おすすめ特集・コラムRPOとは？採用代行のメリットやサービス内容、導入すべき企業の特徴をわかりやすくご紹介

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RPO（採用代行）とは、企業の採用業務を外部事業者が代行するサービスです。主に「採用コンサルティング」「採用リクルーター」「採用オペレーション」の3つに対応し、採用リソースが不足している企業や求める人材をなかなか確保できない企業に適しています。一方で、外部委託にはコストがかかるうえ、サービスによっては期待通りの成果が得られないこともあります。導入前に自社の採用課題を明確にし、それに対応できるRPO事業者を選ぶことが重要です。 

この記事では、RPOの具体的なサービス内容や活用するメリット、導入に向いている企業の特徴についてわかりやすく解説します。 

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RPO（採用代行）とは 

RPOとは「Recruitment Process Outsourcing（リクルートメント・プロセス・アウトソーシング）」の略で、企業の採用業務を外部の事業者に委託することです。日本語では「採用代行」「採用アウトソーシング」などと呼ばれています。RPOを導入することで、人事担当者の負担軽減や採用プロセスの効率化につながり、採用活動の質とスピードの両方を高めることができます。 

RPOを行うサービスの種類は、大きく以下の3つです。 

• 採用計画立案から入社後の定着支援まで総合的な支援を行うサービス 
• 採用戦略策定などのコンサルティングに強みがあるサービス 
• 採用に関連する実務の代行業務に強みのあるサービス 

特に、コンサルティングに強みがあるサービスの事業者には、人材サービスを幅広く手掛けている会社が多いという特徴があります。幅広い実績から、採用課題の解決に向けた効果的な提案が可能です。 

また、採用業務をすべて依頼できるサービスや、応募書類の管理や面談の日程調整といったノンコア業務（利益には直結しない副次的な業務）を代行してもらえるサービスも存在します。 

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RPO（採用代行）の導入が広がっている背景 

RPOの導入が広がっている背景としては、以下の2点が挙げられます。 

• 採用の難易度が上がっている 
• 採用業務が複雑化している 

近年、少子高齢化により労働人口が減少しています。特に、若年労働力人口（15～34歳）は2007年から2017年までの10年間で約320万人減少し、採用ニーズの高い若年層の人材確保がますます難しくなっている状況です。さらに、転職が一般化したことで人材の流動性が高まっていることも、近年の採用難易度を押し上げる要因となっています。 

採用競争が激化し、求職者に選んでもらうために、各企業はさまざまな採用手法を駆使して人材を獲得しようとしています。求人サイトや自社サイトを活用した採用活動やダイレクトリクルーティング、リファラル採用など、採用手法が多様化し、結果として採用業務が複雑化しました。特に、従業員が少なく採用担当者が1人で複数の業務を請け負っている場合、採用業務が複雑化すると、担当者にかかる負担は非常に大きくなります。 

このような背景から、採用業務の負担を軽減し、高い効果が期待できるRPOに注目が集まっている状況です。 

関連記事：ダイレクトリクルーティングとは？メリット・デメリットを解説​ 

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RPO（採用代行）の主なサービス内容 

RPOで提供されるサービス内容は、事業者によって異なりますが、コア業務・ノンコア業務問わず、採用業務に関連する幅広い業務に対応している場合が多いです。RPOを導入する際には、どの業務を自社で行い、どの部分を委託するかを整理し入念に検討しましょう。事業者によっては、整理の部分から気軽に相談でき、適切なRPOの活用方法を一緒に考えてくれる場合もあるため、まずは問い合わせてみてはいかがでしょうか。 

主に、以下のようなサービスが挙げられます。 

ここでは、RPOの主なサービス内容について解説します。 

関連記事：採用支援とは？具体的な支援内容と利用時に注意すべきポイントを紹介 

採用コンサルティング 

採用コンサルティングは、企業が抱える採用活動の課題を解決するため、採用計画や戦略の策定を支援するサービスです。具体的には、以下のような支援を行います。 

• 採用課題把握・分析 
• 採用方針立案 
• 採用計画の策定 
• 採用ROI向上施策 
• 採用ブランディング構築支援 
• 採用広報戦略策定 
• 母集団形成 

