おすすめ特集・コラムスカウトメールの書き方・例文を紹介！無視されずに返信率が上がるコツ

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自社の求人広告に応募してきた候補者のなかから採用を決めるのが一般的な方法ですが、それだけでは本当に求める人材を確保できません。そこで、企業側からアプローチして最適な人材を見つける採用方法が「スカウト」です。

本記事では、「スカウトがうまくいかない」「スカウトメールの作成に時間がかかる」という企業人事の方に向けて、効果的なスカウトメールの書き方をご紹介します。スカウトメールの返信率を上げて、採用を成功させましょう。

スカウトメールとは？ 採用率アップにおすすめ

スカウトメールとは、企業が求職者に向けて直接メールを送り、応募を促す手法のことです。求職者に興味を持ってもらえればスムーズに選考まで進めるため、採用活動の効率化につながります。

また、自社が求める人材にマッチした求職者にアプローチしているため、採用率アップに役立つでしょう。

関連記事：採用活動を成功させる各フェーズのポイントとスケジュールを解説

スカウトメールの種類

スカウトメールの種類は大きく分けて3つあり、採用企業が求める条件への一致率によって異なります。

• オープンオファー：いわゆる一斉送信のスカウトメール
• 条件一致オファー：一定の条件が一致している求職者へのスカウトメール
• 完全一致オファー：自社が求める人材にマッチした求職者へのスカウトメール

企業側の熱量は、スカウトメールの種類によって異なりますが、メールを受け取る求職者も同じです。完全一致オファーは採用につながる可能性が高いため、スカウトメールの内容も熟考する必要があります。

スカウトメールが注目されている理由

労働人口の減少が社会問題となっており、企業の人手不足は深刻化していますが、総務省統計局が発表したデータを見ると、転職者数は増加傾向にあります。つまり、企業の採用競争が激化している状況です。

参照：総務省｜労働力調査（詳細集計）2023 年（令和５年）平均結果の要約｜「図１ 転職者数の推移」のグラフをもとに作成

このような状況を踏まえると、求職者からの応募を待っているだけでは十分な人材を確保できず、人手不足を解決できません。そこで注目されているのが、採用企業から求職者に働きかけるスカウトメールです。

自社が求める人材にマッチした求職者に直接アプローチできるため、入社後のミスマッチが起こりにくく、効率的な採用活動につながります。

スカウトメールを無視される原因とは？

採用活動に重要なスカウトメールですが、候補者に無視されて返信が来ないケースもあります。スカウトメールを送っても無視されてしまう原因は、以下の通りです。

• 長文の会社説明から始まっている
• 候補者の経歴に合わないスカウトを送っている
• 一斉送信を想起させるワードを使っている

自社の事業内容を知らない候補者に対し、自社の魅力を紹介してアピールしたいと考えるのは当然です。しかし、冒頭に長文の会社説明が書かれていると、スカウトの主旨にたどり着く前に離脱してしまう可能性があります。

また、候補者の経歴に合わないミスマッチのスカウトだったり、一斉送信と思われるような文面だったりすると、候補者は興味を持ってくれません。では、一体どのようなスカウトメールを送れば候補者に興味を持ってもらえるのでしょうか？

スカウトメールの開封率を上げるための対策

スカウトメールは、開封してもらえなければ内容を読んでくれず、応募の検討をする機会も逃してしまいます。まずは、スカウトメールを開封してもらうことを目指しましょう。

興味を引く件名を考える

スカウトメールを開封してもらうには、候補者の興味を引く件名を考えることが重要です。思わず応募したくなるような魅力を打ち出すことで、開封してもらえる可能性が高まります。

たとえば、キャリアアップが狙えるポジションへのスカウトであれば、同時に年収アップの期待感も増します。具体的な月収を明示するのも良いでしょう。また、候補者の経歴にマッチしたスカウトであれば、職種名や業界名などを記載して興味を引くのもおすすめです。

昼休み・終業後の時間帯が狙い目

スカウトメールの開封率を上げるには、候補者がスマートフォンを見ているタイミングを狙って送信することが大切です。職種によって異なりますが、昼休みや終業後の時間帯なら開封してもらえる確率が高まるでしょう。

