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お客さま企業は、今まで営業売上・利益・受注案件・契約書などの管理を全てExcelで管理されており、その結果、膨大なデータ管理の課題に直面されていました。
社内データを活用する際には、縦割り業務によってデータがバラバラになっており、Excel内のデータの有無や抽出情報、記載方法の不一致など統一性がなく、関連付けに膨大な時間と手間がかかってしまっていました。 さらに手入力管理によるExcelの転記ミスや協力会社への業務委託なども効率的な管理が難しくなる要因となっており、統一された情報管理体制の業務フロー構築が求められていました。 またデータの一元管理がしたいという構想は以前からあったものの、実際に開発ができるエンジニアはおらず、実現は不可能な状況でした。

既にパソナの派遣事業をご利用いただいていた関係から、DX領域のソリューションも提供できることを知っていただき、kintoneの利活用をご提案いたしました。

お客さまの目指すゴールは「事業に関わるデータをkintoneで一元管理し、業務フローを効率化させる」ことです。ゴールに向けていち早くシステム導入を実施したいとう思いは強くあるものの、まずはできるところからすぐにリリースして少しでも社員の負担やミスを減らしていきたいという思いがあり、段階的に進める方向になりました。

はじめに、売上台帳のデータをkintoneで管理することからスタートしました。まずはバラバラで管理していたExcelを要件ごとにまとめる作業をお客さまと行い、kintoneで管理するべきデータの精査やツールの使い方のレクチャーを行いました。「万人がすぐに使えるようにしてほしい」という要望の元、週次で定例会を設け、プロジェクトの進捗をコンスタントに評価、ユーザーや関係者からのフィードバックを取り入れながら実装しました。Kintoneの基本機能で対応できないケースについては、カスタマイズ（プログラミング）が必要となるため、都度対応し開発を進めてまいりました。

Kintoneの導入後、社内に関するデータを漏れなく入、ミスせずに自動的に集約し、一元管理することに成功しました。従来のデータ活用に費やしていた作業工数が削減され、業務フローの効率化に大きく寄与しました。さらに、組織を横断してデータをリアルタイムで確認できるようになったため、社内のデータ活用の仕組みを確立する上で重要な役割を果たしました。

約400,000円/月

2022年6月下旬～9月　2名体制

要件定義、基本設計、詳細設計、開発、テスト

約3ヶ月強、連携させていただきリリースとなりましたが、特に問題なく運用できています。
今回は私たちの要望によりカスタマイズ作業を要したため、より業務しやすい環境を提供していただけたと思っています。今後の運用、ならびに生産性アップにとても期待しています。今後は、元々の最終ゴールを叶えるべく、社員からの声も含め、また必要なタイミングで追加改修をお願いしたいと思っています。

お客様からは業務フローの変革を実現するために「万人が利用しやすい社内環境を整えていきたい」「プログラミングはできないけれど自分たちで変更できるシステムはないか」というご要望を伺っていました。今回はお客様のご要望に基づき、リリース後はお客様自身で変更ができるように、誰もが使いやすいUI/UXを実現するよう心がけました。また、スモールステップでのリリースを進めながら、kintoneの使い方に関するレクチャーを行い、非エンジニアの社員でも運用できるようバックアップを提供しました。

掲載日：2022年11月21日

今回ご紹介した事例に対してパソナでは以下のサービスで解決させていただいています。