おすすめ特集・コラム経理業務アウトソーシングのメリット・デメリットは？選び方や活用事例を解説

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経理アウトソーシングを活用することで、経理業務をプロに委託でき、業務効率化や品質向上を目指せます。そのためには自社に合ったサービスを選ぶことが大切です。今回は、経理アウトソーシングの利用を検討している方に向けて、メリット・デメリット、サービスの選び方、活用事例などを解説します。

経理業務アウトソーシングとは？

経理アウトソーシングとは、自社の経理業務を外部の専門業者に委託するサービスのことです。全ての経理業務を一括で委託できるものや、特定の業務のみを委託できるものなど、依頼先の業者によって内容は異なります。

経理アウトソーシングは、経理担当者不足や経理業務が急増する繁忙期への対応に悩んでいる企業、経理業務にかかっているリソースを、売上や企業の成長につながる業務に回したい企業などに適しています。

経理業務アウトソーシングで効率化できる業務と費用相場

経理アウトソーシングで効率化できる主な業務と費用相場は、以下のとおりです。

もちろん、委託できる内容や費用はサービスによって異なります。プロジェクトの規模によって変動することもあるため、あくまでも目安として参考にしてください。

経理業務アウトソーシングの依頼先と費用相場

経理アウトソーシングの依頼先としては、主に以下の2つが考えられます。

• 税理士事務所
• 経理アウトソーシング専門会社

それぞれの対象や費用相場は以下のとおりです。

なお、プロジェクト規模によっては300万円を超える可能性もあるため、あくまで目安として参考にしてください。

経理業務をアウトソーシングする6つのメリット

経理業務をアウトソーシングすることには、以下のようにさまざまなメリット・デメリットがあります。

まずは、それぞれのメリットについて見ていきましょう。

1.人材不足問題を解決し、コストも削減できる

多くの企業が人手不足という悩みを抱える中で、アウトソーシングは有効な解決手段です。

特に、経理業務は時期によって忙しさに波があります。業務量が格段に増える年末や決算時期は、現在の人員では手が回らなくなる、という企業も少なくありません。同月内であっても、業務量が変動することもあります。

さらに、退職や人事異動などで、突然人員が不足してしまうリスクもゼロではありません。

しかし、すぐに即戦力になる人材を見つけ、採用するのは難しいでしょう。

経理業務をアウトソーシングすることで、人材確保に悩む必要がなくなります。突発的な人材獲得ニーズにも柔軟に対応でき、繁忙期だけ依頼する、という利用方法も可能です。繁閑の差に対応するための人員調整自体も、アウトソーシング先に任せられます。

2.経理業務の品質を高められる

アウトソーシングを活用することで、これまでよりも経理業務の品質を高められるのも大きなメリットです。

経理アウトソーシング先は、経理業務に関する専門的な知識やノウハウを有しています。担当者もそれぞれ高いスキルや実績を持っており、即戦力として活躍できる人材が多く揃っているのが特長です。

特に社員数が少なく、1人の社員が経理業務とほかの業務を兼任しているような企業の場合は、経理アウトソーシングの活用により、業務品質が大きく向上するでしょう。

3.コア業務に注力できる

アウトソーシングによって業務負担が軽減し、その分コア業務に注力できるようになります。

コア業務とは、企業の利益や競争優位性の確立に直結する業務のことです。一方、単純作業や事務作業のように、マニュアルがあれば誰でもできるような業務を、ノンコア業務と呼びます。

経理におけるコア業務とノンコア業務の具体例は、以下のとおりです。

＜コア業務＞

• 業績管理
• 予算管理
• 決算業務

＜ノンコア業務＞

• 給与計算
• 経費精算
• 現金出納管理
• 請求書発送

企業が大きく成長するためには、コア業務に注力する必要があります。しかし、ノンコア業務に時間を取られてしまっているケースも珍しくありません。

経理アウトソーシングにノンコア業務を委託することで、リソースをコア業務に割くことができます。業務効率化だけでなく、競争優位性の確保や企業価値の向上にもつながるのが魅力です。

4.経理業務の属人化を防げる

経理業務が標準化し、属人化を防げるというメリットもあります。

経理業務は専門性が高く、特定の従業員に業務が集中してしまいがちです。ほかの従業員が業務の詳細を理解していなければ、異動や退職などの際に、新しい担当者にスムーズに引き継ぐのが難しいでしょう。業務の属人化は、トラブルの原因にもなりうるため注意が必要です。

