PASONABPOサービス

FAQ

よくある質問

PASONA

BPO・アウトソーシング全般に関するよくある質問

Q

対象業務が全国各地に分散しています。このような場合でも、アウトソーシング化は可能でしょうか?

A

可能です。各地に分散している業務を一か所に集約・運営している実績は多数あります。また、まず各地の業務の運営を委託し、その後段階的に集約していくことも可能です。

Q

煩雑化、属人化している業務が多く、可視化できていません。このような状態でも、BPO・アウトソーシングの相談は可能でしょうか。

A

可能です。まず、業務調査を行い業務一覧や業務フロー図などを作成し、可視化を行います。ご相談の時点で可視化されている必要はありませんので、気軽にお問い合わせください。

Q

雇用形態が異なる社員、派遣社員、アルバイトで構成されたチームが担当している業務をアウトソーシングしたいのですが、可能でしょうか。

A

業務調査を通じて、お客様の指揮命令化で対応すべき業務とアウトソーシングが適している業務に分けることをご提案します。

Q

他のアウトソーサーとパソナとの違いを教えてください。

A

当社は長年の人材派遣業務と数多くのBPO・アウトソーシングの受託実績から得られたノウハウを基に、調査・業務設計の上、運用まで一気通貫で行います。お客様の目的と課題によっては、場所(オンサイト/オフサイト)と契約形態(業務委託/ユニット派遣/派遣)を組み合わせたベストソーシング提案が可能です。総合人材サービス会社ならではの人財採用と人を活かす取組で、お客様の課題解決に貢献します。

Q

RPA(Robotic Process Automation)による業務自動化、AIによる効率化といったITツール導入も含めた運営は可能でしょうか

A

可能です。例えば、AI-OCRとRPAを連携し帳票からの文字情報の抽出、システムへのデータ入力、集計、出力といった業務を自動化することが可能となります。業務の自動化を進めることにより、業務の平準化や繁閑期の要員調整といったメリットを得ることができます。

アドミ業務に関するよくある質問

Q

BPO・アウトソーシング化に適したアドミ業務(総務事務・庶務業務など)はどういったものでしょうか

A

ある程度のボリュームがある定型業務(ルールに基づく処理を行う)が、BPO・アウトソーシング化の活用メリットを感じていただきやすいでしょう。一方、少量・多種の業務や非定型業務も、業務調査を通じて可視化することで、BPO・アウトソーシング化できるケースもあります。当社では、BPOコンサルタントがお客様の課題やニーズを伺い、業務調査を通じて、場所(オンサイト/オフサイト)と契約形態(業務委託/ユニット派遣/派遣)を組み合わせたベストソーシング提案が可能です。ぜひお気軽にご相談ください。

Q

アドミ業務のBPO・アウトソーシングにより、どのような企業課題の解消につながりますか?

A

ご相談いただく企業の多くが、以下のような課題を感じておられます。
・付加価値の高いコア業務への社員シフトによる知的生産性向上
・業務量に対する人材不足や繁閑差への対応
・業務の属人化やブラックボックス化の解消
・社員の高齢化による業務の継続性に対する課題解消
また、働き方改革やコロナ禍といった社会情勢の変化に対し、BPO・アウトソーシングをはじめとする外部人材の活用を検討されている企業が増えています。

受付に関するよくある質問

Q

対応地域は東京と大阪のみですか?

A

全国各地区での受託が可能です。多くのお問合せを頂いております東京と大阪には、それぞれ専門の「レセプションチーム」を構え、受託運営しています。

Q

見積作成に必要な事項と、導入に必要な費用は?

A

御見積は、想定FTE・運営時間、来客数、予定業務、英語要件等を元に算出いたします。サービス導入時におきましては、業務設計・マニュアル整備等に関しては基本当社負担、引継等におけるスタッフ給与相当分等につきましては適宜ご相談をさせていただきます。

Q

契約業務の拡張・変更は可能ですか?

A

はい、可能です。対象業務・工数を精査し、適正な運営体制をご提案いたします。総務系・事務系業務の拡張もできますので、ぜひご相談ください。

Q

イレギュラー業務・時間帯の対応は可能ですか?

A

はい、可能です。時間外の採用やセミナー対応等、事前にスポットでの費用を協議の上、柔軟に配置FTEを増員いたします。

Q

立ち上げ時にはどのような支援体制が組まれますか?