求人サイトやエージェント、ダイレクトリクルーティングといったさまざまな採用手法の中から、適切な組み合わせを提案してくれます。ここでは、採用コンサルティングにおける「採用計画の策定」と「母集団形成」についてより詳しくご紹介します。 

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採用計画の策定 

採用計画は、採用活動を進めるうえでの行動指針であり、採用プロセス全体を方向付けるガイドラインとなります。企業が抱える課題や求める人物像、今後の事業計画などを丁寧にヒアリングし、目標達成に向けた戦略的な採用計画を策定します。 

母集団形成 

母集団とは、採用活動において候補者となる人材グループのことです。効果的な採用を行うためには、自社に関心を持つ人材を多く集め、応募につながりやすい母集団を形成する必要があります。採用コンサルティングは、企業が求める人材層に届きやすい求人媒体や求人広告を活用し、相性のよい候補者を効率的に集めることができます。 

 関連記事：採用活動に必須の「母集団形成」とは？具体的な手順とコツ、母集団形成の手法を解説！

採用リクルーター 

RPOには、採用業務に精通したスタッフが企業の採用リクルーターとして活動し、採用目標の達成を支援してくれるサービスも存在します。具体的な支援内容は、以下のとおりです。 

• ダイレクトリクルーティング 
• エージェントコントロール支援 
• 書類選考支援 
• 面接支援 
• 社員紹介（リファラル）の運用 

上記のような支援のほか、採用業務に関わる人材の評価・分析や、研修なども担当してくれます。ここでは、採用リクルーターが担う「書類選考・面接支援」についてより詳しくご紹介します。 

書類選考・面接支援 

書類選考では多くの応募書類に目を通す必要があり、人事担当者の負担が大きいプロセスです。そこで、採用リクルーターに採用基準を共有し、応募者のスクリーニングを代行してもらうことで、選考業務の負荷を軽減できます。また、面接そのものを委託し、候補者を絞り込んでもらうことも可能です。 

採用オペレーション 

採用オペレーションは、応募受付や面接調整といったノンコア業務を担当してくれるサービスのことです。具体的には、以下のような支援を行います。 

• 応募受付 
• 進捗管理 
• 面接調整 
• デジタルスクリーニング 
• 合否連絡 
• 内定者フォロー 

企業内や指定した場所、BPOセンターなどで、採用に関連する実務を代行してくれます。コア業務に集中したい場合、採用オペレーションサービスの利用がおすすめです。ここでは、採用オペレーションにおける「内定者フォロー」についてより詳しくご紹介します。 

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内定者フォロー 

採用オペレーションでは内定後も定期的に連絡を取り、入社後に担当してもらう業務内容の説明や入社手続きの案内など、内定者に対する丁寧なフォローを代行しています。こうしたフォローを怠ると、内定を辞退され他社へ流れてしまう可能性があるため、内定から入社までの期間も会社への関心を維持し、継続的に入社意欲を高めていくことが重要です。 

RPO（採用代行）導入で得られるメリット 

企業がRPOを導入することによって得られるメリットは、以下のとおりです。 

• 採用力の強化 
• 採用担当者の負荷軽減 
• 採用コストの削減 

ここでは、それぞれのメリットについて解説します。 

採用力の強化 

RPOを導入することで、自社にはないスキルやノウハウを活かした採用ができ、採用力を強化できるというメリットがあります。 

RPOのサービス事業者は、企業の採用活動を支援してきた実績を多く持ち、採用活動に関する専門的知見を持ったプロです。RPOでは、採用のプロが人事戦略に合わせた採用戦略の提案や効果的な採用手法の実施、採用担当者の支援など、多様な業務を行ってくれるため、採用に関するさまざまな課題の解決が期待できます。 

