（受けるとき）
1.ベルが鳴ったらすぐに出る。3回以上待たせない。（3回以上の場合は「お待たせいたしました」）
2.用件は必ずメモを取り、復唱確認する。（5W2H）
3.しばらく待たせるときは途中でことわりを入れる。
4.相手が電話を切ってから静かに受話器を置く。（ビジネス電話ではかけた方から切る）
5.伝言は責任を持って確実に伝える。

（かけるとき）
1.会社名・名前を名乗り、短くあいさつする。（「いつもお世話になっております」）
2.用件は結論から簡潔に。複雑な場合は「メモのご用意をお願いいたします」。
3.相手が不在の時は「改めてこちらよりお電話させていただきます」。
4.伝言を依頼するときには簡潔に。
5.一呼吸おいてから静かに受話器を置く。

（名指し人が、不在のとき）
1.お詫びをする。
2.名指し人が出られない理由を伝える。
3.代わりに用件を伺うときはメモを取る。
4.復唱確認し、必ず自分の名前を名乗る。
[例]
「〇〇でございますね。申し訳ございません。只今外出しておりまして〇〇時に戻る予定でございます。よろしければ、戻り次第こちらからご連絡させていただきますが。」
「恐れ入りますが、念のためお電話番号を頂戴できますでしょうか。」

（間違い電話）
1.最後まで丁寧な応対をする。
2.電話番号を確認する。
[例]
「こちらは××××－××××番の〇〇株式会社でございます。お手数ですが、お電話番号をご確認いただけますでしょうか。」

（相手を待たせてしまったとき）
1.中間報告をして「いかがいたしましょうか」と相手の意向を伺う。
2.見通しがたたないときには「こちらからおかけ直しいたしましょうか」と提案する。
3.相手が待つことを希望されたときには担当者へ（電話中などの場合はメモで）その旨を伝える。

（聞きにくいとき・途中で切れてしまったとき）
1.聞きかえす。
2.聞こえたところまでくり返す。
3.途中で切れたときはかけた方がかけ直す。

[例]
「恐れ入りますが、お名前をもう一度お願いいたします。」
「申し訳ございません。お電話が少々遠いようでございますが。」
「恐れ入りますが、〇〇様でいらっしゃいますか・・・」
「先ほど電話が切れてしまい、大変失礼いたしました。」
「さっそくおかけ直しいただきまして申し訳ございません。」

1.丁寧に謝罪する。
2.担当者がいる場合にはすぐに取り次ぐ。
3.まずは相手の話を最後までよく聞く。（相手の話を遮ったり、弁解したりしない。）
4.自分勝手に判断せず、上司の指示を仰ぐ。

慣れたことだけど、たまには初心にかえるのは如何でしょう？
意外な発見があるかも？

他のビジネスマナーのご紹介はこちら