経理アウトソーシングを導入するためには、事前に業務プロセスを見直し、どの業務を委託するか決めます。そのタイミングで業務が標準化されるため、属人化の防止につながります。

5.経理業務のミスや内部不正を防止できる

社外の経理担当者が入ることで、経理業務のミスや内部不正を防止できることもメリットです。

経理業務を一部の従業員が担当している状態では、ミスに気づかないまま業務が進んだり、不正が行われたりするリスクが否めません。最悪の場合、改ざんや横領が発生することもあります。

経理アウトソーシングで外部の経理担当者が入ることで、経理業務が厳格化します。チェック体制を強化でき、透明性も確保できるため、ミスや内部不正も防止できるでしょう。

6.法改正にも柔軟かつ適切に対応できる

アウトソーシングで経理のプロフェッショナルに業務を依頼することで、法改正にも柔軟かつ適切に対応できます。

適切な経理業務のためには、法改正への対応が不可欠です。法改正は随時行われており、その都度対応する必要があります。しかし、法律に関する情報を自社だけで収集し、体制を整備し直したり、経理担当者を教育したりするのは容易ではありません。

経理アウトソーシングサービスは、経理に関する新たな情報や専門的な知識を有しているプロフェッショナルです。委託することで、法改正に適切に対応できます。そのため、情報収集や業務の見直し、教育にかかる手間を省けるのもメリットです。

経理業務をアウトソーシングする際の4つのデメリット

一方、経理業務をアウトソーシングする際は、以下の4つの点に注意が必要です。

いずれも、然るべき対策を講じることで防止することは可能です。しかし、一定のリスクが存在することを認識したうえで、アウトソーシングを利用することが大切です。

1.重要な情報が流出する危険性がある

経理アウトソーシングを利用する際は、領収書や請求書など、自社の重要な情報を共有する必要があります。そのため、アウトソーシング先がデータを紛失した場合に、重要な情報が流出してしまう危険性がある点には注意しましょう。

さらに、アウトソーシング先と自社のクラウド型システムが連携している場合は、IDとパスワード次第で、あらゆるデバイスからアクセス可能です。

アウトソーシング先を選ぶ際は、Pマークを取得している企業や、情報セキュリティ教育を徹底している企業であるかを確認し、信頼性を見極めることが大切です。

2.経理業務のノウハウを蓄積できない

経理業務をアウトソーシングすると、社内にノウハウが蓄積されず、経理業務を担当できる社員が育たない、というリスクが否めません。

自社内で経理担当者を育成できないと、アウトソーシング先に頼らないと経理業務を行えないという、依存状態に陥ってしまいます。

そのため、経理業務のすべてを丸投げするべきではありません。以下のような工夫を行い、アウトソーシングを適切に活用できるようにしましょう。

• 委託する業務を厳選する
• 業務フローをメモしておく
• マニュアルを定期的に更新して社員にも共有する
• アウトソーシング先からアドバイスを受ける

3.処理が重複する可能性がある

自社の社員とアウトソーシング先で経理業務を分担する場合、処理が重複し、かえって非効率な状態になってしまう可能性があります。二重で入金してしまったり、重複計上が発生したりと、トラブルの原因にもなるため、注意が必要です。

重複処理を防ぐためには、以下のような対策を行いましょう。

• 自社で担当する業務と委託する業務を明確に分ける
• 1つの業務を分担する際は、お互いの対応状況を見える化する

4.柔軟な対応が難しい

アウトソーシング先は、あくまでも依頼された業務のみを行うため、突発的な事態に柔軟な対応ができない可能性はあります。

社内担当者であれば、社内事情に合わせて柔軟に対応できるでしょう。

一方、アウトソーシング先は、契約書やマニュアルに記載されていない業務が発生した際は対応できない場合が多いです。依頼側の確認をとらなければ対応できず、対応が遅れてしまうリスクも考えられます。

そのため、突発的な事態やマニュアル外の業務が発生した場合の対応について、アウトソーシング先と事前に話し合っておくことが必要です。

経理業務アウトソーシングを依頼するべきタイミング

経理アウトソーシングの活用を検討している企業の中には、どのタイミングでアウトソーシングを利用するべきか、迷っている企業もあるでしょう。

具体的には次の2つのタイミングが妥当と言えます。

• 社内の経理担当者が退職し、担当者が交代するタイミング
• 繁忙期に入って人手が不足するタイミング

上記のタイミングでスムーズに経理アウトソーシングを活用できるよう、早い段階からアウトソーシング先の検討と、事前の打ち合わせを進めておくことが大切です。

パソナには、同時に複数名のスタッフを派遣できる「チーム派遣」という仕組みがあります。アウトソーシングを実施する前に、数名単位のチーム派遣から導入できます。チーム派遣を活用することで、業務の棚卸や標準化、マニュアル整備など、段階を踏んで業務委託に切り替えるための準備を進められるのが魅力です。