A

プロジェクトマネージャー・現場リーダー・受付スタッフに加え、現場支援アドバイザー・レセプショニストトレーナー・導入支援コンサルタントも状況に応じて一定期間配置し、サービスの安定導入を図ります。

Q

プロジェクトマネージャーに現場のフォローをしてもらえますか?

A

はい、平均的に週に数度は現場を訪問しています。お客様・リーダーとの打合せ、受付スタッフのフォロー、業務の点検等含め、ほぼ毎日訪問する現場もございます。

Q

スタッフの採用基準は?

A

お客様と協議の上設定した人財要件を元に、その基準を満たす採用を行って参ります。

Q

スタッフの契約形態はどのようになっていますか?

A

基本、当社の有期雇用契約社員となります。また、管理者(リーダー等)を中心に、無期契約社員や正社員への登用制度も整備しております。

Q

教育・研修の内容は?

A

接遇やマナーといったテクニカル的な内容はもちろん、その前提として、チームビルディングや個々のマインドセットを重視した教育・研修を実施。あわせて各現場で求められる専門スキルを身につけていただきます。
課題が見えてからの対応ではなく、課題に繋がる様々な事象を先んじて把握し、受付全体としてのサービスレベルが常に維持・向上できる人財の育成に取り組んでいます。

Q

委託先をパソナに切り替える場合、現在の受託先企業で従事している受付スタッフの受け入れは可能ですか?

A

当該スタッフの方が就業を希望される場合には、まずはご自身でエントリーいただき、当社の採用条件のもと面談等を実施させていただきます。採用となりましたら、ご就業いただくことが可能です。

Q

業務指示は誰が行いますか?

A

お客様から現場リーダーへの業務依頼に基づき、リーダーより各スタッフへ指揮命令を行います。

Q

リーダーの役割は?また、リーダーが休暇時の対応はどのようになっていますか?

A

通常業務と運営管理業務を担当します。特に運営管理業務では、お客様ならびに当社とのパイプ役として運営に携わり、日々現場との「報・連・相」を行いながら、リアルタイムでの状況管理に取り組みます。
リーダー休暇時は、サブリーダーまたは同等の役割を担うスタッフが、当日の運営管理を行います。

Q

急な欠員が出た際の対応方法は、どのようになっていますか?

A

シフトスタッフ制度をはじめ、ヘルプスタッフ・スタンバイスタッフ・エマージェンシーサポートスタッフを配置するなど、幾層ものバックアップ体制を敷いています。

・シフトスタッフ:1枠を複数名のシフトスタッフで構成、当日出勤に当たっていないスタッフが現場をカバー
・ヘルプスタッフ:スポットスタッフによる現場カバー
・スタンバイスタッフ(首都圏のみ):パソナ本社受付スタッフによる現場カバー
・エマージェンシーサポートスタッフ:パソナ本部メンバーによる現場カバー

Q

シフトスタッフ制度の導入は必須ですか?

A

お客様のご要望にあわせて導入を検討いたします。導入に伴う費用追加は不要ですが、所属人数分の制服費用等は別途ご相談となります。

Q

ヘルプスタッフの対応範囲はどのように決めますか?

A

現場ごとでヘルプスタッフの対応範囲を設定し、必要に応じて事前に研修を実施する場合もございます。

Q

ドレスコードはありますか?また、制服は手配してもらえますか?

A

お客様における一般的なドレスコードを参考に、当社にて受付様式を採り入れてご提案いたします。制服を希望される場合、当社にてご提案、ならびに購入のサポートも可能です。

Q

コロナ対策はどのように行っていますか?

A

減員による対応・サービス時間の短縮・業務範囲の一部拡張・見直し等、運営体制の最適化を行っています。また、アクリル板設置やマスク着用、検温などの各種ファシリティ提案、消毒・清掃対応、在籍スタッフのモチベーション管理にも取り組んでいます。約150社の受託運営実績を持つパソナでは対応事例も多く、実施事例のご紹介も可能ですので、ぜひご相談ください。
あわせまして、ウィズコロナ時代の「新しい受付」のカタチとして、安全・安心な企業受付運営を可能にする、分身ロボットを活用した遠隔受付サービス『リモートレセプション』も検証・導入を進めています。

人事・労務に関するよくある質問

Q

人事・労務BPOサービスを導入することで、どの程度の業務削減が可能ですか?

