PASONABPOサービス

SERVICE

受付

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受付BPOのメリット・特長

受付業務におけるBPOサービスの導入は、サービスレベルの向上、運営管理の負担軽減、急な欠員対応、コストパフォーマンスアップなど様々なメリットがあります。

当社の「受付BPOサービス」が選ばれる理由は、受付業務の運営に専門特化した「パソナレセプションチーム」を有することにあります。東京・大阪を中心に150社を超える幅広い業界や多様な運営の受託実績から得られたノウハウを基に、お客様のご要望にあわせた最適な受付体制をご提案します。「パソナレセプションチーム」では、受付を熟知したプロジェクトマネージャー、専任採用担当による人財の確保、専任研修講師によるサービスレベルの向上、導入支援コンサルタントによる新規立ち上げ時や拡張等における業務構築・環境整備、現場支援アドバイザーによる常駐支援、そして欠員に対する万全なバックアップ体制も備え、お客様にご安心いただける受付業務運営をサポートします。

受付BPOのメリット・特長

主な対応業務

〈運営実務〉

  • 総合受付業務
  • 応接室管理業務
  • 役員関連業務
  • 代表電話業務
  • ショールーム等案内業務
  • その他

〈管理業務〉

  • 業務設計、構築
  • 移転による新規立ち上げ支援
  • マニュアル整備
  • 募集、採用
  • 教育、研修
  • 欠員対応
  • 勤怠管理
  • 環境整備
  • 定期レポート、改善提案

一歩先の受付へ (受付BPOサービスの取り組み)

with/afterコロナをはじめとしたBCP

with/afterコロナをはじめとしたBCP

どのような事態でも持続し続ける組織運営のため、運用やファシリティそしてスタッフケア等、常に変化する状況に合わせて最適なソリューションをご提供します。

  • 柔軟な運営体制変更による受付機能の継続
  • 感染拡大防止に向けたファシリティ提案
  • 有事における受付スタッフのメンタルケア、モチベーションアップ

業務委託効果の向上

業務委託効果の向上

受付のサービスレベルアップはもちろん、ニーズにあわせた最適化・仕様拡大のご提案+構築もお手伝いさせて頂きます。ひとつでも多くの「委託して良かった!」のお声へとつないで参ります。

業務仕様の拡大によるコストパフォーマンス向上
現行の運営体制を調整の上、事務領域を含めた周辺業務へと仕様拡大し、受付業務とあわせて対応することで、業務委託の費用対効果のアップに繋げます。
運営体制の最適化
ご来客数や業務量を鑑み、配置人数や配置時間における最適な運営体制のご提案並びに構築を通じて、結果コストパフォーマンス向上にも繋げます。

「ヒト」+「ICT」

「ヒト」+「ICT」

「新しい受付」のカタチとして、ロボットやAI、システム等を有効活用することで、機能拡張=付加価値向上のご提案にも取り組んでおります。

ロボット導入事例(リモートレセプション)
News&Topics(2020.10.26) パソナ×オリィ研究所 「有人」×「分身ロボットOriHime」によるリモート受付

受付BPOサービスに関するよくある質問

Q

対応地域は東京と大阪のみですか?

A

全国各地区での受託が可能です。多くのお問合せを頂いております東京と大阪には、それぞれ専門の「レセプションチーム」を構え、受託運営しています。

Q

見積作成に必要な事項と、導入に必要な費用は?

A

御見積は、想定FTE・運営時間、来客数、予定業務、英語要件等を元に算出いたします。サービス導入時におきましては、業務設計・マニュアル整備等に関しては基本当社負担、引継等におけるスタッフ給与相当分等につきましては適宜ご相談をさせていただきます。

Q

契約業務の拡張・変更は可能ですか?

A

はい、可能です。対象業務・工数を精査し、適正な運営体制をご提案いたします。総務系・事務系業務の拡張もできますので、ぜひご相談ください。

Q

イレギュラー業務・時間帯の対応は可能ですか?

A

はい、可能です。時間外の採用やセミナー対応等、事前にスポットでの費用を協議の上、柔軟に配置FTEを増員いたします。

Q

立ち上げ時にはどのような支援体制が組まれますか?

A

プロジェクトマネージャー・現場リーダー・受付スタッフに加え、現場支援アドバイザー・レセプショニストトレーナー・導入支援コンサルタントも状況に応じて一定期間配置し、サービスの安定導入を図ります。

Q

プロジェクトマネージャーに現場のフォローをしてもらえますか?

