おすすめ特集・コラムバックオフィスのBPOとは？対応業務や活用するメリット・デメリットを解説

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バックオフィス業務の負担を減らす方法として、近年注目されているのがBPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）です。人手不足が進む中、経理や人事、総務などの業務を外部に委託することで、社内の業務効率を高められる可能性があります。

本記事では、バックオフィスのBPOで対応できる業務や活用するメリット・デメリット、導入の進め方を解説します。実際の導入事例も紹介していますので、業務改善にBPOを検討している方は、ぜひ参考にしてください。

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バ ックオフィスBPOとは

バックオフィスBPOとは、経理・人事・総務などのバックオフィス業務を外部の専門企業に委託する仕組みです。単なる作業代行とは異なり、業務プロセスの運用や改善までを委託できます。

人手不足や業務の属人化に悩む企業にとって、BPOを活用することで業務効率の向上や負担の軽減が期待できるでしょう。

関連記事：「BPOとは？アウトソーシングとの違いやメリット・デメリット、会社選びのポイントを簡単に解説」

BPO として委託できるバックオフィス業務

バックオフィス業務の多くは、BPOで外部へ委託できます。ここでは、BPOで委託できる以下のバックオフィス業務について解説します。

• 経理・財務
• 人事・労務
• 総務
• 法務
• 営業事務
• 庶務

どのような業務でBPOを活用できるかを把握し、導入検討の参考にしてください。

経理・財務

経理・財務業務は、バックオフィスBPOで委託できる業務の1つです。請求書の発行や支払処理、経費精算などの定型作業が多く、外部の専門企業に任せやすい特徴があります。専門知識を持つ人材が対応するため、処理ミスの防止や業務の標準化にもつながるでしょう。

ただし、資金計画や投資判断などの経営に関わる重要な意思決定は、自社で管理することが重要です。経理・財務業務の中でも定型的な事務作業をBPOで外部委託し、経営判断に関わる業務は社内で行うといった役割分担にすることで、効率的な業務体制を構築できます。

関連記事：「経理代行とは？依頼できる業務やメリット、費用相場、業者の選び方を解説」

人事・労務

人事・労務業務は、BPOを活用しやすいバックオフィス業務です。給与計算や社会保険の手続き、年末調整などは専門知識が求められるだけでなく、法改正にも対応する必要があります。これらを外部に委託すれば、担当者の負担を減らしつつ、手続きの正確性向上も期待できます。

一方で、採用活動や人事評価など、経営や組織づくりに関わる業務は社内で担うことが重要です。定型的な事務作業を切り出して委託することで、人事・労務業務を効率化しやすくなります。

関連記事：「人事アウトソーシングとは？メリット・デメリット、委託できる業務と費用相場をわかりやすく解説」

総務

総務業務は備品管理や社内イベントの事務対応、健康診断の手配など定型的な作業が多く、外部に任せることで社内の負担を軽減できます。総務は業務範囲が広く、細かな作業が積み重なりやすいため、BPOを活用することで担当者の業務効率を高めやすくなるでしょう。

ただし、社内ルールの策定など、企業の運営方針に関わる業務は自社で管理することが重要です。定型的な事務作業のみをBPOとして委託することで、より重要な業務に時間を使えるようになります。

関連記事：総務アウトソーシングとは？導入メリット・業務内容・成功のポイントを解説

法務

法務業務は、契約書の確認や社内規程の更新、コンプライアンス関連の事務作業といった法律関係の業務を担うため、専門知識が求められます。そのため、社内だけで対応するには負担が大きくなりやすく、業務を外部の専門家に委託することで業務負担を抑えられます。

定型的な法務業務を外部に任せることで、限られた社内リソースを重要な判断業務に集中させやすくなるでしょう。

営業事務

営業事務は、営業活動に付随する事務作業を行うため、BPOを活用することで効率化しやすい業務です。たとえば、見積書の作成や受注データの入力、顧客情報の管理などの定型作業は外部に委託しやすい特徴があります。

これらの業務を外部に委託することで、営業担当者は商談や顧客対応など、売上につながる活動に集中しやすくなるでしょう。営業事務の定型作業は外部に委託し、コア業務は営業担当者が実施することで、生産性を向上させられます。

庶務

庶務業務は、BPOによって外部へ委託しやすい業務です。来客案内やデータ入力、書類整理などは定型的な作業が多く、積み重なれば社内のリソースを圧迫してしまいます。そのため、これらの業務を外部に任せることで、社員は本来の業務に集中しやすくなり、作業の中断も減らせるでしょう。

