コロナ禍の保健所の事務サポートのお仕事で、スタート時は覚えることも多く、ルールもまだ確立されいる訳ではなく、状況に応じて毎日のようにルールがコロコロと変わっていくので、全てが手さぐり状態でした。

そのような中で、職員の方が優しく丁寧に教えてくれてくだったおかげで、徐々に自分たちのやるべきことが見えて来ました。

基本的には、朝に昨日分の引き継ぎ事項を確認し、大きく3つの担当に分かれて、メールの添付ファイルをチェック・編集・印刷等を行い、Excelファイルの索引簿に入力していく業務です。
件数は日によって波がありますが、忙しい時は声を掛け合いながら、みんなで協力して業務を行なっていくようにしています。

リーダという役割をさせていただいているので、できるだけ周りに気を配り、みんなが安心して気持ちよく笑顔で仕事ができる環境を作ることを心がけています。

また、スムーズに仕事ができる様に工夫するようにしています。
具体的に3つの工夫を紹介します。

(1)仕事の分担表・座席表の作成

シフト制で席も共有で使用しており、仕事も大きく3つに分かれているため、誰がいつどの席でどの担当をすればいいかが分かるように、2週間分の表を作りました。
スキル・経験・年齢・特性に合わせ、バランスを取りながら、次の2週間の分担を決めるようにしています。

(2)専用メモを作ってムダを減らす

業務中、付箋にメモを書いてやり取りをすることが多く、またメモの書き方も人によってまちまちでした。
そこで、専用のメモを作り、なるべく手書きの部分を少なくて済むようにしたことで、業務の効率化を図るよう工夫しました。

(3)ルールの情報共有

仕事をしていく上で、一番大切なのが、この情報共有だと思っています。
日々、ルールが更新・変更され、初めの頃は口頭のみで伝えていましたが、日が経つにつれ膨大になって来ました。

そこで、パソコン内の共有フォルダにルールファイルを作り、情報提供日・内容・情報未確認の方の名前を表にして、誰がまだ確認していないかを全員が一目分かるようにしたことで、伝え漏れを防げるようになりました。
最近では私が不在の時でも、メンバーが追加して共有してくれるようになり活用してくれています。

保健所の職員の方は、私達が派遣される前、データ入力の作業を自分たちでされていたので、残業が多かったそうです。

「○○さんが来てくれたおかげで、早く帰れるようになりました！救世主です。」という言葉を聞いたとき、「やって良かった！」と嬉しく思いました。

まだまだ先の見えない状況ではありますが、保健所の方々は日々真剣に丁寧に患者さんと向き合っているということを知れたこともいい経験だと感じています。

残業もなく、時間も固定されているので、生活リズムを崩すことなく、働くことができているため、休みの日に寝だめして疲れを取る…ということはありません。
なので、休みの日には趣味のアイヌ刺繍教室に通ったり、友達とかんじき体験をしたりと充実した日々を過ごしています。