採用代行・派遣管理のアウトソーシングのメリットとBPOの特長
「採用代行・派遣管理」は、当社の人材派遣・人材紹介を中心とする総合人材サービス企業としての組織力と専門性を活かし、正社員や派遣スタッフの募集、契約管理、更新処理などの採用業務全般を対応するBPOサービスです。
採用代行デスクにおいては、専門性と経験を持つスペシャリストがサポートする他、専門のオペレーションセンター等で採用業務を集約します。中途採用活動においては、応募受付、面談日程調整などのオペレーション業務をアウトソーシングすることで、採用担当社員を母集団形成や面接、内定者フォロー等のコア業務にシフトすることが可能となります。また、採用市場の状況と貴社ポジショニングを踏まえた採用戦略の策定なども可能です。
派遣管理デスクでは、社内からの派遣オーダーの取りまとめや、派遣スタッフの契約・更新に関する管理業務、複数の派遣会社との契約管理などに対応しております。管理業務をe-staffingシステムに集約する他、独自の分析ツールによる派遣会社評価と外部人材の活用コンサルティングをご提供します。
主な対応業務
〈採用〉
コア業務
- 採用戦略策定
- 採用計画作成
- 人材要件策定
- 採用フロー構築
- 選考支援
ノンコア業務（オペレーション領域）
- 応募受付
- 選考アレンジ、連絡
- 選考ステータス管理
- 各採用チャネル対応
- 問い合わせ対応
〈派遣管理〉
- ベンダーマネジメント（取引派遣会社管理）
- 管理業務代行、管理体制整備
- 請求処理代行
- 派遣照会
- 文書管理
- 勤怠管理
人事・採用のプロフェッショナルと連携し、
ワンストップでサポート
採用顧問×BPO
リファラル採用、ダイレクトリクルーティング…人材採用はここ数年で大きく変化しました。
また、エンジニアを中心に採用難易度の高いポジションも出てきています。
このような採用における新しい課題を解決するために、弊社では通常のBPOに組み合わせて、人材採用や制度構築の豊富な経験を有するプロフェッショナルの活用をご提案します。
採用ターゲットのペルソナ作成といった採用戦略、貴社の優位性を伝えるブランディングから、採用媒体・手法の選定、運用、改善まで、プロフェッショナルとともにワンストップでサポートします。
採用代行・派遣管理のBPO提案例
CASE 01
〈採用代行〉 管理部門や店長候補をはじめ理想的な人財をスピード採用
- 対象業務
- 採用コンサルティングと選考支援
採用戦略の企画設計、ベンダーコントロール など
採用に関連する各種オペレーション
応募受付、連絡、ステータス管理、問い合わせ対応 など
- 規模（FTE・予算など）
- 採用： 100名/年
- 導入前の課題
-
- 店舗数拡大に伴うリソース不足
- 採用リード期間の短縮
- 導入施策
-
- リクルーターとオペレーターを配置
- クライアント企業へ徹底したヒアリングを実施
- 導入後の効果
- 採用スピードが上がり、求める人財の採用目標人数を達成。
担当コンサルタントのコメント
企業理念に共感する人財を求めており、「経験やスキルがあってもカルチャーフィットしなければ採用しない」というビジョンをお持ちでした。よって、事前に細かくヒアリングを行い、エージェントにも企業の魅力を伝え、戦略的な採用活動を実施。結果として、管理部門や店長候補をはじめ理想的な人財のスピード採用（年間約100名）に成功しました。
CASE 02
〈派遣管理〉 派遣のプロフェッショナルとしての課題解決やベンダーマネジメント
- 対象業務
-
- 派遣スタッフの募集・職場見学の設定
- 派遣契約の更新確認・契約手続き
- e-staffingを始めとしたシステム管理・対応
- 派遣費用の請求処理
- ベンダーマネジメント
- 派遣契約に関する各種問い合わせ対応、コンサルティング
- 規模（FTE・予算など）
- １FTE
- 導入前の課題
-
- 各部門と派遣会社間の問題解決に向けた交通整理を期待
- 導入施策
-
- 相談を集約し情報整理した上での適切なエスカレーションをあげる体制を構築
- 導入後の効果
