PASONABPOサービス

SERVICE

営業事務・
受発注

PASONA

営業事務・受発注BPOのメリット・特長

営業事務および受発注業務に関するBPOサービスです。
商材や営業形態により多岐に渡る営業事務・受発注業務をBPOとして対応するだけでなく、「業務の見える化」が進むことで、属人化・煩雑化を排することができます。結果として、営業サポートの効率向上やコスト削減に貢献します。

当社の「営業事務・受発注BPOサービス」の強みの一つは、お客様の希望エリアや規模で運営を実現する人財供給力を有している点にあります。全国展開している当社の拠点網を活用し、商材やサービスの特徴や業務の繁閑に応じた体制をご提案できます。お客様と共に、営業事務・受発注業務の最適化と安定運営を実現します。

主な対応業務

  • 注文書受付、チェック
  • 売上計上
  • 受注入力
  • 請求書発行
  • 出荷指示
  • 問合せ対応
  • 配車手配
  • 営業書類作成

営業事務・受発注のBPO提案例

CASE 01 〈受発注〉【月桂冠】 FAXメインの受注作業を75%EDI化

CASE 01

〈受発注〉 【月桂冠】 FAXメインの受注作業を75%EDI化

対象業務
受注業務
注文書受付、チェック、受注入力、出荷指示
配車手配
規模(FTE・予算など)
6~15FTE
導入前の課題
  • 属人化業務の標準化およびマニュアル作成
  • エリアごとに存在する業務フローの統合
  • 要員計画の見直し
導入施策
  • EDI導入によるITシフト
導入後の効果
業務の「見える化」で属人性・地域制を排除。繁閑時の要員配置見直しにより人件費2割カットを実現。コア業務への社員シフト。

担当コンサルタントのコメント

400年以上続く老舗酒造メーカーにおいて、改革派の物流部長と二人三脚で業務改善を行いました。物流センター全体の効率化を目指し、業務の徹底調査を実施。FAXメインの受注作業を75%EDI化し、受注から配車までの一連作業をBPOシフトさせました。電子化による副産物として、職場のレイアウト変更も可能に。美しく働きやすい環境へ整備できたことで、社員の意欲向上にも貢献できました。

CASE 02 〈受発注〉見積回答をスピードアップ。約半分の時間に短縮。

CASE 02

〈受発注〉 見積回答をスピードアップ。約半分の時間に短縮。

対象業務
住宅リフォーム商品の見積作成、受発注業務
規模(FTE・予算など)
34FTE
導入前の課題
  • 見積対応のスピード改善
  • 業務の属人化と品質改善
  • 業務の繁閑差に起因する非効率な要員配置の見直し
  • 業務の継続性の確保
導入施策
  • 属人化業務の平準化およびマニュアル作成
  • 教育体制の強化
  • 要員計画の見直し
導入後の効果
見積回答にかかる時間を約49%短縮。
コア業務への社員シフトによる営業・販売体制の強化。
繁閑時の要員配置見直しによるコスト削減を実現。

担当コンサルタントのコメント

見積を作成するための各部門への指示について、担当者間のバラつきが多くありました。平準化するために業務ルールやマニュアルを整備、合わせて教育プログラムやOJT体制を整え、未経験者でも成長し、安定した業務遂行ができる仕組み作りを行っています。他部署業務を相互フォローできる体制も整え(マルチ化)、見積回答時間の短縮、残業時間の大幅削減に寄与できました。今後も売上UPへ貢献できるよう努めていきます。

営業事務・受発注に関するよくある質問

Q

受発注作業そのものが複雑な事に加え、エリア単位での属人化が進んでいる状況です。このような状況でも、アウトソーシング化は可能ですか?

A

可能です。当社ではBPO・アウトソーシング化を検討する業務について調査・分析し、業務の難易度、所要時間、プロセス分類や習得に時間等の可視化を行います。その後、各業務の委託化の可否判断を行います。この過程を通じて、個々の社員に属人化してしまった作業のアウトソーシング化は可能と考えています。

Q

少量多品種でもアウトソーシング化は可能ですか?

A

可能です。導入前の業務調査で細かく分析し、全ての作業を可視化することでアウトソーシング化できます

Q

繁閑差のある業務でもアウトソーシング化できますか?

A

時間・季節に繁閑差があっても受託可能です。年間で売上にばらつきがある、例えば、冬に出荷が増え夏は減少するような製品の場合、冬は人数を増やしてフルタイム出勤できる人員を配置し、夏は人員を減らして時短勤務の割合を増やすなどのフレキシブルな調整が可能です。

Q

受発注業務に付随する業務も受託可能ですか?

A

可能です。配車手配までワンストップで受託している実績もありますので、ぜひお問い合わせください。

Q

非常に複雑かつ個別で異なる見積や、積算業務も受託可能ですか?

A

可能です。当社のBPOコンサルタントが業務の平準化と簡素化を行い、統一された見積ルールを作成し、BPO・アウトソーシングでも対応できる仕組み作りを行います。工事に伴う複雑な積算業務を受託している実績もございますので、ぜひご相談ください。

Q

スタッフ入れ替えに伴う教育体制はどのようになっていますか?

A

研修・教育体制を構築し、担当者変更によりサービス品質が落ちない運用を行います。未経験のスタッフには2ヵ月前後の教育プログラムやOJTなどの手厚いフォロー体制を整備するケースもあります。「人を活かす」仕組み作りを得意とするパソナのBPOサービスが、常に安定稼働できるよう貴社をサポートします。

サービスの流れ

STEP1

業務調査・分析

関係者へのヒアリングにより、現状の実態を
調査把握し、業務プロセス、発生頻度、難易度、
再現性などを分析します。

STEP2

業務設計

新業務フロー策定、マニュアル・ツール類の作成、
ファシリティ調整などBPO施策の設計を行ないます。

STEP3

運用・改善

業務引継ぎ後、パイロット運営を経て新体制に
入ります。運営開始後も検証、改善を継続的に
行ない、定期レポートや定例報告会を実施します。

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