おすすめ特集・コラム内定通知書とは？法的な位置付けと作成方法、注意点を徹底解説！

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内定通知書は、数ある応募者の中から採用を決めた候補者に、企業が内定を伝える書類です。採用業務の中で用いられていますが、改めて内定通知書の内容や法的な拘束力について知りたい方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そこで本記事では、採用活動における内定通知書の位置付けや法的効力、作成・送付時の注意点を解説します。入社前後のトラブルを避けるためにも、内定通知書の意味をしっかりと理解し、スムーズな採用活動に繋げましょう。

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内定通知書とは

内定通知書は、企業が就職活動中の学生や転職希望者に対して、採用の内定を正式に通知するための文書です。そのため、通常選考プロセスの最終段階で発行されます。
記載内容は企業によって異なりますが、一般的な内容についてはこのあとご紹介します。

内定通知書は、受け取った内定者にとっては安心感を得られ、入社に向けての準備を進める際の指針となります。一方、企業にとっては優秀な人材を確保するための手段となります。

ただし、内定通知書の発行は法的な義務ではなく、口頭での内定通知のみで進める企業もあります。

内定通知書の法的効力

企業に内定通知書の発行義務はありませんが、応募者が内定を承諾した時点で「始期付解約権留保付労働契約」が成立します。始期付解約権留保付労働契約とは、始期を入社日とし、契約解除の権利が保たれている労働契約のことです。

労働契約は成立している一方、始期前でも条件を満たせば契約を解除できます。応募者は無期雇用の正社員の場合、いつでも労働契約を解除できるため、内定の辞退も自由です。辞退の申し入れから2週間経過すれば、労働契約は解除されます。

一方、企業は正当な理由がない限り内定の取り消しはできません。ただし、解雇相当の理由があれば内定を取り消すことが可能です。内定通知書自体に法的な効力はありませんが、内定通知書を交付し、内定者からの内定承諾書を受諾、または入社の意思を確認できた時点で労働契約が締結されたことになるため、慎重に取り扱いましょう。

内定の取り消しについて

また、「整理解雇」の要件を満たす場合、企業都合での内定取り消しも認められています。内定を取り消す場合は、その理由を明らかにして内定者の理解を得るようにしましょう。

なお、新卒採用において内定取り消し等を行う場合、事業所はハローワークに通知する義務があり、悪質な内定取り消しの場合、厚生労働省のホームページで事業所名が公表されることがあります。

採用通知書・労働条件通知書・雇用契約書との違い

企業が採用を決めた際に発行する書類として、内定通知書のほかに採用通知書、労働条件通知書、雇用契約書などがあります。ここでは、こうした書類と内定通知書の違いについて解説します。

採用通知書との違い

採用通知書は、企業が応募者に合格を伝えるための書類ですが、企業によっては「採用内定通知書」と合わせて伝える場合もあります。

内定通知書と同様に企業の発行義務がないため、採用通知書は省略、または内定通知書と兼ねて発行されることがあります。しかし、内定通知書が応募者からの承諾を受けて雇用契約が成立する一方、採用通知書では、応募者から返信があっても雇用関係の合意とはみなされず、労働契約は成立しません。

労働条件通知書との違い

労働条件通知書は、労働者に労働条件を明示するための書類で、企業には労働基準法で定められた項目を記載して労働者に送付する義務があります。労働条件通知書の必須項目は、労働契約の期間、就業場所と業務内容、就業時間と休暇、賃金、退職に関する事項などです。

一方、内定通知書は発行義務がないため、オファーレターとして、内定通知書と労働条件通知書を合わせた書式を作成することもあります。

参考：厚生労働省による労働条件通知書のひな型

雇用契約書との違い

雇用契約書は、企業と労働者間で取り交わす正式な契約書です。契約書では、労働条件のほか、雇用に関する企業と労働者間の様々な取り決めが記載されています。雇用契約書は通常2部作成され、企業と労働者が両方に署名・捺印を行い、お互いに1部ずつ保管します。一般的に署名・捺印は、内定日や入社日に行います。

