更新日:2024年7月25日

お仕事を早く覚えるポイントは、まずお仕事の目的を理解して全体像を把握することです。全体像が分かると業務の優先順位をつけやすくなるので、まずどの業務から覚えていくべきかが分かりやすくなります。

うっかりミス（ヒューマンエラー）を無くすことは難しいですが、ミスを起こしにくくすることはできます。
日頃から周囲とコミュニケーションを取ったり、チェックシートを活用すると良いでしょう。また、デスクの上をつねに整理整頓しておくこともおすすめです。大事な書類をしっかりと管理できていれば、ミスの防止につながります。

もしミスをしてしまったときには、速やかに上司に報告しましょう。伝えにくいからといって、先延ばしにしてはいけません。報告する際は「申し訳ありません」と謝罪をしてから、客観的かつ明確に事実を伝えましょう。

会議資料や提案書の作成では、視覚的にわかりやすい資料が作成できるアプリケーション「PowerPoint（パワーポイント）」が多く使われます。

資料作成のポイントは、まずはメモ書きレベルで「誰に」「何を」「どうしてもらう」ための資料であるかを考え、方向性をはっきりさせた構成を考えます。次に、PowerPointにあらかじめ用意されているテンプレートを活用して、資料を作成していきます。

会社の売上金額の集計や、備品管理など多くの作業では「Excel(エクセル)」を使用します。Excelの関数を使いこなすことで、効率的にデータ集計を行うことができ、作業のスピードや精度を上げることができるでしょう。日常業務に役立つ、7つの基本関数は確実に覚えておくことをおすすめします。

Excelの関数とセットで覚えておきたいのが、ショートカットキーの活用です。ショートカットキーを知っていると、「Ctrl＋C (コピー)」のようにキーボードのキーを1〜3個押すだけで、マウスやトラックパッドを使わなくても目的の操作ができます。セルの移動や範囲選択に関するショートカットキーを覚えることで、作業効率が格段に上がるでしょう。

相手に依頼をするメールを送る際は、「急なお願いで恐縮ですが」「たいへん勝手ではございますが」などのクッション言葉を活用しましょう。また、依頼内容を具体的に書くことで、誠実な姿勢が伝わりやすくなります。
依頼メールを作成した後は、送信前に「自分ならこのお願いを引き受けるだろうか」という視点でメールを読み返してみましょう。

もしも送ったメールに誤字脱字があったら、気づいた時点ですぐにお詫びのメールを送ります。特に日付や金額、添付ファイルなど重要な箇所を間違えた場合は、メール送信後に電話でも連絡をしましょう。
誤記があったメールの削除依頼を直接行うことで、相手がメールを取り違えてしまうリスクを抑えられます。

業務上のミスについて、メールで謝罪を行う場面もあるでしょう。ミスが発覚したら、とにかく迅速に謝罪することが大切です。相手との関係性を考慮しながらクッション言葉などを使い、丁寧な言葉遣いを心がけることで、気持ちが伝わりやすくなります。

封筒の宛名は位置や敬称にマナーがあるため、注意すべきポイントを押さえておきましょう。また、封筒の形式にはさまざまな種類があり、「縦長封筒」と「横長封筒」とで切手の貼る位置もそれぞれ異なります。

封筒や荷物を郵送するとき「いくらの切手を買えばいいのか分からない」ということもあるでしょう。切手の料金は、封筒のサイズや形、重さ、配達オプションによって変わってきます。