おすすめ特集・コラムシェアードサービスとは？対象業務やメリット、注意点、導入ステップなどを解説

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シェアードサービス（Shared Services）とは、経理・人事・IT・総務など、複数の事業部やグループ会社が個別に行っている間接業務を一箇所に集約する手法です。業務効率化やコスト削減、ガバナンス強化など大きな効果が期待できる一方で、導入には多くの時間と労力を要し、現場との連携が難しくなるといった課題もあります。

この記事では、シェアードサービスの対象業務や得られるメリット、導入時の注意点について詳しく解説します。

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シェアードサービスとは

近年、少子高齢化による人手不足や働き方改革の推進などを背景に、シェアードサービスを導入する企業が増えています。

シェアードサービスとは、複数の事業部やグループ会社で行われている間接業務・共通業務を一箇所に集約させる組織改革のことです。間接業務とは「売上に直結しない業務」のことで、例えば人事や労務、経理、財務、総務、情報システムなどの間接部門が担う業務が該当します。

シェアードサービス導入の目的

シェアードサービスを導入する主な目的は「業務効率化」です。間接部門が担う業務は共通性が高く、標準化が可能な業務が多いため、一元的に管理しやすいという特徴があります。これまで各部署や事業部、グループ会社が個別で行っていた間接業務を集約すれば、業務の重複や無駄がなくなり、効率よく業務を管理・運用できる体制が構築されます。

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BPOとの違い

BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）とは、経理・人事・総務などで発生するノンコア業務や、自社が運用ノウハウを持っていない業務を、継続的に外部の専門事業者に委託する手法です。BPOもシェアードサービスと同様に、業務効率化やコスト削減、品質向上を目的としていますが、BPOは「外部事業者」に業務を委託する仕組みであるのに対し、シェアードサービスは「社内やグループ内に設けた専門組織」で業務を遂行します。

BPOの仕組みについて詳しく知りたい方は以下の記事もご参照ください。

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シェアードサービスの対象となる業務

シェアードサービスの対象となるのは、共通性が高く標準化しやすい間接業務です。ここでは、代表的な業務として「人事労務」「経理・財務」「総務」「IT」の4分野についてご紹介します。

人事労務業務

人事労務とは、入退社手続きや給与計算、勤怠管理など、従業員に関する業務全般のことです。なかでも、毎月発生する給与計算や福利厚生業務、法律・規則に基づく社会保険手続きなどは標準化・定型化しやすく、シェアードサービスに向いている業務です。反対に、重要な判断や専門性を要するコア業務、例えば人材採用や人事評価に関する業務については、事業部ごとに個別に対応するのが望ましいでしょう。

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経理・財務業務

経理・財務は、日々の取引記録や資金確保に関する業務です。なかでも、経費精算や請求書処理、売掛金・買掛金の管理といった定型的な会計処理はシステム化を進めやすく、シェアードサービスに適した業務といえます。一方で、内部監査や管理会計、資金調達など、高い専門性と判断力を要する業務は、シェアードサービスで対応するには難しい場合があります。

関連記事：経理業務アウトソーシングのメリット・デメリットは？​​後悔しない選び方と成功事例をご紹介

総務業務

総務とは、会社運営を円滑にし、従業員が働きやすい環境を整備・管理する業務です。備品の調達や社内設備の管理、社内規程の整備、電話対応など、定型的で共通化しやすい業務が多いことから、シェアードサービスを活用しやすい領域といえます。

関連記事：戦略総務とは？～縁の下の力持ちから、攻める総務へ～

IT業務

IT業務は、会社全体のITインフラやシステムの管理・運用を行い、業務効率化やセキュリティ確保を担う重要な業務です。なかでも、パソコンやソフトウェアの管理、IT関連のヘルプデスク業務、セキュリティ対策などは標準化しやすく、シェアードサービスの導入によって運用コストの削減やトラブル対応の迅速化を図ることが期待できます。

シェアードサービスの形態

シェアードサービスは、業務をどのような体制で集約・提供するかによって、以下の2つの形態に分類されます。

本社に部門を設立

本社の一部門としてシェアードサービスを担う部門を設置し、各事業部やグループ会社に共通業務を提供する形態です。定型的な間接業務を本社内に集約するため、現場の混乱が少なく、スムーズに導入を進めることができます。一方で、シェアードサービスへの移行が明確に認識されにくく、従来の慣習や運用方法が残りやすいという課題もあります。

子会社化

本社から切り離し、シェアードサービスを専門に請け負う子会社として独立させる形態です。別会社として立ち上げるため、本社に設立するよりもコストや時間を要し、現場の混乱を招く可能性があります。ただし、従来の慣習にとらわれない新しい業務プロセスを構築でき、より柔軟で効率的な運用が可能になります。

シェアードサービス導入のメリット

シェアードサービスを導入するメリットとして以下の点が挙げられます。

業務効率・生産性の向上

これまで各事業部やグループ会社が培ってきたノウハウを集約することで、業務の効率化や品質向上、さらには専門性も高まることが期待できます。各事業部・グループ会社にとっても、定型的な間接業務から手を離してコア業務に集中できるため、迅速な意思決定や生産性の向上につながるメリットがあります。

