仕事を早く覚える効果的な3つの方法 ~就業前に知っておきたい仕事術~

仕事を早く覚える効果的な方法


豊田
2020年4月12日

新しいお仕事をスタートして間もない頃は、なかなか業務を覚えられずに落ち込んでしまうこともありますよね。そんなお悩みをお持ちの方のために、今回は効率良くお仕事を覚えるための3つのポイントをご紹介します。

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<参考記事>

  弊社運営の『みんなの仕事Lab-シゴ・ラボ-』より

1.お仕事の全体像と目的を理解する

まずは仕事の全体像とその仕事の目的を理解しましょう。
一つ一つの業務の細かなところばかりに気をとられすぎてしまうと、「何のためにその業務をやっているのか」というお仕事の目的や自分の役割を見失ってしまうことがあります。また初めから業務のすべてを丸暗記しようとすると、いずれ記憶力にも限界がきます。
その業務がどのような役割をなしているのか、どのような流れで業務が進んでいくのか、そのお仕事の本質を捉えたうえで覚えるほうが理解も深まり、記憶が定着しやすくなります。そのためにも以下2点を意識しましょう。

お仕事の流れを線で捉える

業務を開始すると一つ一つの業務を教えて頂くところから始まりますが、これはまさに「点」です。最初のうちは複数の「点」となる業務を教えてもらいます。但し、一人が担当する業務は関連性のある業務をまとめることが多く、「点」と「点」が結びつくことが多くあります。またお仕事には多くの人が関わっており、自分が担当した業務は必ず次の誰かへつながっていきます。
「木を見て森を見ず」では、いつまで経っても丸暗記しかなく、理解を深めることができません。自分の業務である複数の「点」を結び付け、また業務の前工程、後工程を意識し、全体の流れを「線」で捉えましょう。全体の流れが把握できれば、そのお仕事の目的や重要なポイントへの理解がさらに深まるでしょう。

お仕事の「基本」をおさえる

お仕事を木に例えると、“幹”となる基本ルールと“枝葉”のように広がるイレギュラー対応が存在します。業務を覚えるうえではまずは“幹”となる基本ルールがどのような業務フローなのかを意識して覚えましょう。
“枝葉”の業務ばかりを丸暗記しようせず、“幹”となる基本的な動きを理解することでイレギュラー対応へも理解が深まり、また仕事にも応用が効くようになります。

2.自発的に覚える努力をする

あなたが今の職場で働くことができるのには理由があります。社員・派遣社員の方が辞めるからその後任、業務が忙しくなるから増員、、、など。つまり職場では近い未来に人手不足に陥る緊急事態です。
だからこそ、「誰かから教えてもらえば大丈夫だろう」ではなく積極的に業務に取り組み、早くに業務を習得することが重要です。自分に求められている役割を認識し、自ら動いてお仕事を覚える努力をしていきましょう。積極的に行動した分だけ、自身の成長にもつながるはずです。以下、5点を意識していきましょう。

自ら行動する

手が空いたときには、次の指示を待つのではなく、自分から次の業務を聞きに行くなど、自発的な行動を心がけましょう。積極的な姿勢は、実際にお仕事を覚えるスピードを上げるだけでなく、周りからの好印象を得ることもでき、お仕事をしやすい環境づくりにもつながります。
またそれでも手が空いてしまうときは、周りの先輩をよく見て良い点を積極的に真似してみたり、業務を見直す時間に充てるなどして、空いた時間を有効活用しましょう。

入ったばかりの時は、聞くことが仕事

いくら人手が足りない状況だったとしても、あなたが即戦力として先輩方と同レベルで仕事ができるとは誰も思っていません。業務の習得まではある程度の教育の時間も覚悟しています。だからこそ、入った当初は周りの先輩も忙しそうに仕事をしていても、タイミングを見計らって積極的に質問をしましょう。曖昧な知識のまま自己判断でお仕事を進めた結果、ミスをして周りにより迷惑をかけてしまう可能性もあります。
入った当初は先輩の手を止めてしまうことも多いと思いますがそれも一時的なこと。早くに業務を習得することで、その後の長期間にわたって「先輩の手を止めた時間」を自身のパフォーマンスによって返済していけばよいのです。「入ったばかりの時は、聞くことが仕事」と思って業務に取り組みましょう。