経理アウトソーシングの活用に向けて万全に備えたい方は、以下をご覧ください。

チーム派遣サービス

経理業務アウトソーシングを活用する3つのポイント

経理アウトソーシングは、十分に検討せずに依頼しても、期待どおりの効果を得るのが難しいでしょう。

経理業務の効率化や業務品質の向上を達成するためには、以下のポイントを押さえましょう。

• 委託する業務と自社で行う業務を見極める
• 委託する業務についてマニュアルを作成する
• アウトソーシング先との連携を重視する

ここでは、経理アウトソーシングを活用する3つのポイントについて解説します。

1.委託する業務と自社で行う業務を見極める

業務効率化を実現するためには、委託する業務と自社で行う業務の切り分けをおこないましょう。

すべての業務を委託すると、委託費用がかさみ、結果として割増になってしまいます。また、自社で行った方がスムーズな業務も少なくありません。

特に工数がかかる業務や、委託の優先度が高い業務を洗い出し、自社で行うべき業務はないかも検討したうえで、委託する業務を決めましょう。

どの業務を委託するべきか判断するのが難しい場合は、アウトソーシング先に相談するのが効果的です。パソナでは、導入前の業務の整理や切り分けの調査に、無料で対応しています。詳しくは、以下よりお問い合わせください。

2. 委託する業務についてマニュアルを作成する

経理アウトソーシングの難点は、柔軟な対応が難しい点です。マニュアルにない業務が発生した際は、確認や承認に時間をとられてしまいます。

そのため、委託する業務を明確化したうえで、あらかじめ詳細なマニュアルを作成し、共有しておくことが欠かせません。さまざまなパターンを想定して、マニュアルを作成することが求められます。

3.アウトソーシング先との連携を重視する

アウトソーシング先に丸投げするのではなく、アウトソーシング先とこまめにコミュニケーションをとり、密に連携することも重要です。定期的にミーティングを設け、業務の進捗を共有しましょう。

また、1つの業務を自社の社員とアウトソーシング先で分業する場合は、処理が重複してしまうリスクもあります。お互いの業務対応状況を可視化し、リアルタイムで把握できるような仕組みを整えることが効果的です。

失敗しない！経理業務アウトソーシング依頼先の選び方

一度経理アウトソーシングに委託すると、期待した成果が見込めなかった場合、委託先を変更するのに時間やコストがかかります。

経理アウトソーシングを利用して後悔しないためには、自社にあった依頼先を選定することが大切です。その際には、以下の6つのポイントに注目しましょう。

• サービスのタイプはニーズに合っているか
• 依頼したい業務に対応しているか
• 費用・料金体系は適切か
• 実績は豊富か
• セキュリティ対策を徹底しているか
• 業務進捗をこまめに共有してくれるか

1.サービスのタイプはニーズに合っているか

経理アウトソーシングサービスは、大きく以下の3つに分けられます。

• 外部の経理担当者に常駐してもらうタイプ
• スポット発注が可能なタイプ
• 税理士が監修してくれるタイプ

ニーズに合わせて、適切なタイプを選びましょう。

それぞれのタイプに適したケースは、以下のとおりです。

2. 依頼したい業務に対応しているか

自社が依頼したい業務に対応しているかは、必ずチェックしてください。

ニーズに合わせて依頼する業務を柔軟に変更できるか、プランを選べるかも重要です。自社で行ったほうが効率的な業務までもプランに入っている場合は、無駄なコストが発生してしまいます。

まずは、依頼したい業務と自社で行いたい業務を整理し、依頼したい業務に対応している委託先を選定しましょう。

3.費用・料金体系は適切か

思ったより費用が高かった、という事態を防ぐためには、費用は予算内か、料金体系は自社のニーズに合っているかについても注目しましょう。

サービスによって、費用や料金体系はさまざまです。また、同じサービスでも複数のプランが用意されているケースも多く見られます。

費用が安ければよいというわけではありません。極端に安いサービスは、業務の質や情報セキュリティ面などで不安があったり、対応スピードが遅かったりするリスクがあります。相場から考えて妥当な金額を設定しているサービスを選ぶと安心です。