内定通知書の書き方

実際の内定通知書はどのように作成するのでしょうか。ここでは内定通知書に記載する内容と注意点を解説します。内定通知書を作成する際の参考にしてください。

内定通知書に記載する内容

内定通知書には決まったフォーマットや必須項目はなく、送付方法や同封する書類の内容によって記載内容が異なります。しかし、一般的には以下の項目を含みます。

● 日付（内定した日や内定通知書の送付日）
● 合格者の氏名
● 採用企業名と代表取締役の氏名
● 応募や選考対応へのお礼
● 内定が決定したことを通知する文章
● 入社年月日
● 同封資料（添付書類）の説明
● 内定取り消し事由
● 内定承諾書の提出期限
● 入社手続きに必要な書類と提出期限
● 問い合わせ先（担当者の氏名・部署・連絡先など）

内定通知書作成の注意点

内定通知書を作成する際は、応募者名や労働条件に誤りがないかを確認し、入社までの手続きをわかりやすく記載しましょう。 

内定通知書は入社前の数少ない接点になるため、入社までの流れと必要な対応事項も記載します。入社までの見通しが立てば、内定者は万全の準備をし、安心して入社日を迎えられます。

なお、内定通知書は雇用形態に関わらず発行することが望ましいです 。書面で内定を伝えることで企業・労働者双方にとって安心材料となります。

関連記事：採用活動を成功させる各フェーズのポイントとスケジュールを解説

内定通知書の送り方

応募者の採用を決定したら、企業は速やかに内定通知書を送付しましょう 。ここでは内定通知書を早く送った方が良い理由と、内定通知書の送り方について解説します。

内定通知書を送るタイミング

内定通知書の送付は早ければ早いほど良く、中途採用の場合は最終面接を実施した後、即日～1週間以内に送付することが望ましいです。新卒採用の場合は、法令に基づき10月1日以降に送付します。

迅速に内定通知書を発行することで、企業は応募者に選考での評価や採用意欲の高さを伝えられます。また、他社より早く内定を伝えれば、優秀な人材を他社にとられるリスクを減らせます。

内定通知書と一緒に送付するもの

一般的に、内定通知書を送付する際は、内定承諾書や労働条件通知書を同封します。入社手続きに必要な書類も一緒に送る場合がありますが、これらは入社が確定した後に別途送付することが多いです。全てを同封する場合は、メールで内定通知書等を送付し応募者の入社意思を確認した後、書類の原本と入社手続き書類を一緒に郵送することがあります。

メールで送付する場合のポイント

メールで内定通知書を送付する際は、応募者がメールを見落とさないよう事前に連絡方法を伝えるとともに、候補者の受領を確認するために開封確認機能を活用しましょう。

内定通知書や内定承諾書は電子データで送付・提出を求めるだけでなく、後日原本を郵送することもあります。内定をメールで完結させるのか、紙の原本も活用するのか、社内で手続きの方法を決めておきましょう。

郵送する場合のポイント

内定通知書を郵送する時は必ず封筒に「親展」を記載し、「選考結果」や「内定通知書」などと表に記載することは避けます。応募者は、同居の家族や周囲に転職活動の状況や転職活動自体を伝えていない可能性があるためです。

郵送方法は、トラブル防止のため、配達過程を追跡できるレターパックや配達記録、書留などを使いましょう。またビジネスマナーとして添え状や返信用封筒も同封し、応募者が負担なく入社準備ができるよう配慮します。

内定通知書を発行するメリット・デメリット

内定通知書を発行すると、作成時間が発生しますが、それを上回るメリットが2つあります。1つは、内定通知書を見ることで内定者が入社に対する実感を持てるため、入社意欲を高めることができます。もう1つは、労働契約を正式に成立させることで応募者は就職・転職先が確保でき、安心して現職への退職の申し入れや、入社準備をすることができます。優秀な人材を採用できるなら、内定通知書の発行はデメリットよりもメリットの方がずっと大きいといえます。

スムーズに手順が進められるよう事前に準備を進めておくなど、スピード感を意識した発行を行いましょう。

まとめ

内定通知書には法的な発行義務はないものの、応募者の内定承諾により一種の労働契約が成立します。優秀な人材の獲得が難しい今、早期に内定通知書を発行することは応募者の入社意欲を高め、確実な入社を促す手段として非常に有効です。

パソナでは優秀なハイクラス人材の獲得に向け、効果的な内定通知の方法をはじめ様々な採用業務のポイントをお伝えしています。採用活動に課題を感じている方はぜひご覧ください。