おすすめ特集・コラム面接後の応募者対応〜不採用通知の送り方・注意点を徹底解説！

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選考において発生する不採用通知は、企業の印象を左右する重要なコミュニケーションです。不採用を伝える企業も、通知を受け取る応募者も精神的な負担を感じることがあり、不採用の伝え方には注意が必要です。

本記事では、不採用通知を出す際の注意点やポイントを例文付きで解説します。

不採用通知の扱いが重要な理由

ネガティブな内容である不採用通知は、受けとる応募者側にとって不満を抱きやすいものです。採用に至らなかった応募者も将来的に顧客・ユーザーになる可能性があるため、応募者に不満を持たれたまま関係が終わると、将来の顧客・ユーザーの損失や、SNSや口コミで悪い評判が広がり応募者の獲得が難しくなるといったリスクがあります。そのため、不採用の判断をした応募者にも誠実に対応し、応募者との関係を良好に保てるように気をつけましょう。

不採用通知の送り方と注意点

不採用通知は一般的にメール、郵送、電話のいずれかで行われます。ここではそれぞれの通知方法の特徴や注意点を解説します。

メールで通知する場合

メールは不採用通知のなかで最も一般的な方法です。電話と違って文章で通知するため記録が残り、郵送よりも早く結果を伝えることができます。メールで選考結果を通知する場合は、多くのメールのなかから応募者が通知メールを見逃さないようにすること、誤送信をしないことに十分注意しましょう。

件名には会社名とともに「選考結果のお知らせ」など、受け取る側が内容をすぐに把握できるように工夫します。また、誤送信は受信者の混乱を招くとともに、応募者情報の漏洩になります。送信前にしっかりと宛先を確認し、本来受け取るべき応募者以外に送信しないよう注意しましょう。

郵送で通知する場合

郵送は、応募書類を返却する場合に適した方法です。本人以外に転職活動や選考結果が知られないよう、封筒には「親展」と記載し、「不採用通知」や「選考結果」といった直接的な表現は避けましょう。郵送時は配達記録や書留を利用すると確実に本人に届けられ、万が一届かないときには配送ルートを確認できるため、トラブル防止に有効です。

電話で通知する場合

電話での不採用通知は、応募者の反応を確認しながら個別対応ができるため、選考結果に加えて応募先とは異なるポジションでの選考を提案するときなどに有効です。一方で、電話がつながらず結果の通知が遅れる、応募者の反応によっては担当者が対応に困る場合がある、表情が見えないために伝え方が誤解を招き応募者の不満が募る、といったリスクがあります。電話をする前にしっかり対応方法を考えておきましょう。なお、電話がつながらず留守番電話を残す場合は、折り返しを依頼するにとどめ、選考結果は伝えないようにしましょう。

人材紹介会社を介して不採用通知をする場合

人材紹介会社を介して採用を行う場合、応募者への不採用通知は人材紹介会社が行います。そのため、企業は人材紹介会社へ結果を伝える際に、不採用の理由を詳細に伝えることをおすすめします。詳細な不採用理由を伝えることで人材紹介会社のマッチング精度が上がり、より自社に適した候補者を紹介してもらえる可能性が高まるからです。

不採用通知時の注意点

不採用通知をおこなうときは、応募者のネガティブ感情を和らげるため、通知の方法やタイミング、文章の内容に注意を払いましょう。以下では、不採用通知によって応募者に悪い印象を抱かせないための注意点を解説します。

選考結果を迅速に伝える

選考結果は、できれば選考後3日以内、遅くても1週間以内に伝えましょう。応募者は転職活動中など、選考状況に合わせて応募数や転職活動の進め方を決めており、特に志望度が高い企業の結果は気になるものです。結果の通知が遅いと、応募者は転職活動の戦略が立てられないだけでなく、自分への連絡を後回しにされたと感じて、不満を抱く可能性があります。求人票や面接を通じて予め結果通知の時期を伝えておき、やむを得ず結果通知まで時間がかかる場合は、応募者へ連絡の期日を連絡しましょう。

宛名や個人情報は正確に記載する

不採用通知をメールや郵送で送る際、記載する個人情報や送付先に誤りがないかを入念に確認しましょう。宛名や個人情報の誤記は失礼に当たります。また宛先の誤りは、結果の通知が遅れるだけでなく、個人情報漏洩につながるリスクがあります。特に応募者同士の氏名が似ている場合は慎重に確認し、採用すべき人に不採用通知を送らないよう注意が必要です。

