BPO事例インタビューコニカミノルタジャパン株式会社

コンプライアンス対応を実現するために派遣管理デスクサービスを活用

− まず、初めにコニカミノルタジャパン様での派遣活用の状況について、同社の派遣管理を担当しているパソナ村上より説明します。

（村上） 現在、同社では250名弱の派遣社員の方が活躍され、就業先は、本社である浜松町を筆頭に北は北海道から南は九州まで全国各地にいらっしゃいます。職種は一般的な事務の方から、コールセンター、ヘルプデスク、システムエンジニアまで幅広い職種で派遣活用いただいており、日々、様々な派遣社員の方にご活躍いただいております。

コニカミノルタジャパン株式会社 人事統括部人事部長 兼 ダイバーシティ推進室長 伊﨑 公司 様

同志社大学卒業後、営業のキャリアからスタート。2008年から人事としてのキャリアスタート。 元祖働き方改革トリンプ・インターナショナル・ジャパンでの経験を基に、2015年にコニカミノルタジャパン入社（当時コニカミノルタビジネスソリューションズ）、人事部責任者として、人事制度統合、働き方改革含めダイバーシティ推進等に携わる。

※肩書はインタビュー当時のものです。

− 伊﨑様にお伺いします。まず、派遣管理デスクを導入しようと思った背景・きっかけについて教えてください。

コニカミノルタジャパン株式会社 人事統括部人事部長 兼 ダイバーシティ推進室長 伊﨑 公司 様

同志社大学卒業後、営業のキャリアからスタート。2008年から人事としてのキャリアスタート。 元祖働き方改革トリンプ・インターナショナル・ジャパンでの経験を基に、2015年にコニカミノルタジャパン入社（当時コニカミノルタビジネスソリューションズ）、人事部責任者として、人事制度統合、働き方改革含めダイバーシティ推進等に携わる。

※肩書はインタビュー当時のものです。

（伊﨑様） 私は2015年9月に当社に入社したのですが、最初に感じていた課題として「コンプライアンス対応」があげられます。

2015年に労働者派遣法改定により抵触日の管理が必須になりましたが、その時に当社では、各部門で派遣社員を管理しており、人事部として、派遣社員の全体管理が行き届いていませんでした。
そのため、まずは人事として何名派遣社員を活用しているのか、各派遣社員の就業期間を把握し、抵触日を把握することから始めました。

なお、これらを人事メンバーで把握・管理し続けることの工数を考えた際に、派遣管理に人事部の多くのメンバーを割く事は難しく、また派遣管理に関する業務・知識を有するメンバーが乏しかったため、派遣管理デスクサービスを導入することにしました。

− 派遣管理デスクサービスを活用する中での役立ったことがあれば教えてください。

人事部に労働基準監督署から定期的に、「こういう書類を提出して欲しい、実態調査としてヒヤリングさせて欲しい」などの依頼が来ます。先ほどもお伝えしました通り人員を割く工数もなく、派遣管理に精通しているメンバーがいないので、派遣管理デスクを利用しました。

提出必要なデータは一括で情報集約されているので、すぐに書類作成することが出来ましたし、労働基準監督署との折衝では特に有効に活用させていただきました。

また、当グループの歴史を振り返ると、会社統合が多くその都度契約書や請求書周りも変える必要がありましたし、仕事の進め方がグループ会社や部署によっても異なっていたので、派遣管理デスクサービスのやり方を基準に統一したことで効率的になりました。
それだけではなく、パソナから生産性改善の提案をいただき、それを活用するようなことも多くありました。
まとめると、コンプライアンス対応をきっかけに導入をし、結果的に生産性改善やマニュアル化による効率化も合わせて効果がありました。

派遣管理デスクサービスの活用を業務効率化につなげ、各社員がコア業務に集中できる環境を構築

− 他にも派遣管理デスクサービスを活用してよかったことがあれば教えてください。

先ほどの話と重複しますが、当時は人事部では派遣管理を行っていなく、「発注～職場見学～契約～入退社手続き～請求書対応まで」全て現場主導で任せていました。それらを人事にて集約し、派遣管理デスクにまとめる時に、特に請求書対応は大変でした。

今は活躍されている派遣社員は約250名ですが、当時は300名以上在籍していて、毎月の請求書対応を現場から引き揚げて派遣管理デスクで一旦集約しましたが、毎月3営業日程度の工数が掛かっており課題ではありました。

派遣管理デスクが業務改善を続けた結果、今は1営業日も掛からず、結果として、毎月2営業日分の工数を抑えられているので、その分人事として本来すべき業務やコア業務に集中する環境が出来ていると思います。

− 続いてパソナの村上さんにお伺いします。同社ではオフサイトの派遣管理を行っていますが、現場担当者や派遣社員とのコミュニケーションで工夫されていることはありますか。

問題・相談事項が発生した時には、それぞれの担当者と早急にお電話やメール・チャットなどを活用して連携をするようにしています。
基本的には、オフサイトとしてパソナの事業所内で業務を行わせていただいておりますが、状況に応じて同社オフィスにお伺いして対応をしています。
その他、毎月の月例ミーティングを人事の方と行っていますので、日頃発生している問題や相談事項を共有し、必要に応じて改善施策を行っています。

それ以外の緊急性が高い案件に関しては、定例ミーティングとは別で人事の方にご相談し、解消するように努めています。そのため、オフサイトを原則としていますが、柔軟に対応方法を変えている状況です。

− 伊﨑様へ、最後にお伺いします。今後パソナに期待することがありましたら、教えてください。

期待することの前に、パソナさんに助けてもらった点があり、それを共有しますね。
丁度この前パソナさん主催で、社内指揮命令者向けに派遣活用を知る勉強会を実施していただきました。

以前より受け入れ方法・対応方法が現場内での口頭伝承になっており、受け入れ側の知識が浅いことが要因でトラブルが発生していたと、村上さんから聞いていたので、問題解決のために勉強会開催に至りました。

派遣の契約～オペレーションについては、プロフェッショナルとしてパソナさんにご活躍いただいておりますが、それ以外に、派遣管理に関する勉強会を実施していただき、派遣・業務委託との違いや現在の市場間、現場社員に向けた派遣活用ルールやコンプライアンスに関する注意事項なども含めてレクチャーいただけていますので、本当に助かっています。

そのようにトラブルを未然に防ぐための仕掛けをパソナさんと一緒に考えて対処していきたいと思いますので、引き続き、宜しくお願い致します。

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