総務・庶務のBPO・アウトソーシングサービス
煩雑な総務業務を効率化
戦略的に担当社員をコア業務へシフト！
（受付時間：平日9:00~17:30）
総務・庶務のBPO・アウトソーシングサービス
煩雑な総務業務を効率化
戦略的に担当社員をコア業務へシフト！
総務・庶務業務でお困りのことはありませんか？
- 細かい業務が多岐に渡り、業務を兼務しているためコア業務に集中できない
- ベテラン社員に依存してしまい業務がブラックボックス化している
- 社内外との調整が多いのが負担
- 関連法令の改正が多く、対応に追われている
そのお悩みをパソナが解決しますパソナの人事・労務アウトソーシング・BPOサービスが選ばれる理由
導入実績と積み上げた
ノウハウ
1,000案件以上の国内BPO事業導入実績を持ち、人事・労務領域においても幅広い業務に対応が可能です。
専門性の高いグループ会社とも連携し、柔軟な体制を構築します。
コスト・ベンダー管理まで
総合的に委託可能
定型的な事務作業はもちろんのこと、コスト管理・ベンダー管理を含む総合的なファシリティ・マネジメントが可能です。一元管理によるコスト削減など、これまでの知見を活かした運営をいたします。
課題に合わせた
サービス提案力
きめ細かなヒアリングに基づいて、導入フローやスケジュール、運営体制をご提案いたします。チーム派遣からの導入やオンサイト／オフサイト体制などの多彩なメニューから、課題やご要望に合わせて最適な導入方法のご提示が可能です。
総務・庶務アウトソーシングBPOサービス導入事例
従業員向けサービスを「オフィスコンシェルジュ」として業務委託
- 業界
- 建設業
- 従業員数
- 900名（サービス提供先の本社勤務者数）
課題
- 従業員からの問い合わせ対応の負荷
- 従業員からの問合せ対応が多く入ると、総務の社員の方の通常業務が滞ってしまう。一方、本社に出社して勤務する従業員の生産性や満足度も維持向上したい。
BPOサービス運営のポイント
POINT 01従業員向けのサービスのみを切り出す
総務部門から従業員に提供しているものだけを切り出して集約しました。
＜業務内容＞
- 巡回
-
- 事務用品・備品発注
- 清掃・点検の立ち合い
- 傘立て・ハンガーラック・ロッカー管理
- FAX・郵便・社内便仕分け
- コンシェルジュカウンター
-
- 機器管理貸出
- 会議室予約管理
- 落とし物管理
- 社内各種問合せ対応
- 新規配属者対応
（名刺、セキュリティーカード発行、ロッカー割当）
POINT 02「オフィスコンシェルジュ」としてサービス提供
専用カウンター「オフィスコンシェルジュ」及びフロア巡回でのサービス提供に集約しました。「オフィスコンシェルジュ」の人員シフトや教育はパソナで実施。
BPO導入による効果
- 総務部門では担当業務に集中できるようになった
- 従業員満足度の向上
パソナの総務・庶務アウトソーシング・BPOサービスのご支援範囲
総務部門の業務は、外注先管理や施設・設備の運営、経営支援、従業員サービス、ガバナンス対応など多岐にわたります。
パソナのBPOサービスは、これら幅広い領域を網羅的にカバーし、属人化に陥ったり煩雑になりがちな総務業務を効率化します。
各社固有の業務でも、ワークフローの構築や手順書等を作成することで対応できますので、まずはご相談ください。
外注先管理
- 外注先情報管理
- 契約管理
- 発注／検収
施設・設備管理
- 建築・オフィス
- OA機器／什器
- 警備／清掃
- 転勤支援
- 事務所移転／統合
経営支援
- 執行役員
- 株主総会
事業部門支援（従業員サービス）
- 受付・来客管理
- 会議室管理
- 従業員証
セキュリティカード - 郵便物／宅配物
- 出張精算
- 車両管理
ガバナンス（社内統制）
- 文書管理
- 規定管理
- 法令遵守
- 印象管理
その他
- 代表電話
- 問合せ対応
- 防災・BCP
- 社内イベント
企画／運営 - 渉外・地域連携
パソナの総務アウトソーシング・BPOサービスの導入実績
企業全体の運営を支える総務部門の管理業務をアウトソーシングすることで、コストや業務効率の全体最適を図ります。固有の業務も業務調査することで、受託可能となった例もございます。ぜひお問い合わせください。