A

お客様の状況によって異なりますが、これまでの実績から、給与計算業務のみなら2割程度の削減が見込めます。また、その他の労務管理業務も合わせてアウトソーシング化することで、5割~8割程度の削減に至ったケースもございます。詳しくはお問い合わせください。

Q

BPO・アウトソーシング検討企業は、どのような状況や課題を抱えているケースがありますか?

A

ご利用中システム(給与計算システムなど)の更新時期にご相談いただくケースが多くあります。
また、既にアウトソーシングを導入されている企業では、現委託先に対して品質面での不満(ミスが多いなど)から、切り替えを検討されるケースがみられます。

Q

導入までに、どの程度の期間が必要ですか?

A

一般的に、ご発注いただいてから約6か月での導入が可能です。「人事クラウドBPOサービス」は、約2か月で導入できます。お急ぎの方もぜひ一度ご相談ください。

採用代行・派遣管理に関するよくある質問

Q

サービスの運用場所はパソナ内のみですか?リモート対応も可能ですか?

A

お客様のニーズに合わせて、貴社内での運用(オンサイト)、パソナからのリモート運用(オフサイト)のいずれも可能です。引継ぎ時や導入初期は貴社内で業務を行い、業務品質が安定したらリモート運用に移行する、といった段階的な対応も可能です。

〈採用代行〉

Q

採用目標や書類選考OK率などのKPIを設定することは可能ですか?

A

可能です。採用市場の状況を踏まえて、お客様と当社間で適切なKPIを調整し、その達成に向けて運営いたします。

Q

母集団形成はどのように行っていますか?

A

求人媒体、ダイレクトリクルーティング、転職エージェントなど、企業や求人ポジションに適した方法を組み合わせて母集団形成を行っています。

〈派遣管理〉

Q

業務が1FTEに満たないため、時短や週3日対応といった形態も可能ですしょうか?もしくは、派遣管理以外の業務も組み合わせて、1FTEになるよう調整できますでしょうか?

A

いずれも可能です。例えば、人事部で発生する他の業務を委託いただくことも可能です。また、1FTEに満たない場合は、当社のオフサイトセンターでの対応が可能です。

Q

法改正などの対応が後手に回ってしますケースがあります。コンプライアンスの観点から、正確に対応できる体制を求めていますが、貴社ではどのように対策されていますか?

A

当社では派遣法・労働法等の改正にいち早く対応すると同時に、複数の派遣管理業務を受託運営させていただく中で蓄積したノウハウを活かして、適切な管理業務をご提要します。

Q

各部署ごとに異なる派遣会社に依頼していたため、契約書の管理が煩雑になっています。簡素化することは可能でしょうか?

A

可能です。取引する派遣会社が多いと。契約管理のみならず、法改正時の契約書を全社分チェックする必要があるなど、業務量も増えがちです。このようなケースでは、「派遣管理システム」を導入により、業務の簡素化をはかります。紙の契約書をシステムで一元管理できる他、最新の派遣法に対応して契約業務が進められます。当社が出資しているイー・スタッフィング社のe-staffingシステムを、導入から運用・メンテナンスまで一手にお引き受けいたします。

Q

人財供給力や定着率など、取引する派遣会社に様々な課題があります。各社に対して、改善を促すといった活動は可能でしょうか。

A

可能です。当社独自開発の分析ツールを用いて、派遣会社のパフォーマンスを可視化し、定期的にレポートします。このレポートを参考に、各派遣会社に課題に応じたKPIを設定し、マッチング精度の向上や就業中スタッフのフォロー強化を促す、といった対応が可能です。パフォーマンスの良い派遣会社への集約もご提案させていただきます。集約することで、選定された会社の貴社への人財供給体制が高まり、結果的にマッチング精度もアップした事例もございます。

経理・財務に関するよくある質問

Q

現行使用しているシステムをそのまま踏襲することは可能ですか?

A

可能です。必要に応じて、弊社からもシステムやRPA等のITツール導入のご提案をさせていただくこともございます。

Q

手書き伝票の処理作業が多いため、業務のデジタル化も含めたご提案をお願いできますか?