また、採用に関する最新動向やトレンドも押さえているため、時代の変化に応じて最適な採用手法を取り入れることができます。こうしたプロのノウハウを活かして採用手法を工夫することで、母集団の質を向上させるとともに、内定率の向上や辞退率の改善など、質の高い採用活動につなげることができます。 

さらに、採用活動の進捗状況は常に共有され、レポーティングされます。レポートをもとに現状を分析し、改善点を明らかにしてくれるため、PDCAを回しながらさらなる効果的な採用活動につなげられるのもメリットです。 

 関連記事：採用手法のメリットとデメリットを比較！最適な手法を選ぶポイントとは

採用担当者の負荷軽減 

RPOを導入し、さまざまな採用業務を代行してもらうことによって、採用担当者の業務負担を軽減できるのは大きなメリットです。採用に関するすべての業務を代行してもらえるほか、ノンコア業務の代行を依頼し、浮いたリソースでコア業務に集中するという選択肢もあります。 

採用業務では、書類の確認や面談の日程調整、電話対応など、事務的なノンコア業務に時間を取られがちです。こうした業務をアウトソーシングすることで、採用戦略の策定や内定者への入念なフォローなど、自社の社員だからこそできる重要な業務に専念することが可能な環境を構築できます。 

採用コストの削減 

RPOの導入には委託費用がかかりますが、自社ですべての採用活動を行う場合に比べると、結果的に採用コストを削減できる可能性があります。例えば、採用業務のために人員を増やすよりも、RPOを利用したほうが低コストで済むでしょう。また、豊富な経験とノウハウを持つ“採用のプロ”に委託することで、無駄な工数を減らし採用活動全体を効率化できるメリットもあります。 

また、自社ですべての採用活動を行った際の成果と、RPOの利用により期待できる成果を比較すると、RPOの費用対効果のほうが高い場合もあります。さらに、RPOのサービス事業者はレポートで採用活動に関するパフォーマンスを数値化し、より高い成果を追求して業務を改善してくれるため、さらなる費用対効果の向上が期待できます。 

採用後のミスマッチ防止 

採用後に企業側が求める人材像と求職者のイメージ合わない場合、本来のスキルや経験を発揮できず、早期離職の原因になることがあります。特に新卒社員は職務経験が少なく、企業側の認識とのズレが起きやすいことに注意が必要です。加えて、採用コストの相場は1人あたり90万〜100万円程度 かかるため、ミスマッチによる早期退職は企業にとって大きな損失となります。 

この点、RPOサービスを活用すれば、採用に関する豊富なノウハウを持つ第三者の立場から求職者を精査してもらえます。これにより、企業と求職者のミスマッチを防ぎつつ、質の高い採用活動を実現できます。 

RPO（採用代行）導入時の注意点 

企業がRPOを導入する際には以下の点に注意が必要です。 

• 導入にかかるコストが割高になる可能性 
• 自社に採用ノウハウが蓄積しにくい課題 
• 事業者のサービス品質による効果の差 
• 情報管理ミスや認識齟齬のリスク 

これらの注意点について以下で詳しく解説します。 

導入にかかるコストが割高になる可能性 

RPOの導入には委託費用が発生し、自社のみで採用プロセスを完結させる場合に比べると割高になりやすいといえます。事業者によってサービス内容や料金が異なるため、導入前に目的や委託範囲を明確にしておかなければ、期待する成果が得られずに想定以上のコスト負担がかかる可能性もあります。事前に「何を達成したいのか」「どの業務を委託するのか」を整理し、導入による費用対効果を慎重に検討しておくことが重要です。 