| 業種 | 従業員数 | 人工 | 委託業務 |
|---|---|---|---|
| ハウスメーカー | 15,000 | 10 | 〇従業員サービス ・備品貸し出し ・社員証発行 ・受付 〇ガバナンス ・各種データ入力 ・スキャン ・ファイリング 〇その他 ・代表電話応対 |
| 金融 | 10,000 | 5 | ・代表電話交換業務（取次ぎ・案内） ・館内放送 |
| 保険 | 8,000 | 9 | 〇メール室業務 郵便物、宅配物の受取、仕分け、発送 |
パソナの庶務アウトソーシング・BPOサービスの導入実績
複数の事業部横断で庶務業務をまとめて委託することで、社員のリソースをコア業務に集中させることを実現します。専門スタッフがおこなうことで、品質の向上も期待できます。
| 業種 | 従業員数 | 人工 | 委託業務 |
|---|---|---|---|
| 総合商社 | 5,000 | 5 | 〇本部内複数部署の庶務業務を集約 ・経費精算 ・会食手配等 |
| 不動産 | 200 | 4 | 〇全社共通の庶務業務を集約 ・備品管理・発注 ・郵便発送・受領 ・文書契約書のPDF化及び製本等 |
豊富な実績をもとに最適なご提案をいたします。お気軽にご相談ください。
- お電話でのお問い合せ
- 0120-308580
（受付時間：平日9:00～17:30）
総務・庶務アウトソーシング・BPOサービスよくある質問
Q
BPO・アウトソーシング化に適した総務・庶務（総務事務・庶務業務など）はどういったものでしょうか
A
ある程度のボリュームがある定型業務（ルールに基づく処理を行う）が、BPO・アウトソーシング化の活用メリットを感じていただきやすいでしょう。一方、少量・多種の業務や非定型業務も、業務調査を通じて可視化することで、BPO・アウトソーシング化できるケースもあります。当社では、BPOコンサルタントがお客様の課題やニーズを伺い、業務調査を通じて、場所（オンサイト/オフサイト）と契約形態（業務委託/ユニット派遣/派遣）を組み合わせたベストソーシング提案が可能です。ぜひお気軽にご相談ください。
Q
総務・庶務のBPO・アウトソーシングにより、どのような企業課題の解消につながりますか？
A
ご相談いただく企業の多くが、以下のような課題を感じておられます。
・付加価値の高いコア業務への社員シフトによる知的生産性向上
・業務量に対する人材不足や繁閑差への対応
・業務の属人化やブラックボックス化の解消
・社員の高齢化による業務の継続性に対する課題解消
また、働き方改革やコロナ禍といった社会情勢の変化に対し、BPO・アウトソーシングをはじめとする外部人材の活用を検討されている企業が増えています。
Q
BPO導入の主な目的は？
A
コスト削減や業務の安定した処理、処理にかかるリードタイムの短縮や、その品質の標準化などを目的として導入されるケースが多いです。その結果として、ピーク対応力の向上や、社員のコア業務への集中といった効果が期待できます。
総務・庶務アウトソーシング・BPOサービス導入の流れ
STEP1 業務調査・分析
業務一覧表の作成や、関係者へのヒアリングに
より、現状の実態や業務要件、システム要件を
整理します。業務プロセス上の課題を洗い出し
全体像を可視化します。
STEP2 業務設計
業務要件およびシステム要件を精査のうえ、業
務仕様の整理やシステムの設計・設定を実施し
ます。
STEP3 導入準備
運用開始に向けて、運営ルールや各業務のマニ
ュアルを整備します。システム導入などの環境整
備、スタッフへの教育研修および運用テストを
実施し、円滑な運営体制を構築します。
STEP4
トライアル運営
（並行稼働）
業務を引継ぎトライアル運営を行います。トライ
アル中の課題を洗い出し、フローやマニュアル、
システム設計の変更や微調整を行っていきます。
STEP5
本運営・改善
提案
定期レポートや定例報告会を活用し、恒常的に
PDCAサイクルを回していくことで、業務の継続
的な運用と改善に繋げます。
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