相場を理解するためには、複数社に見積もりを依頼しましょう。

4.実績は豊富か

質の高い業務を遂行してくれるアウトソーシング先を見つけるためには、委託先の実績にも注目し、自社が依頼したい業務や領域での対応実績が豊富かどうかを確認しましょう。

依頼したい業務での対応実績が多ければ、求める知識やスキルを有している可能性が高く、安心して依頼できます。

アウトソーシングにかかるコストが無駄にならないよう、実績の豊富さも重視しましょう。

5.セキュリティ対策を徹底しているか

経理アウトソーシングでは、取引先の企業情報や顧客の個人情報など、企業にとって重要なデータを共有します。トラブルを防ぐためにも、セキュリティ対策を徹底している企業を選ぶことが必要です。

具体的には、以下の点について確認しましょう。

• どのようなセキュリティ対策を実施しているか
• 担当者にセキュリティ教育を行っているか
• 担当者以外にデータを扱う者がいるか
• 秘密保持契約を締結したうえで依頼できるか

Pマークのような情報セキュリティ認証を取得している委託先なら、なお安心です。

6.業務進捗をこまめに共有してくれるか

コミュニケーションがスムーズで、業務進捗をこまめに共有してくれるサービスであれば、安心して依頼できます。

特に、月末や決算時期などの繁忙期にすぐに連絡がつかない場合は、トラブル発生時のリスクが大きく、契約するのは危険です。日頃から密にコミュニケーションを取れる相手であれば、万が一の事態が発生しても迅速に対応できます。

業務状況をどのように共有してもらうか、共有方法も大切なポイントです。リアルタイムで状況を把握できるツールを使用している場合は、適宜進捗を把握できるほか、相手のミスにすぐに気づけたり、透明性を担保できたりします。

経理業務アウトソーシングで業務効率化に成功した事例2選

最後に、パソナの経理アウトソーシングサービスを活用し、業務効率化に成功した企業事例を2つ紹介します。

1.業務量に応じた運用体制構築でコスト削減に成功した事例

A社は、経理アウトソーシングを活用することで、正社員のコア業務へのシフトが実現し、売上向上に成功しました。

A社が抱えていた課題は、以下の3点です。

• 他グループ会社の経理部門シェアード化を見据えて、経理の定型業務を効率化
• 委託化する必要があった ・新人の人材育成や、欠勤時のフォローに工数がかかっていた
• 業務の繁閑差に応じた人材配置ができず、正社員がコア業務に集中できていなかった

そこで、経理業務アウトソーシングを導入し、以下のような施策を行いました。

• グループ会社間の業務フローの統合
• 属人化していた業務の標準化
• 業務マニュアルの整備
• 要員計画の見直し など

結果、正社員のコア業務へのシフトが実現し、別グループ会社への受託範囲の拡大、売上向上を実現したといいます。

参考：経理・財務のアウトソーシング・BPOサービス

2.他社からの切り替えで安定運用を実現した事例

B社は、委託先を他社から切り替え、業務課題の改善と安定運用に成功しました。

B社が抱えていた課題は、以下の2点です。

• 委託先の人材が定着せず、業務品質に対しても満足していなかった
• 欠員により、業務遅延や業務不履行が続いていた

そこで、経理アウトソーシングを導入して、以下のような施策を行いました。

• 業務課題の抽出・改善
• マニュアル整備や業務処理に関するルールの明確化
• 業務工程の詳細な把握
• 担当者のマルチタスク化と繁閑に応じた担当変更

結果、担当者が安定して業務に携われるようになり、業務遅延や業務不履行といった課題を解決し、業務の安定化に成功したそうです。業務が安定したことにより、業務を委託できる範囲も拡大しました。

ほかにも、多数の事例を紹介しているため、以下よりダウンロードしてください。

経理業務アウトソーシングで効率化と品質向上を実現しよう

企業や、コア業務に注力したい企業などには、経理アウトソーシングの活用が適しています。その際は、自社に合ったアウトソーシングサービスを見極めましょう。

経理アウトソーシングの活用を検討している方や、経理業務の委託に向けた準備を進めたい方には、パソナの経理アウトソーシングサービスとチーム派遣サービスの活用がおすすめです。

準備が不十分なまま業務を委託しても、社内が混乱し、従業員が抵抗を示したりするリスクがあるでしょう。

チーム派遣サービスなら、業務委託に向けた引き継ぎや体制構築、マニュアル作成といった準備を万全に整えたうえで、スムーズに業務委託に移行できます。

経理アウトソーシングを活用する土壌づくりを進めたい方や、経理業務の効率化や品質向上を目指したい方は、ぜひパソナにお問い合わせください。