A

可能です。手書き伝票やFAXでのやりとりが多い業務のBPO・アウトソーシング化実績がございます。AI-OCR等の業務効率化ツールの導入実績もございますので、ぜひお問い合わせください。

Q

属人化している業務のアウトソーシング化は可能ですか?

A

可能です。ノウハウを持つ主要スタッフへのヒアリング・業務調査を通じて、すべての業務の可視化・マニュアル化を行います。また、教育・研修体制を整備し、担当者による業務の品質・効率に差がでないように対策します。
また、担当者が独自に個別対応や業務用ファイルの作成を行わないよう精査する、データマネジメントや業務整理の相談も増えています。「このレポートは実際に使われているのか」「業務対応のために実施している早朝出勤は必要なのか」等の細かな業務内容も当社でチェックし、営業担当や現場管理者へ確認。本来の経理業務に集中できるようサポートいたします。

Q

IT系企業によるBPO・アウトソーシングサービスとの違いを教えてください。

A

当社の場合、ベンダーにとらわれることなくお客様に必要なツールやソリューションのご提案が可能です。また、ITツールありきの業務設計ではなく、調査の上で最適な業務運営体制をご提案します。例えば、グループ会社間の経理業務の効率化において、伝票形式が統一可能であればRPA+AI-OCR等のITツール活用を検討します。一方、伝票形式が統一できない場合はITツールを導入すると非効率になるため、別の改善案をご提案します。

Q

海外へアウトソーシングしていた経理業務を、国内に戻すことはできますか?

A

伝票入力業務等において海外へのオフショアリングが増加していましたが、コミュニケーションロスが多い等の理由から国内に戻したいというご相談が増えています。このようなケースも当社で対応可能です。

営業・販売に関するよくある質問

〈営業〉

Q

どのような職種の営業活動が可能ですか?

A

あらゆる職種での営業活動が可能です。中でも、家電系や通信系の営業は実績も多数あり、得意としています。

Q

営業活動において契約締結までを委託することは可能ですか?

A

可能です。顧客リストや提案書の作成、お客様への提案から契約締結まで行うことが可能です。但し、金銭の取り扱いなどが発生する場合は別途相談となります。
また、提案のみの営業も可能です。パソナBPOチームが提案を行い、その後で貴社社員に契約締結を行っていただきます。料金は内容や難易度によって異なります。

Q

地方の場合、車を使用した営業活動は可能ですか?

A

可能です。但し、コンプライアンスや事故対応の観点から、企業様の社用車又はレンタカーでの営業活動に限定しています。

Q

営業成果に応じた委託契約は可能ですか?

A

原則的には準委任契約となります。業務遂行が委託内容となるため、請負契約のような成果に連動した契約とはなりません。

Q

営業スタッフだけでなく、管理責任者の配置も可能ですか?

A

可能です。なるべく貴社業務に適したプロジェクトマネージャーを配置することで、営業強化につなげます。

〈販売〉

Q

飲食店の業務委託は可能ですか?

A

調理を伴わない店舗(主に物販やドリンク提供等)は可能です。しかし、調理を伴う店舗は対応不可となります。

Q

期間限定店舗の委託は可能ですか?

A

可能です。但し、スタッフ雇用の観点から1ヶ月以上の店舗を対象といたします。

Q

常設店は百貨店の中でも対応可能ですか?

A

可能です。路面店に加えて、百貨店やショッピングモール内での店舗運営が可能です。その場合、委託契約の期間は最低6ヶ月といたします。

Q

最低何名からの店舗運営が可能ですか?

A

店長含め、常時3名からのシフト勤務が必要です。

Q

ショールームの運営も可能ですか?

A

可能です。商品説明や実演販売など、多数実績がございます。

Q

売上連動型の業務委託契約は可能ですか?

A

パソナは人材会社であるため、人材を活用した準委任契約となります。業務遂行が委託内容となるため、請負契約のような成果に連動した契約とはなりません。

営業事務・受発注に関するよくある質問

Q

受発注作業そのものが複雑な事に加え、エリア単位での属人化が進んでいる状況です。このような状況でも、アウトソーシング化は可能ですか?

A

可能です。当社ではBPO・アウトソーシング化を検討する業務について調査・分析し、業務の難易度、所要時間、プロセス分類や習得に時間等の可視化を行います。その後、各業務の委託化の可否判断を行います。この過程を通じて、個々の社員に属人化してしまった作業のアウトソーシング化は可能と考えています。

Q

少量多品種でもアウトソーシング化は可能ですか?