仕事中やプライベートで外出している時間帯にスカウトメールを送っても、開封してもらえる可能性は低いです。逆に、仕事中であっても、終業時間の直前や休前日などにスカウトメールを送ると、終業後にじっくりと確認してくれる可能性があります。

新規登録・経歴更新した人をこまめにチェックする

利用している求人情報メディアに新規登録した求職者や、経歴（プロフィール）を更新した求職者、ログイン日が直近である求職者は、転職への関心度が高い可能性があります。

スカウトメールも頻繁にチェックしている傾向があるため、これらの求職者に送信すれば開封してもらえる確率が高いです。こまめに更新履歴をチェックしておくと良いでしょう。

スカウトメールの返信率を上げるコツ【例文付き】

スカウトメールの返信率を上げるには、本文内容が重要です。候補者からの返信率が上がる例文もあわせてご紹介します。

候補者の名前を入れて特別感を出す

スカウトメールの返信率を上げるには、候補者の名前を入れることがポイントです。名前を入れることで一斉送信ではないことをアピールできるとともに、「あなただけ」という特別感を演出できます。

上手に候補者の名前を文中に入れ込むことで、テンプレートのようなありきたりのスカウトメールではないことが伝わります。ただし、スカウトメールは一斉送信もできる分、宛名や紹介求人に誤りがあると不信感につながるので注意しましょう。

【例文】

○○様の経歴を拝見し、ぜひ弊社にお力添えいただけないかと思い、直接メールを送らせていただきました。

冒頭にスカウト理由・入社のメリットを入れる

冒頭に、スカウト理由や自社に入社した場合のメリットを簡潔に入れると、候補者の興味を引くことができます。スカウト理由は、経歴に魅力を感じ、自社でも活躍してほしい旨を記載すると良いでしょう。入社のメリットは、年収やキャリアパスを打ち出すと、向上心の高い候補者に刺さります。

また、候補者の名前を経歴とセットで記載するのも有効です。「自分だけに送ってくれた」と感じてくれれば、返信率が上がるでしょう。

【例文】

（職種名）のご経験がある○○様の経歴を拝見し、ぜひ弊社の（職種名or仕事内容）としてご活躍いただけないかと思い、直接メールを送らせていただきました。弊社では、（職種名or仕事内容）に対してインセンティブ制度を採用しており、ご活躍次第では高年収を実現できます。

待遇・福利厚生を具体的に記載する

ワークライフバランスを重視する転職者が増えているため、スカウトメールでも待遇や福利厚生について具体的に記載しておくと、返信率が上がります。とくに、給与や休日、残業時間などを記載することで、条件がマッチすれば返信してくれるでしょう。

また、キャリアアップ志向の候補者の場合、昇給制度や評価基準を記載することで返信率が上がります。役職手当や女性管理職の有無などについても記載しておくと、興味を持ってくれる可能性があるでしょう。

【記載のポイント】 

• 候補者の現給より高い給与を提示（オファー時トラブルにならないよう表現に注意）
• 昇給時期・昇給額・昇給の条件
• 女性管理職の有無（女性候補者向け）や役職手当の金額

【例文】

弊社に入社いただいた際の条件の一部を記載させていただきます。

​​​給与：●●万円～●●万円（同ポジションの平均年収は●●万円です）

休日：年間休日●●日に加え、介護休業・産前産後休業・育児休業などが取得可能です。

残業：残業は比較的少なく、月●●時間程度となっています。

昇給：年1回●月に査定を行い、（昇給の条件）を満たした場合に、昇給が可能です。

会社説明は中盤に簡潔に記載する

自社の魅力を知ってもらうために会社説明は重要ですが、候補者によっては詳細に書きすぎると印象が悪くなる場合もあります。スカウトメールの主旨も引き立たなくなってしまうため、できるだけ簡潔に記載しましょう。