管理コスト・人件費の削減

シェアードサービスを活用すると、各事業部やグループ会社で発生する重複作業が削減され、業務遂行に必要な人員を減らすことができます。また、業務効率が向上すれば残業代が減り、それぞれが使用する設備をまとめることで設備費や管理費の削減も可能です。さらに、担当者を共有することは人材不足への対策となり、業務の継続性や安定した運営体制の確保にもつながります。

ガバナンスの強化

シェアードサービスを導入することで、各事業部やグループ会社によって対応が異なっていた業務ルールやプロセスが標準化されます。これにより、社内監査やチェック体制を整備しやすくなり、会社全体でガバナンス（統治・支配・管理）を強化できます。また、共通のフォーマットや承認フローを導入することで、情報や承認の管理が一元化され、全社的に透明性の高い運営体制が実現します。

シェアードサービスの注意点と失敗しやすいポイント

シェアードサービスの導入には時間がかかり、効果的に運用するには多くの事前準備が求められます。ここでは、導入時の注意点や失敗しやすいポイントをご紹介します。

システムやフローの統一に時間がかかる

シェアードサービスを導入する際は、各事業部やグループ会社で行われている業務を標準化し、システムやフローを再構築する作業が必要です。しかし、業務が属人化しているケースも多く、全社で共通の仕組みを整備するには多くの時間と労力を要します。シェアードサービスは大規模な組織改革となるため、関係者の協力を得ながら計画的に進めることが求められます。

従業員のモチベーション低下の原因となることがある

シェアードサービスには間接業務が集約されるため、配置される従業員によっては専門性が低く、キャリアパスが描きにくいと感じるかもしれません。新しい部門への異動・出向は、本人の理解がなければモチベーション低下の原因となるため、シェアードサービスの目的や効果を事前に説明し、理解と納得を得ておくことが重要です。

担当者不在でトラブルへ対応しづらくなる

シェアードサービスへ業務を集約すると、各事業部やグループ会社に担当者がいなくなり、トラブルやイレギュラーへの対応が遅れることがあります。これを防ぐには、シェアードサービスとの連携を強化する必要があり、トラブル発生時の連絡体制や対応フローをあらかじめ整備しておくことが求められます。

シェアードサービス導入の4ステップ

シェアードサービスを導入する際は、以下の4つのステップで段階的に進めることが重要です。

STEP1：課題や問題点の把握

まずは社内の課題や問題点を整理します。

長時間労働が常態化している業務や、複数の部署で重複して行われている業務など、現場の担当者に確認しながら無駄な作業や非効率なプロセスを洗い出します。

STEP2：対象とする業務の選定

抽出した課題をもとに、シェアードサービスの対象とする業務を選定します。

共通性が高く標準化しやすい業務を中心に、業務効率化や品質向上などの効果を最大限に得られる業務を選ぶことが大切です。

STEP3：ツール・システムの整備

各事業部やグループ会社で使用しているツール・システムが異なる場合、集約後に共通で使用するものをあらかじめ整備しておく必要があります。

STEP4：運用体制の設計と人員確保

導入後の運用体制を設計し、担当者の役割や責任を明確にします。

必要なスキルと人数を見積もり、既存人員の配置転換や外部人材の活用などを通じて人員を確保します。

業務の効率化にはBPOの活用もおすすめ

シェアードサービスは組織に大きな変革をもたらす取り組みですが、導入には多くの時間や労力、コストがかかるうえ、期待したほどの成果が出ないこともあります。この点、外部の専門事業者に業務を委託するBPOであれば、本来の目的である無駄な業務の削減や効率化を迅速に進めることができます。

BPOサービスを提供する事業者は、多くの企業の間接業務を請け負っており、豊富な経験やノウハウを持っています。企業にとっては、自社内での業務負担を大幅に軽減しながら、専門性の高い運用体制を取り入れられるメリットがあります。

また、シェアードサービスとBPOを組み合わせたハイブリッド型の導入も注目されています。シェアードサービスでグループ内に点在する定型業務を集約・標準化したうえで、外部専門業者へBPOとして委託することで、双方のメリットを最大限に活かせます。

社内の知見やガバナンスを維持しながら、外部の専門スキルや最新の業務ノウハウを取り入れられるため、より高品質かつ効率的な業務運営が可能になります。特に経理や人事のように作業量が多い間接部門では、ハイブリッド型がコスト削減と生産性向上の両立に有効な選択肢となるでしょう。

まとめ

シェアードサービスとは、各事業部やグループ会社で分散していた間接業務をまとめて運営し、業務プロセスの最適化や管理コストの抑制を図る手法です。導入には体制構築や業務調整など多くの時間と労力が必要となるため、効率化の一環として外部のBPOサービスを利用することも有効な選択肢といえます。

さらに、シェアードサービスで内部業務を集約したうえで、業務の一部をBPOに委託するハイブリッド型の活用により、社内のノウハウや管理体制を保ちながら外部の専門スキルを融合し、より柔軟かつ高品質な運営を実現することが可能になります。

このように、自社の状況や業務特性にあわせてシェアードサービス、BPO、または両社を組み合わせたハイブリッド型を検討することが重要です。

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