庶務業務をBPOで外部化する際は、マニュアルを整備して役割分担を明確にすることで、業務の効率化と安定した運用につながります。

バ ックオフィス業務でBPOを活用する メリット

バックオフィス業務でBPOを活用する主なメリットは以下のとおりです。

• コストを削減できる
• 人材不足を解消できる
• コア業務に集中できる
• 専門性を活用して業務品質を向上できる

得られるメリットを把握しておくと、バックオフィス業務のBPOを活用するべきかを判断しやすくなります。

コストを削減できる

バックオフィス業務でBPOを活用することで、コスト削減につながる可能性があります。事務作業のために人材を採用すると、給与だけでなく採用費や教育費、オフィス設備などの費用も発生します。

その点BPOを活用すれば、業務量に応じて必要な分だけを外部に委託できるため、人件費を固定費から変動費に近い形で管理可能です。また、残業代の削減や業務効率化によるコスト最適化も期待できるでしょう。ただし、単純に外注費の安さだけで判断するのではなく、社内の人件費や業務効率を含めた総合的な費用対効果で検討することが重要です。

人材不足を解消できる

バックオフィス業務でBPOを活用することで、人材不足の解消につながります。少子高齢化の影響により、事務職を安定して採用・定着させることが難しくなっている企業も多くあります。BPOを活用すれば、外部企業が保有する専門人材や運用体制を利用できるため、社内で人材を確保できなくても業務の継続が可能です。

また、特定の担当者に業務が集中する属人化を防ぎやすい点もメリットになります。その結果、担当者の退職や休職があっても業務が止まりにくくなり、安定した業務運用につながります。

コア業務に集中できる

バックオフィス業務でBPOを活用すると、社員がコア業務に集中しやすくなります。経理処理やデータ入力などの定型業務に多くの時間を取られると、本来注力すべき営業活動や事業戦略に十分なリソースを割けなくなります。

これらのノンコア業務を外部に委託することで、社内の人材をより付加価値の高いコア業務へ振り向けられ、生産性を高められるでしょう。

たとえば、営業部門であれば顧客対応や提案活動、新規顧客の開拓などに時間を使いやすくなります。BPOの活用によって業務の役割分担を明確にすれば、社内リソースを有効活用できるようになり、企業全体の生産性向上につながります。

関連記事：「コア業務・ノンコア業務の違いと仕分け方｜具体例でわかる業務効率化のポイント」

専門性を活用して業務品質を向上できる

BPOを活用すると、専門性を活かした業務品質の向上が期待できます。BPOベンダーは多くの企業の業務を支援してきた経験を持ち、経理や人事などの業務プロセスを効率的に運用するノウハウを備えています。そのため、社内だけで対応するよりも、ミスの防止や業務の標準化が期待できるでしょう。

また、業務フローの見直しやデータ管理の仕組みを整えることで、属人化の解消にも役立ちます。ただし、すべてを外部に任せるのではなく、定期的に業務内容や品質を確認する体制を整えることが、BPOを効果的に活用するうえで重要です。

バ ックオフィス業務でBPOを活用するデメリット

バックオフィス業務のBPOには多くのメリットがありますが、情報漏えいのリスクや、自社にノウハウが蓄積されにくいといったデメリットが生じます。デメリットを理解したうえでBPOを活用することが、失敗を防ぐためには重要です。

情報漏えいのリスクが生じる

バックオフィス業務でBPOを活用すると、顧客情報や社員データ、契約書などの機密情報を外部企業と共有する必要があるため、情報漏えいのリスクが生じる可能性があります。万が一委託先で情報管理の不備が起きた場合でも、最終的な責任は委託元の企業が負うことになるため、慎重な対応が求められます。

情報漏えいのリスクを抑えるには、セキュリティ体制が整ったBPO企業を選び、情報管理のルールを契約書で明確にしておくことが重要です。また、アクセス権限の管理や業務ログの確認など、定期的に運用状況をチェックすることで、情報漏えいのリスクを低減できます。

自社にノウハウが蓄積されにくい

バックオフィス業務でBPOを活用すると、社内の担当者が業務の詳細を把握しにくくなり、自社にノウハウが蓄積されにくくなる可能性があります。その結果、委託先への依存度が高まるケースもあります。

ノウハウが蓄積されにくいリスクを防ぐには、業務を完全に外部に任せきりにしないことが重要です。たとえば、業務フローや作業内容を定期的に共有してもらい、最終的な承認や管理は自社で行う体制を整えるなど、ノウハウを残すための体制づくりが求められます。

