株式会社ウィリッチ

株式会社ウィリッチは、電話代行・営業代行サービスを展開する成長企業だ。2023年に士業事務所内のコンタクトセンター部門の独立に伴って設立されて以来、わずか数年で従業員規模を順調に伸ばしてきた。しかし組織の拡大とともに、従来のExcelや共有フォルダを用いた人事情報管理には限界が見え始めていた。例えば、入退社手続きや勤怠申請、各種届出といった情報が社内のあらゆる場所に散在し、参照や更新のたびに“どこに保存されているのか？”を探す非効率が常態化していたのである。

同社が課題を明確に認識したのは、2025年。会社が二期目に突入し、急速な成長で人員が増え続けるなかで、これまでの管理方法では今後の拡大に耐えられないという危機感が生まれていた。

そこで、人事情報を正確かつスピーディーに扱える“一元管理の仕組み”の検討が本格化した。日々変化の大きい成長企業において、担当者ごとに情報管理が分散する状況はリスクが高かったからだ。本間 友也代表取締役社長は「従業員のデータを1つに集約し、誰でも正しくアクセスできる状態にしたかった」と語る。こうした明確な目的のもと、同社は人事情報管理の抜本的な改善に向けてシステム導入を検討し始めたのである。

同社が人事システムに求めた最重要要件は「従業員情報を一元的に管理できること」さらに「従業員からの各種申請・評価・1on1の記録を、社員マスターと紐づけて一体で管理できる仕組み」を必須とした。こうした運用が1つのプラットフォーム内で完結できる点こそ『kintone HR』が選ばれた理由である。

導入に向けたプロセスは以下の観点で進められた。
■kintoneを活用して人事業務を管理できるように自社仕様にカスタマイズできるパートナー企業を検討
■人事労務系・人材系SaaSを比較したなかで『kintone HR』を検討

このプロセスの中で、同社はパソナと接点を持った。パソナはkintoneを活用して人事業務管理ができる『kintone HR』を展開していて、さらに高度なカスタマイズにも対応ができる点が魅力的だった。さらに複数候補の中でも、実績と柔軟な対応力が突出し、最終的に同社のパートナーとして選定した。本間氏は、当時を振り返りこう語る。「幅広い業種のお客様を支援されている点から、当社の課題に対しても必ず解決策を示していただけるだろうと期待していました。実際に具体的な提案もいただき、大変満足しています」

さらに決め手となったのは、導入後の運用まで見据えた説明のわかりやすさだった。システムを導入して終わりではなく「どう使い、どう育てていくか」という視点を示したパソナの姿勢に、同社は強い安心感を抱いたという。こうしてウィリッチは、パソナを正式なパートナーとして迎え『kintone HR』導入プロジェクトを本格的にスタートさせた。

導入プロジェクトが始動すると、どのようなことから着手したのか――。
要件検討には、実務を担う各部門の部長に加え、システムを主に利用するコーポレート部門のスタッフが参加した。ウィリッチでは等級制度を採用しており、等級ごとに求める役割や行動が異なるため、評価項目や評価ロジックも複雑だ。自社に最適化した制度を構築するには、細かな項目設定や条件分岐を含む多岐にわたるカスタマイズが不可欠で、その精度を担保するために専門家のサポートが必要だと判断したという。

導入にあたり本間氏は「特別な準備はしていません。ただ、“何を実現したいのか”を明確に言語化し、自社の方向性を整理したうえで、パソナ様に要望を伝えられる状態を整えました」と振り返る。そしてウィリッチ側の要望が明確だったことが、プロジェクト成功の鍵だったとパソナも述べる。

また同社は「成長を楽しみ、豊かな社会を創る」をミッションに掲げ、社員一人ひとりが成長を実感できる環境づくりに力を注いでいる。努力を正当に評価し、適切にフィードバックできる制度の整備は、創業当初からの重要なテーマであり、今回のプロジェクトもその延長線上にあった。