簡潔にわかりやすい文章を心がける

メールや郵送で送る場合は、簡潔で温かみのある文章を心がけましょう。ネガティブな内容だからと応募者に遠慮して、長い前置きや過度な婉曲表現を使ってしまうと、伝えたい内容がわかりづらくなります。一方で不採用であることだけを端的に伝えると、応募者に冷たい印象を与えてしまいます。要点をはっきり伝えるとともに、応募に対する感謝や励ましの言葉も伝え、応募者に寄り添った文章を送りましょう。

応募者に寄り添った不採用通知の書き方

不採用を伝える際は、応募者の気持ちへの配慮が大切です。応募者の気持ちに寄り添い、丁寧なフォローを入れましょう。ここでは、不採用通知の一般的な構成に沿ってポイントを解説します。

応募や選考対応への感謝を伝える

不採用通知の冒頭では、数ある企業のなかから自社を選び、時間を割いてくれたことに対して感謝の意を伝えます。特に、面接選考に進んだ応募者は、書類作成に加え、企業研究などの面接準備や面接日程に向けたスケジュール調整を行っています。こうした応募者がかけた時間と労力にも触れると、応募者への配慮が伝わり、誠実さが感じられます。

結果を端的に伝える

感謝を伝えたあと、選考結果を伝えます。「不採用」という言葉は直接的すぎるため、「ご希望に添えない結果となりました」「採用を見送らせていただくこととなりました」など、婉曲的な表現を使います。また「慎重な選考の結果」といった枕詞を使うことで、より丁寧な印象を与えることができます。応募者が結果を受け入れやすい表現を心がけましょう。

不採用の理由は明確に言わない

不採用理由を知っておきたいと思う応募者もいますが、不採用理由を伝えることで応募者が気分を害してトラブルに発展する、選考基準が外部に漏れるといったリスクがあります。応募者に不採用理由を明確に伝えることは避けましょう。不採用理由に関する問合せには「お答えできません」と対応し、やむを得ず理由を伝える場合は「求める人材像と異なるため」といった抽象的な表現を使い、応募者を傷つけない配慮をしましょう。なお企業には「採用の自由」があり、不採用理由の通知は義務付けられていません。

応募書類の取り扱いについて案内する

不採用通知では、履歴書や職務経歴書の取り扱いについて明記しましょう。近年は個人情報の管理に敏感な応募者も多いため、個人情報の取り扱いについて明記することで、応募者からの信頼を保つことができます。書類返却の有無や、自社で廃棄する場合はその旨を通知し、個人情報漏洩の心配がないことを伝えます。

面接選考後に送る不採用通知の文例

ここでは不採用通知をメールで送る場合の文例を紹介します。

件名：面接選考結果のご連絡（株式会社〇〇）

（応募者名　フルネーム）様

お世話になっております。株式会社〇〇　採用担当でございます。

先日はお忙しい中、面接のお時間をいただき、誠にありがとうございました。

△△様との面接内容を踏まえて社内で慎重な選考を行いましたが、誠に残念ながら今回はご期待に添えない結果となりました。

なお、お預かりしました応募書類につきましては弊社で責任を持って破棄いたしますのでご安心ください。

多くの企業の中から弊社を選び、ご応募いただきましたことを深く感謝申し上げます。

末筆になりますが、△△様の今後のご活躍をお祈り申し上げます。

人事部 （採用担当者名）

TEL：（採用担当者の電話番号）

Mail：（採用担当者のメールアドレス）

まとめ：応募者体験を意識した不採用通知を！

不採用通知は企業と応募者双方にとって気が重いコミュニケーションであり、通常以上に相手への配慮が必要です。応募者は、将来の採用活動の候補者や、自社商材のユーザーになる可能性があるため、悪い印象を抱いたまま関係が終わらないように工夫することが重要です。

パソナでは、豊富な採用支援の実績から、結果通知を含めた面接選考のコツを紹介しています。自社のファンを増やす選考を実現したい人事の方はぜひご覧ください。

不採用通知は企業と応募者双方にとって気が重いコミュニケーションであり、通常以上に相手への配慮が必要です。応募者は、将来の採用活動の候補者や、自社商材のユーザーになる可能性があるため、悪い印象を抱いたまま関係が終わらないように工夫することが重要です。

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