募集職種のやりがいやキャリアパス、自社の主力商品やサービスのアピールポイントに絞って紹介するのがおすすめです。最後に自社サイトのURLを貼っておくと、詳しい会社情報を知りたい候補者にも訴求できます。

【記載のポイント】

• できるだけ簡潔に書く
• 募集職種に絞った内容にする
• 主力商品・サービスのアピールポイントを書く

【例文】

弊社の◎◎サービスは業界シェア3位を獲得し、主力商品となっています。弊社社員も自信を持ってお客様にご案内しており、○○様が活躍しやすい環境が整っています。詳しくはホームページでも紹介していますので、ご興味があればぜひご覧ください。

弊社URL：△△△

業務内容と候補者の経歴がマッチしているか確認

募集職種と候補者の経歴がマッチしていることは、スカウトメールの返信率を上げるための必須条件です。「なぜ私に？」と思われないように、候補者の経歴をしっかり把握したうえでスカウトメールを送りましょう。

仮に、仕事内容が異なったとしても、候補者の経歴をどのように活かせるのかを明記することで、入社後の活躍イメージが湧き、返信率アップにつながります。

【例文】

●●のご経験がある○○様に、ぜひ弊社の△△商品のシェア拡大にご協力いただければと思い、ご連絡させていただきました。●●のご経験は、営業職として戦力になることを確信しております。

スカウトメールの書き方のポイント

スカウトメールに記載する内容が決まったら、見直しも兼ねて書き方のポイントを押さえておきましょう。

採用したい候補者を具体的にイメージする

採用したい候補者を具体的にイメージすることで、スカウトの成功率が上がります。年齢や性別、性格や趣味、嗜好などもイメージしてつくりあげた人物像に向けて、スカウトメールの文面を考えます。

ただし、実際のスカウトメールの内容が具体的すぎると、候補者がミスマッチを感じてしまう恐れがあるため、候補者の心をつかむ訴求ポイントだけを明確に絞り込むことが大切です。

候補者になったつもりで魅力的な訴求を考える

スカウトメールを書くときは、候補者になったつもりで読み返してみることが重要です。会社目線では魅力的な文面でも、候補者目線で魅力的に見えなければ採用成功にはつながりません。

職種や業種、候補者の状況によっても魅力的に見える訴求ポイントは異なるため、候補者を具体的にイメージすることが大切です。たとえば、独身のキャリア志向の男性と、子育て後の復職を目指す女性では、訴求ポイントは全く異なります。

ネガティブワードに気を付ける

スカウトメールでは、良かれと思って記載した言葉がネガティブワードの場合もあります。ネガティブワードとは、候補者に良くない印象を与えてしまう言葉のことです。たとえば、「未経験歓迎」や「大量募集」などは、一斉送信や給与ダウンを想起させ、「誰でも良いから採用したい」という印象を与えてしまいます。

また、職種によってもネガティブワードは異なり、営業職やクリエイティブ職の募集で「やりがい」と記載されていると、サービス残業を想起させます。「歩合制」や「実力主義」は稼げるイメージで一見魅力的ですが、成果が出ないと給与が低くなることが予想され、応募を躊躇してしまう人もいるでしょう。

あわせて、候補者の名前や求人内容に誤りがあると、不信感につながりますので、スカウトメールの内容を十分に確認するようにしましょう。

まとめ

返信率が高まるスカウトメールを送るには、候補者のリサーチが重要です。候補者の経歴を把握し、候補者に刺さる訴求をしなければ採用にはつながりません。本記事でご紹介した内容を参考に、返信率がアップするスカウトメールを作成してみましょう。

パソナでは、コンサルタントが企業と求職者の双方を担当し、最適なご提案をする人材紹介サービスを行っています。候補者にダイレクトにスカウトメールを送ることができ、コンサルタントが代理でスカウトメールを作成することも可能です。

また、各スカウトサイトにアクセスできるため、さまざまな媒体から候補者へスカウトメールを送れることも強みの1つです。月10,000名以上の登録があるパソナのデータベースに加え、​​提携先媒体やスカウトサイト​の豊富なデータベース​を活用し、貴社のニーズにあった人材をお探しします。