カスタマイズの工程では、パソナ側の“気配り”が随所に感じられたと本間氏は語る。「開発の進め方を最初に丁寧に説明いただけたことで、こちらも“何を事前に検討すべきか”“どこは相談しながら進められるか”といった見通しが立ち、安心して取り組むことができました」
さらに、同社が判断に迷う場面ではパソナ側が意図を丁寧にヒアリングし、翌週には2～3種類の具体的な選択肢を提示。それぞれについて、

「Aパターンなら画面表示はこうなる」
「Bの場合は一部手動が発生する」
「Cは完全自動化が可能」

と運用面のメリット・デメリットまで示したことが、意思決定を大きく後押しした。その動き方や運用負荷まで丁寧に比較説明したことで、同社は迷うことなく最適な方法を選択できたという。“相談すれば翌週には必ず形になった提案が返ってくる”——。
パソナのスピード感と寄り添う姿勢が、同社の大きな信頼につながった。

『kintone HR』を導入してまだ約1ヶ月だが、これまで複数のシステムを横断して確認していた申請情報が、現在は1つの画面で全て追えるようになり、担当者の負荷は少しずつ軽減されている。

履歴や進行状況が明確に可視化されたことで責任の所在が明らかになり、組織全体の透明性向上にも寄与することが期待されている。「必要な情報を探すところから始まる」非効率が解消されたことで、業務はワンクリックで完結するレベルに洗練され、担当者からは“探すムダが消えた”という評価も上がっている。また、この導入プロジェクトを振り返り、本間氏はパソナに対する“相談のしやすさ”についても強調する。

「パートナー企業の担当者によっては“こう言いたいけれど言いづらい”と感じる場面も正直あります。しかしパソナさんには、遠慮なく相談できました」（本間氏）

さらに、週次ミーティングによる伴走体制も高く評価されている。定期的な打ち合わせで「どこまでをいつ決めるか」が明確になり、プロジェクト全体に適切な区切りとスピードが生まれた。ファシリテーションを含めて安心して任せられたことで、ウィリッチ側は常に明確なステップを踏みながら前進できたと振り返る。

パソナと共に構築した仕組みにより、ウィリッチでは主要機能から順次、運用への落とし込みが進んでいる。システム導入でありがちな“作ったのに使われない”という事態を避けるため、未開発部分についても既存の運用をどう組み込めば情報が一元化されるか、社内説明会を通じて浸透させている段階にある。

導入からまだ1ヶ月で定量的な効果を示すのは難しいものの、導入効果として、ウィリッチはまず“作業工数の削減”を重要な指標と捉えている。

また『kintone HR』を選定した背景には、ランニングコストを極力抑えたいという意図があったと話す。同社ではもともと全従業員にkintoneアカウントを付与して運用しており、他社の人事労務系・人材系SaaSや承認ワークフローを追加すると、運用コストが上がる懸念を抱えていた。今回のカスタマイズは既存アカウントで運用できたため、費用対効果面で既に大きな成果を上げていると評価。その他の導入メリットについて、本間氏は次のように語る。

「今回の仕組みでは、採用から入社後まで一貫して情報を追える点に、期待以上の価値を感じています。どの求人で、どんな期待を持って入社したのかを理解できるようになったことで、本人の志向と現在の業務を結びつけて捉えられるようになりました。結果として、評価のぶれや誤解を減らし、社員が安心して成長できる環境づくりにも役立つと考えています」
続けて、「会社の成長に合わせて、人事制度や管理の仕組みもアップデートしていきたい。“その過程もパソナさんと一緒に進められると心強い”です」と期待を寄せる。

ウィリッチにとって、パソナは単なるシステム導入ベンダーではなく、企業の成長をともに支えるパートナーに位置付けられている。日々の小さな業務を整えることが、結果として大きな生産性向上につながる――。その実感を、パソナの伴走支援が確かに後押ししているようだ。

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