A

はい、平均的に週に数度は現場を訪問しています。お客様・リーダーとの打合せ、受付スタッフのフォロー、業務の点検等含め、ほぼ毎日訪問する現場もございます。

Q

スタッフの採用基準は?

A

お客様と協議の上設定した人財要件を元に、その基準を満たす採用を行って参ります。

Q

スタッフの契約形態はどのようになっていますか?

A

基本、当社の有期雇用契約社員となります。また、管理者(リーダー等)を中心に、無期契約社員や正社員への登用制度も整備しております。

Q

教育・研修の内容は?

A

接遇やマナーといったテクニカル的な内容はもちろん、その前提として、チームビルディングや個々のマインドセットを重視した教育・研修を実施。あわせて各現場で求められる専門スキルを身につけていただきます。
課題が見えてからの対応ではなく、課題に繋がる様々な事象を先んじて把握し、受付全体としてのサービスレベルが常に維持・向上できる人財の育成に取り組んでいます。

Q

委託先をパソナに切り替える場合、現在の受託先企業で従事している受付スタッフの受け入れは可能ですか?

A

当該スタッフの方が就業を希望される場合には、まずはご自身でエントリーいただき、当社の採用条件のもと面談等を実施させていただきます。採用となりましたら、ご就業いただくことが可能です。

Q

業務指示は誰が行いますか?

A

お客様から現場リーダーへの業務依頼に基づき、リーダーより各スタッフへ指揮命令を行います。

Q

リーダーの役割は?また、リーダーが休暇時の対応はどのようになっていますか?

A

通常業務と運営管理業務を担当します。特に運営管理業務では、お客様ならびに当社とのパイプ役として運営に携わり、日々現場との「報・連・相」を行いながら、リアルタイムでの状況管理に取り組みます。
リーダー休暇時は、サブリーダーまたは同等の役割を担うスタッフが、当日の運営管理を行います。

Q

急な欠員が出た際の対応方法は、どのようになっていますか?

A

シフトスタッフ制度をはじめ、ヘルプスタッフ・スタンバイスタッフ・エマージェンシーサポートスタッフを配置するなど、幾層ものバックアップ体制を敷いています。

・シフトスタッフ:1枠を複数名のシフトスタッフで構成、当日出勤に当たっていないスタッフが現場をカバー
・ヘルプスタッフ:スポットスタッフによる現場カバー
・スタンバイスタッフ(首都圏のみ):パソナ本社受付スタッフによる現場カバー
・エマージェンシーサポートスタッフ:パソナ本部メンバーによる現場カバー

Q

シフトスタッフ制度の導入は必須ですか?

A

お客様のご要望にあわせて導入を検討いたします。導入に伴う費用追加は不要ですが、所属人数分の制服費用等は別途ご相談となります。

Q

ヘルプスタッフの対応範囲はどのように決めますか?

A

現場ごとでヘルプスタッフの対応範囲を設定し、必要に応じて事前に研修を実施する場合もございます。

Q

ドレスコードはありますか?また、制服は手配してもらえますか?

A

お客様における一般的なドレスコードを参考に、当社にて受付様式を採り入れてご提案いたします。制服を希望される場合、当社にてご提案、ならびに購入のサポートも可能です。

Q

コロナ対策はどのように行っていますか?

A

減員による対応・サービス時間の短縮・業務範囲の一部拡張・見直し等、運営体制の最適化を行っています。また、アクリル板設置やマスク着用、検温などの各種ファシリティ提案、消毒・清掃対応、在籍スタッフのモチベーション管理にも取り組んでいます。約150社の受託運営実績を持つパソナでは対応事例も多く、実施事例のご紹介も可能ですので、ぜひご相談ください。
あわせまして、ウィズコロナ時代の「新しい受付」のカタチとして、安全・安心な企業受付運営を可能にする、分身ロボットを活用した遠隔受付サービス『リモートレセプション』も検証・導入を進めています。

サービスの流れ

STEP1

業務調査・分析

関係者へのヒアリングにより、現状の実態を
調査把握し、業務プロセス、発生頻度、難易度、
再現性などを分析します。

STEP2

業務設計

新業務フロー策定、マニュアル・ツール類の作成、
ファシリティ調整などBPO施策の設計を行ないます。

STEP3

運用・改善

業務引継ぎ後、パイロット運営を経て新体制に
入ります。運営開始後も検証、改善を継続的に
行ない、定期レポートや定例報告会を実施します。

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