おすすめ特集・コラム採用活動を効率よく！人事が知っておくべき現場担当者とのコミュニケーションの取りかた

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採用活動のキーパーソン、それは人事と、採用ポジションの現場担当者。人材採用の可否は両者の密なコミュニケーションと信頼関係にあるといっても過言ではありません。

採用サイクルがどんどん短期化して人材獲得競争が激化している今、どうしたら人事と現場担当者がしっかりと連携して、効率よく採用活動を進めていけるのでしょうか？

そのために役立つ、人事と現場のコミュニケーションのポイントをお伝えします。

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採用市場感を把握し、共有

「人手が足りない、1日も早く採用を」という現場のニーズに応えて、「では募集を出してみましょう」と採用活動を開始したものの……いつまで経っても採用ができない。

この原因として、“採用市場感”を把握していないまま募集を開始している可能性が考えられます。

・どういう人材なら採用できる可能性があるか？
・どれほどの給与を提示すべきか？
・いつまでに採用する必要があるか？

採用活動を開始する前に、まずは人事が“採用市場感”を把握し、現場と共有した上で、現場の求める理想像と、人事が把握しているその職種の人材市場の現実、両方のバランスを取りながら募集要項にまとめる力が求められます。

応募・選考状況をこまめに共有

いざ募集を開始したものの、なかなか応募や面接にまで至らず、時間ばかりが経過している。 人事としては、「何か具体的な動きがあったら現場にフィードバックすればいいだろう」と構えていても、現場では「どうしたんだろう、募集はちゃんと始まっているのかな？」などと不安を募らせています。

そもそも応募が来ない、あるいは応募はあるがミスマッチという状態が続く場合、募集要項そのものの見直しが必要となる可能性もあります。そのため、動きがないなら「なかった」と採用状況を現場と共有して、一刻も早い状況改善に努めましょう。

関連記事：「ミスマッチ」の意味とは？企業がとるべき対策を解説

選考フローやスケジュールに臨機応変に対応

売り手市場の昨今、優秀な人材ほど選考スピードが速まっています。
書類選考から内定まで1週間のスピード選考で採用決定！ なんてケースもあるほどです。

会社独自の選考フローがあるにしても、それが求職者のスケジュールや現場のニーズに合わない場合は求職者に応じて柔軟な対応が必要になります。

例えば「面接は３回」が原則であっても、実際には２回の面接で済むよう取りまとめる……などの工夫で、臨機応変に選考フローやスケジュールを調整し、人材獲得のチャンスを逃さないようにしましょう。

関連記事：採用活動を成功させる各フェーズのポイントとスケジュールを解説

求職者の現状や面接時の注意点をフィードバック

「他社での選考状況はどうなっている？」「転職意欲はどれくらい強いの？」など、求職者との面接で注意しておきたいポイントは、事前に人事から現場へと伝わっているでしょうか？

それ次第で現場担当者の面接への臨み方も変わりますので、これもまた先行して情報共有が大事な部分です。

関連記事：面接官の心得とは？入社意欲を高める面接ノウハウを解説

現場の採用ニーズを理解してミスマッチを防ぐ努力を

忙しい通常業務の合間を縫って、書類選考や面接対応を行っている現場担当者。
そんな彼らが人事に不満を抱く原因となりやすいのが、「こちらのニーズはちゃんと伝えてあるのに、ミスマッチな提案ばっかり続く」という状況です。

もしかしたら、現場の採用ニーズと人事が把握している採用市場感にギャップがある可能性があります。
その場合、人事から「募集要件を少し緩和してみませんか？」といった提案をもって現場に働きかけることが、状況を改善の方向へと向かわせます。

魚心あれば水心。人事が率先して現場との密なコミュニケーションを心がけていれば、採用活動はスムーズに進むはず。
日頃から現場との良好な協力体制を築いておくことが、効率的な採用活動の近道となるでしょう。

関連記事：面接官トレーニングのメリットとは？効果的な面接の実施法をご紹介