 関連記事：BPO・アウトソーシング導入のプロセスと、最大活用のためのポイント

自社に採用ノウハウが蓄積しにくい課題 

RPOを導入すると、社内の人事担当者が採用業務を行う機会が減り、採用に関するノウハウが社内に蓄積しにくくなります。将来的に自社で採用活動を行う際、戦略立案力や実行力が低下し、効果的な採用施策を展開できなくなる恐れがあります。こうした課題を解消するには、サービス利用中も定期的にRPO事業者とコミュニケーションを取るなど、採用ノウハウを共有・蓄積できる仕組みをつくることが重要です。 

事業者のサービス品質による効果の差 

RPOの成果は、利用する事業者の実力によって左右されます。知識や経験が不足した採用代行サービスを選んでしまうと、コストに見合った成果を上げられない可能性があります。RPOの効果を最大限に引き出すためには、導入の目的や委託したい業務を明確にしたうえで、事前に各事業者の実績や事例を確認し、自社の課題を解決できるサービスを選ぶことが重要です。 

情報管理ミスや認識齟齬のリスク 

採用活動を外部に委託すると、情報管理ミスが発生するリスクを伴います。応募者の個人情報や企業の経営情報を共有するため、情報管理の不備によって漏洩が起これば、企業の信用を大きく損ねる結果となります。こうしたリスクを防ぐには、ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）やプライバシーマークの取得など、個人情報の保護を徹底しているRPO事業者を見極める必要があります。 

また、RPO事業者とのコミュニケーションが不十分な場合、自社との間で認識の齟齬が起こりやすくなることにも注意が必要です。特に採用基準に関してズレがあると、自社の要件を満たさない人材を採用してしまう可能性があります。初期段階で自社の採用方針や基準を共有するとともに、導入後も定期的に進捗や課題をすり合わせる機会をもつことが重要です。 

RPO（採用代行）導入に向いている企業の特徴 

RPOは、自社の採用体制に課題を抱える企業にとって有効な手段となります。ここでは、RPOの導入に向いている企業の主な特徴をご紹介します。 

採用活動のリソース・ノウハウが不足している 

単純な人手不足に限らず、採用活動の複雑化や採用チャネルの多様化によって業務量が増加し、自社のリソースやノウハウだけでは対応しきれなくなっているケースも少なくありません。こうした場合、RPOの導入によってリソース不足を補うとともに、外部の専門知識やノウハウを活用することで質の高い採用活動が実現します。また、繁忙期で一時的に人手が足りない場合も、外部のプロに任せれば採用活動が滞ることなく、計画通りにプロセスを進めることができるでしょう。 

採用規模が大きい 

企業の急成長や新規事業の立ち上げなどで多くの人材を必要とするケースでは、一気に採用活動の負担が大きくなり、自社のリソースが追いつかなくなることもあります。採用人数が増えるほど、面接調整や候補者フォローなどの業務負担が増し、一人ひとりへのきめ細やかな対応が難しくなります。このように採用規模が大きい場合も、RPO事業者に委託することで効率的に採用活動を進められ、安定した採用体制を維持できます。 

求める人材が採用できない 

求人を出しても求める人材からの応募が来ない、あるいは他社に先を越されてしまっているなど、理想とする人材の採用が難しい企業にもRPO導入が向いています。人材獲得競争が激化するなか、優秀な人材を惹きつけるためには自社の魅力を効果的にアピールする必要があります。この点、RPO事業者は採用市場の動向やトレンドを熟知しており、企業の課題やターゲットに合わせた最適な採用ブランディングを設計できます。 

採用活動の効率化を図りたい 

採用活動にコストをかけてもなかなか内定まで至らず、リソースばかりが消耗している企業も少なくありません。こうした場合は、RPO事業者にコンサルティングを依頼し、採用活動で得たデータをもとに課題や改善点を分析してもらうことで、採用プロセスの効率化と精度向上につなげられます。さらに、応募受付や面接調整などのノンコア業務を外部に委託することで、自社の人事担当者は戦略立案やオンボーディングといった本来注力すべきコア業務に専念できるようになります。 