- 申請書を用いた画一的な相談対応だったものを、派遣管理に精通した人材が間に入り対応することで問題解決のスピードアップとトラブル軽減を実現
担当コンサルタントのコメント
派遣管理デスクに対して、単なる事務代行ではなく派遣のプロフェッショナルとしての課題解決やベンダーマネジメントを期待されていました。相談やトラブル発生時に必要とされていた“申請書”を廃止し、都度、派遣管理デスクの担当が寄り添うことで、緊急度合いに応じたスピーディな対応や、トラブルが顕在化する前の収束など、お客様にご満足いただける体制が実現しました。
採用代行・派遣管理に関するよくある質問
Q
サービスの運用場所はパソナ内のみですか？リモート対応も可能ですか？
A
お客様のニーズに合わせて、貴社内での運用（オンサイト）、パソナからのリモート運用（オフサイト）のいずれも可能です。引継ぎ時や導入初期は貴社内で業務を行い、業務品質が安定したらリモート運用に移行する、といった段階的な対応も可能です。
〈採用代行〉
Q
採用目標や書類選考OK率などのKPIを設定することは可能ですか？
A
可能です。採用市場の状況を踏まえて、お客様と当社間で適切なKPIを調整し、その達成に向けて運営いたします。
Q
母集団形成はどのように行っていますか？
A
求人媒体、ダイレクトリクルーティング、転職エージェントなど、企業や求人ポジションに適した方法を組み合わせて母集団形成を行っています。
〈派遣管理〉
Q
業務が1FTEに満たないため、時短や週3日対応といった形態も可能ですしょうか？もしくは、派遣管理以外の業務も組み合わせて、１FTEになるよう調整できますでしょうか？
A
いずれも可能です。例えば、人事部で発生する他の業務を委託いただくことも可能です。また、1FTEに満たない場合は、当社のオフサイトセンターでの対応が可能です。
Q
法改正などの対応が後手に回ってしますケースがあります。コンプライアンスの観点から、正確に対応できる体制を求めていますが、貴社ではどのように対策されていますか？
A
当社では派遣法・労働法等の改正にいち早く対応すると同時に、複数の派遣管理業務を受託運営させていただく中で蓄積したノウハウを活かして、適切な管理業務をご提要します。
Q
各部署ごとに異なる派遣会社に依頼していたため、契約書の管理が煩雑になっています。簡素化することは可能でしょうか？
A
可能です。取引する派遣会社が多いと。契約管理のみならず、法改正時の契約書を全社分チェックする必要があるなど、業務量も増えがちです。このようなケースでは、「派遣管理システム」を導入により、業務の簡素化をはかります。紙の契約書をシステムで一元管理できる他、最新の派遣法に対応して契約業務が進められます。当社が出資しているイー・スタッフィング社のe-staffingシステムを、導入から運用・メンテナンスまで一手にお引き受けいたします。
Q
人財供給力や定着率など、取引する派遣会社に様々な課題があります。各社に対して、改善を促すといった活動は可能でしょうか。
A
可能です。当社独自開発の分析ツールを用いて、派遣会社のパフォーマンスを可視化し、定期的にレポートします。このレポートを参考に、各派遣会社に課題に応じたKPIを設定し、マッチング精度の向上や就業中スタッフのフォロー強化を促す、といった対応が可能です。パフォーマンスの良い派遣会社への集約もご提案させていただきます。集約することで、選定された会社の貴社への人財供給体制が高まり、結果的にマッチング精度もアップした事例もございます。
BPOサービスの流れ
STEP1 業務調査・分析
関係者へのヒアリングにより、現状の実態を
調査把握し、業務プロセス、発生頻度、難易度、
再現性などを分析します。
STEP2 業務設計
新業務フロー策定、マニュアル・ツール類の作成、
ファシリティ調整などBPO施策の設計を行ないます。
STEP3 運用・改善
業務引継ぎ後、パイロット運営を経て新体制に
入ります。運営開始後も検証、改善を継続的に
行ない、定期レポートや定例報告会を実施します。
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