セクレタリー(=秘書)とは、主に要職にある人に直属し、その人の仕事を助ける役を指します。
ですから「セクレタリー」とひと言でいっても、その仕事内容も求められるレベルもさまざま。とても多様なんです。

企業の業態や規模によっても異なりますがまず、直属の上司が日本人なのか外国人なのかによって、大きくふたつに分かれます。外国人付きになる場合は、もちろん英語のスキルが要求されます。
そしてその中でもいわゆるエグゼクティブ・セクレタリーは、一番高いスキルが要求されます。重要な役職者にマンツーマンで付き、それにまつわる仕事をこなすため、完璧なバイリンガルである事が求められます。

グループ・セクレタリーといって、ひとりの上司に複数で付いたり、逆に複数の上司に複数で付く場合や、ひとりで付く場合もあります。また社長付き、部長付きなど、自分が担当する方のポジションや仕事内容に応じて仕事も変化していきます。たとえば営業部の部長付きならば、数字の管理など具体的な業務のサポートまで担当することもあります。

同じセクレタリーでもグループ・セクレタリーを好む方、日本人の役員付を好む方などさまざまです。
ご自身の適性を理解して、同一タイプの仕事の中で精度を上げていく方もいらっしゃいますし、新しいスキルを積み重ね、違うタイプのセクレタリーへとステップアップしていく方もいらっしゃいます。

どんな直属の上司に付くかで仕事内容は変化しますが、基本的にはスケジュール管理、資料作成、慶弔関係、挨拶状や社内・社外文書の作成、名刺整理、出張手配、来客応対などが主な業務です。
直属の上司によっては、プラス・アルファとして、上司が不在の場合に替わって業務を遂行できるくらいのスキルが求められることもあります。どちらかといえば、日系よりも外資系企業の方がその傾向が強いですね。

担当している上司が不在の時に、何か問題などが起こった際は、ただ「不在なので」と判断を先伸ばしするのではなく、場合によってはその処理をどうするのか、判断しなければなりません。
上司をサポートしながら業務を把握し、さらに判断能力という資質が重要となります。とっさの事態に対する対応力が問われます。

やはり経験をいくつか積んで、英語やOA事務処理などさまざまなスキルを磨きながら、ステップアップしていき、最終的にエグゼクティブの方に付かれるというのが一般的です。最低でも5年以上の実務経験が必要となります。

また努力して目標のセクレタリーになっても、さらに努力を続ける必要があります。エグゼクティブの方々は、上昇志向の強い方が多いので、いつも前向きな姿勢で対応することが必要となります。
ネイティブレベルの英語力の方も、さらに語学力を磨いたり、新しいOAソフトを習得したり、時事問題に目を向けたり。常に勉強する気持ちが必要ですね。

セクレタリーは経験が重要視されます。ですから初めはグループセクレタリーで経験を積み、だんだんとステップアップして、やがてはマンツーマンで付けるよう目指す方が多いですね。

そうですね。必要な資質とは、まず「気配り」です。つまり、1を聞いて10理解するということ。
相手が何を望んでいるか、何をしたらいいのか、常に考えられる人であること。
必要なことを予見し、それを具体化するノウハウがあり、実際にできる行動力が必要ということですね。

最近は、特に外資系企業の進出が多いので需要も高いですね。
特に派遣は即戦力なので「秘書は派遣で」というケースが増えています。
またセクレタリーの仕事は、レベルに応じていろいろありますので、ご自身のスキルを伸ばしながら、目指す目標に近づいていくことも可能なのです。

まずはグループセクレタリーから始めて、少しずつステップアップしていけば、マンツーマンのセクレタリーになるのも決して難しいことではありません。
私たちもご登録いただいた際、現在のレベルと目標のレベルをお伺いして、そこに近づくためのキャリア・プランニングを一緒に考えて、サポートしています。
諦めずにトライしていただきたいですね。