企業におけるRPO（採用代行）の導入事例 

RPOのサービス事業者は、企業の採用課題解決や目標達成のため、複数の施策を打ち出して丁寧に支援してくれるのが特徴です。しかし、実際にどのような施策を提案してくれるのか、実際に成果はあるのかなど、疑問に思っている方もいらっしゃるでしょう。 

ここでは、パソナのBPO・アウトソーシングサービスにおける導入事例を2つご紹介します。 

• 採用手法のアップデートでエンジニア人材を獲得した事例 
• コンサルティング×オペレーションでKGIを達成した事例 

RPOを導入したきっかけや具体的な施策、導入によって得られた効果について解説しているため、ぜひ参考にしてください。 

事例1：採用手法のアップデートでエンジニア人材を獲得 

A社は、アプリ開発を手掛ける、従業員10名以下と小規模な企業です。もともと、人材紹介会社を経由して採用を実施していました。しかし、求める要件に合致しない人材の紹介が多く、採用まで進めない状態が続きます。さらに、社内に採用業務経験者がいなかったため、改善できないという課題を抱えていました。 

A社はRPOの導入に踏み切り、実績のあるコンサルタントによる面接支援のほか、人材紹介会社の変更や選考プロセスの見直しといった施策を実施します。また、経営者や現場へのインタビュー記事を掲載した魅力的な求人票を作成し、採用手法をアップデートさせました。 

その結果、1年間で約7名のエンジニア採用に成功しています。 

関連記事：応募​​が集まる求人票の書き方〜書くべき項目・書いてはいけないNG例も解説！

関連記事：面接官トレーニングのメリットとは？効果的な面接の実施法をご紹介

事例2：コンサルティング×オペレーションでKGIを達成 

B社は、全国のルートセールス職で年間採用目標100名を掲げ、採用コストの削減やリード期間の短縮、女性の採用比率向上などを目指し、RPOを導入しました。 

B社が利用したのは、コンサルティングとオフサイト採用デスクでのオペレーション代行サービスです。具体的には、求人媒体を複数使い分けることや、ホームページ・求人媒体に掲載するコンテンツの刷新、女性向けコンテンツの充実など、即効性のあるさまざまな施策を実施しました。 

また、人材紹介から紹介を受けた人材の採用率や女性比率などの分析、全面接官のリードタイムを記載したレポートの作成と面接官への配信など、採用活動に関するフィードバックも行いました。 

その結果、採用単価を50％削減、リード期間を70日から40日に短縮、女性比率を16％から33％に向上と高い効果を発揮し、KGIの達成を実現しました。 

自社に適したRPOサービスで採用課題を解決しよう 

RPO（採用代行）は、サービス事業者が持つ豊富な知見やスキルを活かし、企業のさまざまな採用課題を解決する画期的なサービスです。 

採用力の強化や採用コストの削減など、RPO導入によるメリットを最大限に得るためには、サービス事業者の実績や得意分野を比較したうえで、自社にもっとも適したサービスを選ぶ必要があります。 

パソナが提供する採用代行サービスでは、コンサルティングを中心に採用業務全般の支援を行っています。人材派遣や人材紹介を中心とする総合人材サービス企業としての組織力と専門性を活かし、効果的かつ即時性のある施策を提案する高いコンサルティング能力が強みです。 

時代によって変化する採用課題の解決や、難易度の高い採用の成功もワンストップでサポートします。サービスの運用場所を自社内とリモートから選択でき、企業のニーズに合わせた柔軟な対応が可能です。 

まとめ 

企業の採用業務を外部事業者が代行する「RPO（採用代行）」。導入には一定のコストがかかるため、費用対効果を十分に検討したうえで、自社のニーズに合致したRPOサービスを選ぶことが重要です。 

自社に適した採用方法がわからず、採用プロセス全体をワンストップで任せられるRPO事業者をお探しなら、パソナの採用代行サービスがおすすめです。サービスの特徴やコンサティング事例をまとめた資料をご用意していますので、RPOの導入を検討している方はぜひご参照ください。