秘書のお仕事で働くパソナスタッフにインタビュー!

未経験からチャンスをつかみ、憧れの秘書へ

Oさん

重要な役職に就く人をサポートする、やりがいの多い秘書のお仕事。ですが、その求人情報に書かれているのは、いつも「経験者」の文字。これから始める人はどうすれば良いのでしょうか?
未経験というハードルを乗り越え、外資系社長室の第二秘書として働くOさんに、これまでの経緯と秘書という仕事について語っていただきました。

もともと秘書というお仕事に興味はありましたか?

実はかなり以前から、秘書のお仕事に興味がありました。計画をたてたり、調整したりすることが好きなので、「自分には、秘書の仕事が向いているのではないか」と漠然と考えていました。

秘書を目指す過程で、ハードルはありましたか?

未経験からチャレンジできる秘書のお仕事を探していましたが、全くの未経験者を募集するケースはまれ。
どの求人情報を見ても、募集しているのはいつも経験者ばかりでした。秘書経験3年以上の人しか秘書になれないのであれば、新しく秘書になりたい人は一体どこから始めれば良いのだろうと、すごく不思議になりました(笑)。

そんな中で、どのように秘書というお仕事に就いたのですか?

パソナの方から、アシスタント秘書のお仕事をご案内いただきました。外資系企業の社長室の第二秘書というポジションで、今後キャリアアップをしていくには、まずはこの仕事で経験を積むのが最適ではないか、と声をかけていただいたのです。まさに願ってもないことで、ありがたいお話だと思い、飛びつくように即答でお受けしました。
外資系であること、社長室であること、第二秘書としてすでに経験の長い第一秘書の近くで業務を学べること。全てが希望通りでした。

秘書として働いてみて、いかがですか?

実際に勤めてみてまだ5ヵ月目ですが、秘書業務は多岐にわたるので、まさに飛び回ってこなさなくてはなりません。大変なこともありますが緊張感があって面白いですし、やはり好きな仕事なので、精神的にエンジョイしながら働くことができています。毎日、楽しいですね。

未経験だった秘書業務をどのように学んでいるのですか?

毎日、第一秘書の先輩に付いて、学んでいます。私に向いている仕事だと思いますが、やはり学ぶべきことは山ほどあります。彼女は本当の意味でのプロフェッショナルで、臨機応変に物事が処理でき、頭も切れます。尊敬できる先輩に出会えて、とても幸運ですね。

先輩を見ていて、優れた秘書にはどんなスキルが必要だと感じましたか?

細かいことですが、「物事を決して忘れない」というスキル、そして、急ぎでなくても言われたことを、「その場で処理する」スキルです。彼女は、仕事を溜めないのです。
また、自分のまわりだけでなく、他部署などにもミスが起きないようフォローして初めて、エグゼクティブの秘書であると、教えていただきました。 直接、自分が関係ないところでも問題が起きないように、あらかじめフォローしているのです。ミスが起きそうなことを察知してサポートできるように、キャパシティを広げなくてはいけないということですね。

秘書として働く醍醐味を教えてください。

やはり実際に、本当に有能なエグゼクティブの方が、どのような仕事をするのかを間近で目にすることができる点でしょうか。何が本当のプロフェッショナリズムなのかが、わかりますね。
傍から見ていると、「大きい会社を持っていて良いな」と思うかもしれませんが、普通の努力だけでその地位まで登りつめることは、あり得ないでしょう。不断の努力があるからこそ、可能なのです。

この先の目標はありますか?

もっと気配りをする範囲を広げたいと思っています。自分の対応できる範囲を広げて、色々なことを考えて、脳に休む隙間を与えないようにしたいです。大変ですが、徐々にコツがわかってきたようにも思います。そして周囲の人々が気持ち良く働けるようにするのも、秘書の役目。それから記憶力の鍛錬ですね(笑)。

最後に今、秘書を目指している方々に向けて、アドバイスをお願いします。

まずは、絶対にあきらめないこと。そして、いつチャンスが来てもいいように、常に「どういうスキルが秘書業務に必要なのか」を考えながら、一歩ずつ前進していくことです。
外資系で働いていなくても、英語を勉強するなどの地道な努力をしていると、チャンスが巡ってくるからです。そして欲張りになって、キョロキョロと周囲を見渡してみてください。きっと突破口が見つかりますから。

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