バ ックオフィス業務のBPO先を選ぶポイント

バックオフィス業務のBPOを成功させるには、以下のポイントを押さえたうえで委託先を選ぶと効果的です。

• 委託したい業務に対応できるか
• セキュリティ体制が十分か
• 実績や専門性が十分か
• 費用が適正か
• 自社方針に合うか

ポイントを押さえ、自社に合った委託先を選定しましょう。

委託したい業務に対応できるか

BPO先を選ぶ際は、委託したい業務に対応できるかを確認することが重要です。委託する企業によって対応できる業務範囲が異なるため、自社の課題に合ったサービスを提供しているかを判断する必要があります。

単純な作業代行だけでなく、業務プロセスの整理や改善まで支援できるかや、委託したい業務に対応しているかどうかを確認しましょう。そのためにも、BPO先を選ぶ前に、委託したい業務内容を整理しておくことも大切です。

このように、自社の業務フローを把握したうえで、外部に委託する業務を明確にすることで、導入後のミスマッチを防ぎやすくなります。

セキュリティ体制が十分か

BPO先を選ぶ際は、セキュリティ体制が十分に整っているかを確認することが重要です。顧客情報や社員データといった機密情報を外部企業と共有するため、セキュリティ体制が不十分な場合、大きなリスクにつながる可能性があります。

そのため、情報管理のルールやアクセス権限の管理、データの取り扱い方法などを事前に確認することが大切です。また、セキュリティ認証の取得状況や運用体制をチェックし、安全に業務を任せられる企業かを判断したうえで委託判断を行いましょう。

実績や専門性が十分か

BPO先を選ぶ際は、実績や専門性が十分であるかを確認することが重要です。バックオフィス業務は専門知識や運用ノウハウが求められるため、経験の少ない企業に委託すると業務品質が安定しない可能性があります。そのため、どのような企業を支援してきたのか、自社と近い業界や規模の実績があるかを確認することで、安心して任せやすくなります。

また、特定の業務に強みを持つBPO企業であれば、業務の標準化や効率化のノウハウも期待できるでしょう。過去の実績や支援内容を確認し、自社の課題解決につながる専門性を持っているかを判断することで、BPO先を適切に選定できます。

費用が適正か

BPO先を選ぶ際は、費用が適正であるかを確認することが重要です。たとえば、料金の安さだけで選ぶと、対応範囲が限定されていたり、業務品質が十分でなかったりする可能性があります。BPOの費用は作業量だけでなく、業務の難易度やサポート体制、品質管理の仕組みなどによって決まります。

そのため、複数のBPO企業から見積もりを取り、サービス内容と費用のバランスを比較することが大切です。また、外注費だけでなく、人件費や業務効率化による生産性向上なども含め、総合的な費用対効果で判断することが重要です。

自社方針に合うか

BPO先を選ぶ際は、自社の方針や業務スタイルに合うかを確認することが重要です。BPOは単なる外注ではなく、業務を継続的に支えるパートナーとなります。企業文化や業務の進め方などが自社の方針と合わない場合、コミュニケーションが円滑に進まず、期待した成果が得られなくなってしまいます。

そのため、担当者との連携のしやすさや、自社の方針を理解したうえで業務が可能かを確認することが大切です。事前の打ち合わせや試験運用などを通じて、長期的に協力できるパートナーか見極めることで、バックオフィスのBPOを成功させられます。

バ ックオフィスBPOの進め方

バックオフィスBPOを進める際は、以下の手順を意識しましょう。

1. 導入目的と対象業務を明確にする
2. BPOのベンダーを選定する
3. 移行準備と運用手順を整備する
4. 運用開始後にモニタリングして改善する

手順に沿って進めることで、バックオフィスBPOの活用を効率よく進められます。

関連記事：「BPO・アウトソーシング導入のプロセスと、最大活用のためのポイント」

1. 導入目的と対象業務を明確にする

バックオフィスBPOを導入する際は、まずは導入目的と対象業務を明確にすることが重要です。目的が曖昧なまま進めると、委託すべき業務範囲が定まらず、期待した効果を得られない可能性があります。

たとえば「コア業務に集中したい」「人件費を最適化したい」など、BPO導入の目的を整理したうえで、委託する業務を検討することからはじめてみましょう。その際は、経営層だけで判断するのではなく、現場担当者にもヒアリングを行い、実際の業務内容をもとに検討することが重要です。

また、意思決定や戦略に関わる業務は社内に残し、マニュアル化できる定型業務をBPOの対象として整理することで、導入後の運用をスムーズに進めやすくなります。

2. BPOのベンダーを選定する

BPOの導入では、自社の課題に合ったベンダーを選定することが重要です。対応できる業務範囲や専門性、実績などを総合的に確認し、自社に適したパートナーかを見極める必要があります。

単なる作業代行だけでなく、業務プロセスの改善提案ができるベンダーであれば、より高い効果を期待できるでしょう。複数の企業から提案や見積もりを取り、サービス内容と費用のバランスを比較することが大切です。