A

可能です。導入前の業務調査で細かく分析し、全ての作業を可視化することでアウトソーシング化できます

Q

繁閑差のある業務でもアウトソーシング化できますか?

A

時間・季節に繁閑差があっても受託可能です。年間で売上にばらつきがある、例えば、冬に出荷が増え夏は減少するような製品の場合、冬は人数を増やしてフルタイム出勤できる人員を配置し、夏は人員を減らして時短勤務の割合を増やすなどのフレキシブルな調整が可能です。

Q

受発注業務に付随する業務も受託可能ですか?

A

可能です。配車手配までワンストップで受託している実績もありますので、ぜひお問い合わせください。

Q

非常に複雑かつ個別で異なる見積や、積算業務も受託可能ですか?

A

可能です。当社のBPOコンサルタントが業務の平準化と簡素化を行い、統一された見積ルールを作成し、BPO・アウトソーシングでも対応できる仕組み作りを行います。工事に伴う複雑な積算業務を受託している実績もございますので、ぜひご相談ください。

Q

スタッフ入れ替えに伴う教育体制はどのようになっていますか?

A

研修・教育体制を構築し、担当者変更によりサービス品質が落ちない運用を行います。未経験のスタッフには2ヵ月前後の教育プログラムやOJTなどの手厚いフォロー体制を整備するケースもあります。「人を活かす」仕組み作りを得意とするパソナのBPOサービスが、常に安定稼働できるよう貴社をサポートします。

カスタマーサポートに関するよくある質問

Q

コールセンター業務をアウトソーシングすることで、どれくらいのコスト削減が期待できますか?

A

委託化する業務内容によって異なりますが、約3割のコスト削減につながったケースもあります。詳しくはお問い合わせください。

Q

業務効率化のため、コールセンター業務にAIの仕組みを導入できますか?

A

クラウド型コールセンター向けトータルテレフォニーソリューション「OmniaLINK」や、FAQ自動表示オプションサービス「seekassist機能」を導入した実績がありますので、ぜひご相談ください。

Q

繁閑の調整はどのように行っていますか?

A

過去の実績に基づいて業務量を予測していますが、新システムの導入などイレギュラーなイベントがあることで、業務量が一時的に増加することもあります。この予測精度を上げるため、定例会議で予定をすり合わせて2~3か月後の業務量を計算し、最適な人員配置を行っています。また、呼量を減らすため、AIツールの活用やチャット機能へ誘導する仕組み作りも実施しています。

Q

自然災害やコロナ禍などによる、事業継続計画(BCP)対策はどのようにしていますか?

A

サテライトオフィスやクラウドオフィスでの並行稼働というニーズが増えていることから、デジタルツールを活用した新しい仕組み作りに現在進行形で取り組んでいます。

調達・購買に関するよくある質問

Q

どのような課題をお持ちの企業からの相談がありますか?

A

次のような課題をお持ちの企業からご相談いただくケースが増えています。
・運営コストを改善したい
・各地に分散した購買拠点を集約したい
・グリーン調達やCSR調達など調達に関するコンプライアンス対応
・調達・購買システムのリプレイスを検討したい など
また、当社パートナー企業と連携することで、購買オペレーション業務だけでなく、調達・購買戦略やソーシングに関する課題にも対応可能です。

Q

海外拠点にアウトソーシングしている調達・購買業務を、日本国内に戻して委託する事は可能でしょうか?

A

2000年代に入りオフショア対応が増加する傾向にありましたが、昨今は現地の人件費高騰やコミュニケーションコストが多くかかることもあり、日本国内に戻したいというご相談が増えています。このようなケースも対応可能です。

年末調整・出口調査に関するよくある質問

Q

短期間かつ全国での業務が発生しますが、対応可能ですか?

A

可能です。日本全国で数千人単位となるプロジェクトの受託実績が複数ありますので、お気軽にご相談ください。

Q

業務が整理できていない煩雑な短期の業務もアウトソーシング可能ですか?

A

業務を細かく分けてマニュアルをしっかり整備し、役割分担を決めることで、複雑な業務もアウトソーシング可能となった実績がございます。

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