年末調整・出口調査のアウトソーシングのメリットとBPOの特長
年末調整や選挙の出口調査、キャンペーン事務局など、突発的かつ短期間に多数の人員を要する業務に対応するBPOサービスです。
これらの業務は、自社で短期に体制を構築することが難しく、BPOを活用されるケースが多くあります。期間中の業務運営だけでなく、スタッフの採用や教育なども一括して任せることができるのもメリットです。
当社の強みは、コスト、品質、スピードといったお客さまのニーズに対して、場所（オンサイト/オフサイト）と契約形態（業務委託/ユニット派遣/派遣）を組み合わせた最適なご提案が可能なことです。さらに、全国展開している当社の拠点網を活用し、日本全国やお客様希望の複数エリアで同時に業務を開始することも可能です。このようなケースでも、当社の営業窓口を一本化することで、貴社社員のご負担も軽減することができます。様々な業界での受託運営ノウハウを活かし、お客様と共に、高品質かつスムーズな業務遂行に貢献します。
主な対応業務
- 年末調整業務
- 選挙出口調査
- 季節催事の受付、販売業務
- コンサート、イベントでのテント販売業務
- キャンペーン問い合わせ対応業務
- 式典、行事、イベントの運営業務
年末調整BPO・出口調査BPOの提案例
CASE 01
〈年末調整業務〉 業務量に合わせ柔軟に人員を配置し、期間内に年末調整処理を完了
- 対象業務
- 年末調整業務
- 規模（FTE・予算など）
- 約100名
- 導入前の課題
-
- 年度ごとに税制上の変更があり、処理上の変更点がまとまっていない
- 年末調整業務を理解している人員を十分に確保できない
- 申請者からの申請ミス対応や個別サポートに追われ、担当者の業務が煩雑に
- 通常業務に加えての作業であり、申請期限に間に合わせるため期間中は担当者の残業が多く発生する
- 導入施策
-
- 再整備したマニュアルを活用し、新規従事者へきめ細かな教育研修を実施
- 要員計画の見直し
- 役割分担の明確化
- オフィスレイアウトの改善により作業導線を整備し業務効率化
- 導入後の効果
- 各業務の役割分担と、マニュアルを整備したことで未経験者も短期間で対応可能になった。
計画的な要因配置ができた結果、申請期間となる1ヶ月半で、約30万人分の年末調整業務を完遂することができた。
担当コンサルタントのコメント
お客さまから「年末調整が期間内に完了しない」と相談を受け、まずは例年の業務量の増減と進捗把握を行いました。書類の開封数、入力件数など業務プロセスごとの数値を細かく確認することで、ボトルネックとなる業務を発見。その業務に重点的に要員配置を行うことで、期間内に年末調整業務を完了することができました。業務分析の結果、余剰時間も生まれたため、他の業務も対応できるようになりました。
CASE 02
〈出口調査〉 丁寧な研修とマニュアルの整備による高精度の調査結果で、業界内で的中率No.1の評価へ
- 対象業務
- 選挙出口調査
研修会場手配、研修ファシリテーション、アンケート回収（タブレット使用）、調査員からの問い合わせ対応、欠員発生時の緊急人選、貸与物回収 など
- 規模（FTE・予算など）
- 調査業務：1,000～2,000名・本部要員：50名
- 導入前の課題
-
- ノウハウの蓄積が困難で毎回ミスが発生する
- 短期間内での人員確保と配置・シフト作成に手間がかかる
- スタッフへの業務研修実施が煩雑で、スタッフレベルの平準化ができない
- 導入施策
-
- 研修および業務マニュアルの整備
- タブレット入力画面のUI見直しなど、業務プロセスを都度改善
- 次回の選挙に備え、調査品質向上のため半年に一度はお客さまと打ち合わせを実施
- 導入後の効果
- 事前研修と業務マニュアルの整備によりスタッフレベルの平準化を実現
高精度の調査結果を回収することができ、業界内で的中率No.1の評価へ
担当コンサルタントのコメント
選挙の出口調査業務は日本全国各地で一斉に同日に行う必要があります。北海道はA社、東北はB社…と委託先がバラバラで、クライアント様の管理負荷が大きかったところで、全国で対応可能な弊社にお任せいただけました。出口調査業務の遂行に長けたスタッフを集め、かつ十分な研修を行った結果、出口調査の回答率も高く、業界No.1の的中率とのご評価をいただきました。また次回選挙に向けて、IT化やコロナ感染防止対策など、常にご依頼時の状況にベストな状態で対応できるよう、半年に一度「選挙が始まったらどうするか」を話し合い、IT化やコロナ禍対策も進めています。
年末調整BPO・出口調査BPOに関するよくある質問
Q
短期間かつ全国での業務が発生しますが、対応可能ですか？
A
可能です。日本全国で数千人単位となるプロジェクトの受託実績が複数ありますので、お気軽にご相談ください。
Q
業務が整理できていない煩雑な短期の業務もアウトソーシング可能ですか？
A
業務を細かく分けてマニュアルをしっかり整備し、役割分担を決めることで、複雑な業務もアウトソーシング可能となった実績がございます。
年末調整BPOサービスの流れ
STEP1 業務調査・分析
関係者へのヒアリングにより、現状の実態を
調査把握し、業務プロセス、発生頻度、難易度、
再現性などを分析します。
STEP2 業務設計
新業務フロー策定、マニュアル・ツール類の作成、
ファシリティ調整などBPO施策の設計を行ないます。
STEP3 運用・改善
業務引継ぎ後、パイロット運営を経て新体制に
入ります。運営開始後も検証、改善を継続的に
行ない、定期レポートや定例報告会を実施します。
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