また、自社と近い業界や企業規模での支援実績があるかを確認すると、安心して委託しやすくなります。

3. 移行準備と運用手順を整備する

BPOを円滑に導入するには、移行準備と運用手順を整備することが重要です。業務内容や手順が整理されていないまま委託すると、作業ミスや認識のずれにより、業務の 品質が低下してしまいます。

委託前に業務フローを整理し、マニュアルを作成して、誰でも同じ手順で業務を進められる状態を構築しましょう。また、いきなりすべてを委託するのではなく、自社とベンダーが同時に業務を並行して行う期間を設けると、トラブルが発生するリスクを減らせます。

4. 運用開始後にモニタリングして改善する

BPOは導入して終わりではなく、運用開始後もモニタリングを行い、改善を続けることが重要です。委託先に任せきりにすると、業務品質の低下が発生していても気が付きにくくなります。そのため、定期的に業務状況を確認し、運用状況をチェックすることが重要です。

また、課題が見つかった場合はベンダーと共有し、業務フローや手順の見直しを行いましょう。このように、定期的なミーティングなどを通じて改善を続けることで、BPOの効果を最大化し、安定した業務運用につながります。

バックオフィスBPOの導入事例

バックオフィスBPOは、多くの企業で業務効率化や人手不足の解消に活用されています。ここでは、「営業事務」「総務・人事」「人事労務」の3つのバックオフィス業務にBPOを導入した事例を紹介します。　

事例1. 営業関連業務をBPO化し、営業活動に集中できる体制を構築

シーメンス株式会社では、営業組織の拡大に伴い、営業関連業務の属人化が課題となっていました。営業担当者ごとに作業の進め方が異なっていたため、サポート業務の負担が増加し、効率的かつ安定した支援体制を構築できていませんでした。

そこで同社は、営業関連の事務業務をBPOとして外部に委託し、業務フローの整理とマニュアル化を進めています。経費精算の入力や営業サポート業務などの定型作業を切り出し、タスク単位で業務を移管したことで、業務の標準化と品質の平準化を実現しました。

その結果、営業担当者の残業時間が減少し、顧客対応や提案活動などのコア業務にあてられる時間が増加しました。さらに、業務の可視化によって役割分担が明確になり、営業組織全体の生産性向上も達成しています。

 

事例2. 事務オペレーションBPOで総務・人事業務の効率化を実現

ある製造業では、総務部門の業務の属人化が進み、業務内容や役割分担が明確になっておらず、体制のスリム化や効率化が行えない課題を抱えていました。そこで、社員一人ひとりの業務内容をヒアリングして整理し、定型的な事務オペレーションを切り出してBPO化を進めました。

受付や車両管理、勤怠管理や給与関連業務などを対象に、総務だけでなく人事領域にも委託範囲を拡大しています。また、現地対応が必要な業務は常駐チーム、オンライン対応業務はBPOセンターが担う2拠点体制を構築しました。

その結果、業務の可視化と効率的なオペレーション体制を実現し、属人化やブラックボックス化の解消に成功しました。さらに、業務特性に応じた役割分担により、業務品質の安定化とノウハウの蓄積が進み、持続可能な運営体制の構築につながっています。

事例3. 給与業務のBPO化で属人化解消と業務品質向上を実現

ある金融業では、担当者依存による業務の属人化と、複雑な給与体系による計算ミスの多発が課題となっていました。担当者の産休・育休や介護などによる離脱が発生すると、業務が停滞する可能性もあり、業務の継続性と品質の向上が求められていました。

そこで、既存の業務プロセスを見直し、給与計算業務を含む業務フローを再構築するとともに、役割分担の見直しや業務の可視化を進めています。あわせてマニュアル整備を行い、標準化された業務体制を構築しています。

その結果、担当業務の引き継ぎが可能となり、業務の属人化を解消しました。さらに、確認作業が容易になったことで人的ミスが削減され、OJTの負担軽減にも成功しています。業務効率化によって労務担当人数も5名から4名へ見直され、作業負担の軽減と品質向上の両立を実現しました。

まとめ｜バックオフィスBPOを活用して業務改善を行おう

バックオフィスBPOは、人手不足の解消や業務効率化につながる手段です。経理や人事、営業事務などの定型業務を外部に委託することで、社内の負担を軽減し、営業活動や事業戦略などのコア業務に集中しやすくなります。

導入を成功させるには、委託する業務範囲の整理や信頼できるBPOベンダーの選定が重要です。セキュリティ体制や実績、費用などを確認し、自社に合ったパートナーを選定することで、課題の解決を実現できます。

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