更新日:2024年11月25日

総務の役割は、「会社運営を円滑にすること」「従業員が働きやすい環境を整備・管理すること」です。総務が担う業務は企業によっても異なりますが、共通する基本業務としては、以下のようなものがあります。

・備品の調達・管理
・施設の管理
・社内文書の作成・管理
・社内規定・ルールの整備
・社内イベントの企画・運営

なお、企業によっては、総務が人事・労務・法務などの業務を兼務するケースもあります。特に中小企業では、限られた人員で効率的に業務を進める必要があるため、複数の役割を担う傾向が見られます。

従業員が業務を行ううえで必要な備品の管理を行います。文具・封筒・コピー用紙・プリンターのトナーといった消耗品は、在庫状況をチェックし、不足がないように発注します。

PC・プリンターなどの機器については、リース契約のほか、定期的なメンテナンスや不具合が生じた際の修理を専門業者に依頼します。そのほか、電話・デスク・チェアなど、従業員が使用するさまざまな備品を管理します。

従業員が快適に業務を行えるよう、施設を管理します。例えば、ビルオーナーや管理事務所との連携、清掃業者への依頼、照明・空調の調節、防災設備の管理などが挙げられます。

関連施設・設備の購入やリースの契約を行うこともあります。社員数の増加や組織体制の変更に応じて、オフィスのレイアウト変更や移転にまつわる業務も総務業務の一つとされることが多いです。

企業が保有する固定資産には、有形固定資産（土地・建物・車両・機械設備・装置など）と無形固定資産（知的財産権、借地権、のれん代、電話加入権、光熱水施設利用権など）があります。

固定資産の状況を正確に把握・管理するために棚卸し作業を行います。棚卸し頻度は企業によっても異なりますが、半期に一度、年2回以上行っている企業が多いです。

稟議書や契約書をはじめとした書類の保存・管理・廃棄を行います。契約書は主に法務が取り扱いますが、専門部署がない場合、総務が担うこともあります。文書によっては法律の規定に従って保存・管理が必要です。

社内規程の検討・整備や各種書類のテンプレート化を行う場合もあります。各種申請のフローの策定、現状に見合っていない規程の改定など、円滑な会社運営につなげます。

従業員の家族に不幸が起きた場合は、社内規定に則って弔電の送付や見舞金支給などの手続きを行います。
企業によっては結婚時に結婚祝金、出産時に出産祝金の支給もあります。また、社外の取引先などで弔事・慶事がある場合にも、お悔みやお祝いの挨拶状などを発送します。

郵便物を発送するほか、届いた郵便物を宛先部署ごとに仕分けします。部署の数が多い企業では、誤配や紛失がないよう、チェックや記録などを行うこともあります。

会社の代表電話にかかってきた電話や来客への一次対応を行います。問い合わせの内容に応じて、適切な担当部署へ取り次ぎを行い、来客の場合は応接室や会議室へ案内します。

会社が主催する重要な会議・行事・イベントの企画・運営を行います。例えば、株主総会、取締役会、役員会、全社会議、社員旅行、社内交流イベントなどがあります。社内外の参加者への招集通知、会場の手配・設営、当日の運営・進行、議事録作成など、事務局業務を幅広く取り仕切ります。

近年、リモートワークの普及に伴い、従業員同士のコミュニケーションが希薄になることを課題とする企業が多く見られます。従業員同士のコミュニケーションを促進する社内イベントを企画しようと考える企業もあり、アイデアや企画の立案において、総務が大きな役割を果たしている企業もあります。

企業規模によっては、総務が一部署として独立していないケースや、総務が人事・労務・法務の業務を兼ねているケースもあります。そうした場合、総務が採用や給与計算などの人事・労務業務や、契約や取引に関する法務業務を担うこともあります。

総務は、会社全体の基盤の整備・管理・運営を担います。経営層から各部署の従業員まで、組織を横断して多くの従業員とやりとりする機会があり、幅広い業務を手がけるため、「会社の運営を支えている」と実感する場面も多く、やりがいにもつながります。

会社全体のルール作りやその運営に携わる総務は、経営層と各部署の現場、さらには部署間の橋渡し役を担うこともあります。組織の一部が良いだけでは十分ではなく、「全体最適」を図ることが企業にとって重要です。業務を通じて調整力が高まり、バランス感覚を磨けるでしょう。

必要な備品が不足したり、設備や機器にトラブルが生じたりすると、業務が滞ってしまいます。また、従業員が心地よく仕事に取り組み、成果を上げるためには、環境整備が重要です。

総務は、直接的な利益を生み出すお仕事ではありませんが、多くの従業員のサポートを通じて業務を円滑に進めることで、感謝されることもあります。「人の役に立ちたい」「縁の下の力持ちでありたい」と考える方に向いているお仕事といえるでしょう。

総務は会社の代表窓口として、社外からの電話対応や来客対応に加えて、備品や施設管理に関する取引先との交渉も行います。また、従業員からの問い合わせや相談にも対応します。

このように、社内外の幅広い人々とやりとりをするため、それぞれの立場を考慮したコミュニケーションスキルが欠かせません。相手の意見や要望を理解しつつ、自分たちの意見や要望をわかりやすく伝える力が重要です。

各種文書の作成や株主総会・取締役会用の資料作成、データの集計・管理、そして社内外とのメール対応などにおいて、PCスキルが求められます。特にOfficeソフト（Word・Excel・PowerPointなど）の操作スキルが高いと、PC作業をスピーディに行えるでしょう。

パソコンスキルを証明する資格として「マイクロソフト オフィス スペシャリスト（MOS）」があります。MOSを取得することで、一定レベルのPC操作能力の証明にもなるので、初めての事務職の方にはおすすめの資格です。

総務の仕事は多岐にわたるため、複数の業務を同時に進める「マルチタスク対応」のスキルが必要とされます。業務の優先順位を適切に判断し、スケジュールを管理しながら進めることが大切です。

書類管理や備品の発注、設備の保全といった定期的なルーティン業務に加えて、従業員からの問い合わせやオフィス機器のトラブルなど、突発的な対応が必要になる場合もあります。こうした状況に臨機応変に対応する力も求められます。

総務は、経営陣と各部署をつなぐ役割を担っています。会社運営においては、社内の意見やニーズを集めることも重要です。そのため、総務には幅広い情報収集スキルが欠かせません。

近年、福利厚生やオフィス環境を充実させる新しいサービスが次々と登場しています。環境整備や従業員満足度向上を図るため、最新の情報をキャッチアップし、自社に適したものを見つけることも必要です。

また、広報がない企業であれば、社外向けの情報発信も総務が担います。正しい情報を発信するためにも、自社サービスやCSRなどについての知識も必要になります。

総務のお仕事に就くために特別に必要とされる資格はありません。ビジネスマナーやPCスキルを備えていれば、未経験からでも就業できるお仕事もあります。

派遣のお仕事の場合、総務経験者を積極的に募集している企業もある一方、未経験でもコミュニケーションスキルや本人の意欲を重視する企業もあります。「人の役に立ちたい」「人を支えたい」という姿勢を求めていることも多いです。

例えば、販売・サービス職の方であれば、お客さまに対する気配りやホスピタリティを自然に身につけていることでしょう。それを自社の従業員を「お客様」と捉えて活用すれば、これまでの経験やスキルを総務のお仕事でも生かせる可能性があります。

就業先は大手企業から中小企業までさまざまです。企業によって総務に求められるスキルは異なるため、自分の強みを活かしやすい企業を選ぶことができるでしょう。まずは「派遣」というスタイルからはじめて、経験を積んでみてはいかがでしょうか。