総務・庶務のアウトソーシングのメリットとBPOの特長
総務などの管理部門を中心に行われる事務およびサポート業務全般に関するBPOサービスです。
多岐に渡る総務・庶務をアウトソーシングするだけでなく、社内サービスとして利便性向上やコスト削減にも貢献します。BPOを活用することで総務・庶務担当社員をコア業務にシフトさせるなど、戦略的な人員配置も可能となります。
当社の「総務・庶務BPOサービス」は、長年の人材派遣業務と数多くのBPOの受託実績から得られたノウハウを基に、調査・業務設計のうえ運用まで一気通貫で行います。お客様の目的と課題によっては、場所（オンサイト/オフサイト）と契約形態（業務委託/ユニット派遣/派遣）を組み合わせたご提案も可能です。お客様と共に、総務・庶務の最適化と安定運営を実現します。
主な対応業務
- 総務事務・庶務業務全般
- 郵便・宅配・社内便対応
- 備品発注・貸出業務
- 名刺発注
- PC・携帯・セキュリティカード対応
- 出張手配
- ファシリティ管理
- 電子化業務（契約書、名刺など）
- 各種事務局対応
総務・庶務のBPO提案例
CASE 01
煩雑な事務作業の集約化で社員の総労働時間抑制
- 対象業務
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- グループ内シェアード会社で請けることが困難な、多品種かつ少量の煩雑な事務作業
- 主計業務支援（必要情報整理、データ集計、整備等）
- 規模（FTE・予算など）
- 立ち上げ当初は6FTE→27FTEに拡大
- 導入前の課題
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- 部門内ルールのローカル化/属人化によるブラックボックス化
- 運用の形骸化
- 集約化担当社員の業務超過
- 導入施策
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- 属人化業務の標準化およびマニュアル作成
- システム切り替えを契機とした業務の集中化/標準化/集約化
- コア業務への社員シフト
- 導入後の効果
- 業務の継続性と再現性を担保しつつ、運用ルール順守の徹底による品質向上を実現。集約化による生産性の向上および、担い手工数の適正化によるコスト削減。
担当コンサルタントのコメント
業務集約やコスト削減を共に目指す企業内プロジェクトメンバーとして積極的に関与。6名のスモールスタートから業務の習熟に伴い業務量と範囲を段階的に拡大。信頼関係が生まれたことで隣接部門への横展開も進み、27名が携わるプロジェクトへ成長しました。また、社員の総労働時間抑制にも貢献できました。
総務・庶務に関するよくある質問
Q
BPO・アウトソーシング化に適した総務・庶務（総務事務・庶務業務など）はどういったものでしょうか
A
ある程度のボリュームがある定型業務（ルールに基づく処理を行う）が、BPO・アウトソーシング化の活用メリットを感じていただきやすいでしょう。一方、少量・多種の業務や非定型業務も、業務調査を通じて可視化することで、BPO・アウトソーシング化できるケースもあります。当社では、BPOコンサルタントがお客様の課題やニーズを伺い、業務調査を通じて、場所（オンサイト/オフサイト）と契約形態（業務委託/ユニット派遣/派遣）を組み合わせたベストソーシング提案が可能です。ぜひお気軽にご相談ください。
Q
総務・庶務のBPO・アウトソーシングにより、どのような企業課題の解消につながりますか？
A
ご相談いただく企業の多くが、以下のような課題を感じておられます。
・付加価値の高いコア業務への社員シフトによる知的生産性向上
・業務量に対する人材不足や繁閑差への対応
・業務の属人化やブラックボックス化の解消
・社員の高齢化による業務の継続性に対する課題解消
また、働き方改革やコロナ禍といった社会情勢の変化に対し、BPO・アウトソーシングをはじめとする外部人材の活用を検討されている企業が増えています。
BPOサービスの流れ
STEP1 業務調査・分析
関係者へのヒアリングにより、現状の実態を
調査把握し、業務プロセス、発生頻度、難易度、
再現性などを分析します。
STEP2 業務設計
新業務フロー策定、マニュアル・ツール類の作成、
ファシリティ調整などBPO施策の設計を行ないます。
STEP3 運用・改善
業務引継ぎ後、パイロット運営を経て新体制に
入ります。運営開始後も検証、改善を継続的に
行ない、定期レポートや定例報告会を実施します。
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