- 対象
- 企業
- 効果
- 業務効率化
【ユースケース】
Power Platformで業務効率化を実現
-Microsoft Xsolution-
Power Platformとは?
Power Platformは、Microsoftが提供するクラウドサービスで「Power Apps」「Power Automate」「Power BI」「Power Virtual Agents」「Power Pages」で構成されています。
どちらもプログラマーではない、現場で作業を行う誰もが“業務を便利にする仕組み”を作ることができるツールです。
CASE-01 Power Apps
部署内やグループ会社とのやり取り・承認フローをアプリ化
部署内やグループ会社と申請・承認のやり取りをメールで行っていて、情報が整理できないままになっているケースをよく伺います。過去のやり取りを見返したくても探すことに時間がかかったり、該当のメールを削除してしまっていたり、管理できていないが故に無駄な業務を増やしてしまっている課題が多くの企業で見受けられます。
Power Appsで承認フローをアプリ化できれば、情報を整理しやすくなるだけではなく、エンジニアでない現場のスタッフが容易に操作・設定できるため、希望に沿ったツールを作成することができます。また、これまでIT部門もしくは協力会社に外注した場合に発生する「待つ日数」を大きく削減することができることも大きな利点です。
作り方はとても簡単です。Power Appsの画面上にあるものをドラッグ&ドロップすることで簡単にアプリを作成することができます。
誰でも感覚で作成ができ、作成に関わる人員も少ないため、完成までの時間を短縮することも可能です。
業務ごとに承認フローを作成できればこれまで課題になっていた管理のしづらさが解消でき、過去やり取りもすぐに見つけられるようになります。
CASE-02 Power Apps
作成したアプリとMicrosoft Teamsを連携
Power Appsの活用を検討しているほとんどの企業は、Microsoft Teamsをすでに導入されていることが多いです。
Power AppsはTeamsとの連携が可能なので、作成したアプリをTeams上でシームレスに利用することができます。
また、作成したアプリを都度見にいく手間を省くために、アプリ上でアクションがあったタイミングでTeamsの通知をする、なども自由に設定することができます。Microsoft社の他ツールとの連携も容易にできるため、業務効率化が進みます。
CASE-03 Power Automate
メンバーにリマインドメールを自動配信
Power Automateを活用すると、日時や時間を指定した「業務フロー」を作成することができます。例えば、チーム内で管理している共有のExcelがある時、更新が滞り、締め切りギリギリで多くの人がアクセスしてしまう、という経験はありませんか?
Power Automateを使うと、事前にタスクをリマインド連絡することができます。
設定は簡単、アプリケーションメニューから予定フローを作成し、詳細情報を設定、メール送信のアクションを選択してメール内容を入れるだけで完成です。
メールの内容を上長に確認してもらう必要がある場合、その承認フローも含むことができます。
CASE-04 Power Automate
SNSにブログ記事を自動投稿
ミスが起こりやすいSNSへの投稿にもPower Automateが活用できます。
例えば、ブログ記事を作成・サイトにて公開後にSNSにて拡散をしている企業が多いと思います。SNSは複数アカウントを持てる場合が多いので、投稿先を間違えたり、公開範囲の設定を誤ったりすることが非常に多いです。
Power Automateを使えば、ブログの更新情報を配信するRSSをトリガーにして自動でSNSへ投稿することが可能になります。
設定方法は、まずトリガーを選択、この時にWEBサイトの更新をトリガーとする為「自動フロー」を選択します。その後はRSSの情報を設定し、フローの中のアクションで該当するSNSと投稿内容を入力すれば大まかな設定は完了します。
この設定をすることで、配信先を間違えることなく、これまで時間をかけて作っていたSNS投稿内容も作成不要になります。
CASE-05 Power BI
業績報告資料の作業時間を大幅にカット
経営会議に使われる資料(売り上げ情報や財務状況など)の多くはExcelで作成されています。Excelは人の手で加工・集計している為、時間がかかるうえにミスが起こるリスクもあります。
Power BIを使えば、定常的なシステムからの取り込み・集計を全て自動化し、作業時間を大幅にカットできるだけでなく、ミスも起こりづらいので利点が多いです。
また、会議で突然過去の数字について聞かれたとしても、即座に表示・回答できる点も魅力の一つです。