筆記具を常に用意しておく

いつでも必要なときにメモが取れるよう、メモ帳とペンは常にスタンバイしておきましょう。「これぐらいなら、覚えておけるだろう」というような些細な情報ほど、すぐに忘れてしまうものです。うっかりミスをなくすためにも、指示されたことは必ずメモに記しておく癖付けをしましょう。些細なことでも常にメモを取ることで、業務に対する前向きな姿勢も相手に伝えることができ、良好な信頼関係も構築しやすくなりますよ。

必ず復習をする

エビングハウスの忘却曲線によると、人は記憶したことの約50%を1時間後に忘れ、さらに約70%を24時間後には忘れてしまうと言われています。そのため、記憶を定着させるためには、「復習」がとても大切になります。通勤時間や家に帰ってから、また時には仕事の手が空いた合間など、その日に職場で教わったことを思い出してみましょう。定期的にメモを整理したり、手帳に1日の振り返りを書き込むのもオススメです。

失敗を恐れない

新しく覚えるお仕事を最初からミス0で行うのは、どんな方でも至難の業です。また最初のうちは職場の方もある程度のミスも想定しています。だからこそ最初はミスを恐れず、積極的にチャレンジしてお仕事を覚えていきましょう。失敗という体験を通して業務を覚えることも多いはずです。
但し、一度してしまったミスは二度と起こさない為に、なぜそのようなミスを起こしてしまったのか、同じミスを犯さない為に何をするべきか、必ず反省点をまとめておきましょう。

3.質問の仕方を工夫する

教わったことをメモに残して覚える努力をしたとしても、業務を進めるうちに、新たな疑問点や不明点が浮かぶ場合もありますよね。「指示された業務の内容が理解できなかった」というときも、疑問点は質問して解消しておくことが大切です。
なお、質問をする場合は、分からないことの要点を抑え、簡潔に質問することを心がけましょう。ここでは、相手にスムーズに質問をするためのコツを3つご紹介します。

クッション言葉を使う

先輩が忙しそうにしていたり、同じ質問をしなければならなかったり、なかなか質問しづらいシチュエーションもあるかと思います。そんな時は“クッション言葉”を使いましょう。“クッション言葉”とは、お願いするときなどに文頭に使う相手を配慮する言葉のこと。例えば、「お忙しいところ申し訳ございませんが、、、」や「以前同じ質問をしていたら申し訳ございませんが、、、」など。“クッション言葉”を使うことで印象を柔らかくする効果がありますので、うまく活用しましょう。

「結論」から質問する

ビジネスコミュニケーションでは「結論」から伝えるのが基本です。
先輩の忙しい時間を割いてもらうことになるので、「結論」から質問することで自分のメッセージをわかりやすく相手に伝えるよう工夫しましょう。例えば、「〇〇の手順について、お伺いしたいのですが」「△△をしてみたのですが、このポイントでどうしても上手くいきません」など、結論から端的に述べるようにしましょう。

「オウム返し話法」をさりげなく使う

相手の言った言葉をそのまま繰り返す「オウム返し話法」は、適切に使うと、相手に好感を持たれやすいほか、聞き取りミスの防止にも役立つ話し方です。
ただし、多用しすぎると、しっかりと理解できているのかが分からず、かえって相手の不信を買ってしまうこともあります。相手の話す内容を確認したいときなどに使うようにしましょう。

新しいお仕事に就いたばかりの頃は、毎日覚えることが多く、大変だと感じることも多いでしょう。
まずは、教わったことをしっかりメモし、繰り返し復習することが大切。振り返り業務を実践していけば、着実にお仕事を覚えていけるはずです。
今回ご紹介した方法を参考に、自分に合ったやり方を実践してみてください!