプロセスは職場で定着しているか
● 顧客への影響や、顧客から得た評価の内容
BPRの導入における3つの注意点
BPRを導入する際は、まず自社の抱える問題を明確にし、それを課題化して解決するための具体的なプロセスを設けることが重要です。また、投資判断の一環として、損益分岐点を予測し、費用対効果を慎重に検討する必要があります。これらの注意点を押さえることで、変化の激しい時代においても持続的な成長を促進するBPRの効果を最大限に発揮できます。
自社が抱える問題を先に特定する必要があ
BPRを導入する際、まず自社が抱える具体的な問題を特定することは非常に重要です。これにより、組織の現状を正確に把握し、改革の対象を明確にすることができます。問題を特定せずに進めてしまうと、対処が表面的で終わり、真の改善にはつながりません。例えば、業務プロセスのどこに時間がかかりすぎているのか、どのようなボトルネックがあるのか、あるいは顧客満足度にどう影響しているのかを深く掘り下げることで、真の改善策を立案する土台を築くことができます。この特定作業は、後の分析や設計、実施段階へのスムーズな移行をもたらし、組織全体の効率向上につながります。
問題を課題化して解決までのステップを導き出す必要がある
BPRの導入に際して、問題を課題化し解決策を導き出すことは重要なプロセスです。まず、自社が直面する問題を明確にし、それらを具体的な課題として整理することが求められます。この過程では、問題の根本原因を究明し、それに基づく解決策のステップを設計することが鍵となります。具体的な担当者や時間、リソース配分を含む実行計画を精査し、各ステップの達成目標を明確にすることで、BPRの成功可能性を高めるのです。
投資判断として損益分岐ラインを見極めなければならない
BPRの導入に際して、投資判断は極めて重要です。その中でも損益分岐ラインを見極めることは欠かせません。このラインとは、投資した費用が回収できるか否かの境界を示します。具体的には、BPRのプロジェクトにおける初期投資額と、それによるコスト削減または売上向上の結果を比較し、どの時点で利益が上回るかを評価します。精密な損益計算により、長期的な視点で企業が持続可能な成長を図るための確実な基盤を築くことができます。
BPRを上手に活用し、変化の激しい時代でも成長できる経営を
BPRを上手に活用することで、企業は変化の激しい時代でも柔軟に対応し、成長を続けることが可能です。業務の可視化を通じて効率化を促進し、組織の目標達成をサポートすることで、顧客満足度の向上や社員のスキルアップにも寄与し、働きやすい環境を整えます。
企業の経営においては、劇的な変化を求められる場面が必ず訪れます。この点でBPRは常に行う必要こそないものの、いざというときに備えて知っておくべき手法です。変化を迫られるときに備えて、BPRの正しい意味と実行する方法を認識しておきましょう。
